Vavus Conciergen tietojenkäsittelysopimus

Tämä tietojenkäsittelysopimus (”DPA”) on tehty DCI Brands LLC:n (”Vavus”, ”me”, henkilötietojen käsittelijä), 312 W 2nd Street, Casper, WY 82601, United States, ja Vavus Concierge -työtilaa käyttävän yrityksen (tilaaja, rekisterinpitäjä) välillä. Sitä sovelletaan kävijätietoihin, joita Vavus käsittelee tilaajan ohjeiden mukaisesti Concierge-palvelun kautta: konsoli, verkkosivuston widget, isännöidyt agenttisivut, puhelin- ja viestikanavat sekä ajanvaraukset.

Se täydentää Vavus Conciergen käyttöehtoja, jotka tilaaja hyväksyy yhdessä tämän tietojenkäsittelysopimuksen kanssa. Jos tämä tietojenkäsittelysopimus on ristiriidassa Concierge-ehtojen kanssa kävijätietojen käsittelyn osalta, tämä tietojenkäsittelysopimus on ensisijainen. Se on laadittu täyttämään GDPR:n ja UK GDPR:n 28 artiklan, Sveitsin liittovaltion tietosuojalain (FADP) 9 artiklan sekä muualla sovellettavien vastaavien henkilötietojen käsittelijää koskevien sitoumusten vaatimukset; jos paikallinen laki asettaa henkilötietojen käsittelijälle tiukempia velvoitteita, niitä sovelletaan ensisijaisesti kyseisellä lainkäyttöalueella tapahtuvaan käsittelyyn. Liitettä IV sovelletaan lisäksi silloin, kun tilaajan kävijätietoihin sovelletaan Yhdysvaltain osavaltion tietosuojalakia.

Tilaaja on kävijätietojen rekisterinpitäjä: se päättää, mitä avustaja tekee, mitä tietämystä sillä on, mitkä kanavat ovat käytössä ja mitä kävijöiltä kysytään. Vavus on henkilötietojen käsittelijä: toimimme vain tilaajan ohjeiden mukaisesti, jotka annetaan konsolin ja palvelun tavanomaisen toiminnan kautta, ja käsittelemme kävijätietoja yksinomaan Conciergen tarjoamiseksi.

Ilmoitamme tilaajalle välittömästi, jos ohje on mielestämme sovellettavan tietosuojalainsäädännön vastainen, emmekä toimi selvästi lainvastaisen ohjeen mukaisesti. Jos laki edellyttää käsittelyä dokumentoitujen ohjeiden ulkopuolella, ilmoitamme siitä tilaajalle ennen käsittelyä, ellei laki kiellä sitä. Emme käsittele kävijätietoja omiin tarkoituksiimme emmekä käytä niitä mallejemme kouluttamiseen tai myy niitä.

Tämä tietojenkäsittelysopimus, mukaan lukien 7 kohdan ja 13–15 kohdan siirtoehdot, kattaa tilaajan, joka on kävijätietojensa rekisterinpitäjä. Se ei kata tilaajaa, joka käsittelee tietoja toisen rekisterinpitäjän puolesta, koska se ei tarjoa lausekkeiden moduulia 3 (siirto käsittelijältä käsittelijälle); tällainen yritys ei saa hyväksyä sitä näiden tietojen osalta.

Tilaaja vastaa siitä, että se, mitä se pyytää meitä tekemään, on lainmukaista. Se vahvistaa, että sillä on käsittelylle oikeusperuste, myös GDPR:n 6, 9 ja 10 artiklan mukaisesti silloin, kun niitä sovelletaan; että se on antanut kävijöille 12–14 artiklan edellyttämät tiedot ja hankkinut lain edellyttämät suostumukset, myös puhelun tallentamiseen tai kääntämiseen; ja että sen ohjeet ovat tietosuojalainsäädännön mukaisia. Ellei työtilaa ole määritetty terveydenhuoltoa varten, tilaaja ei ohjaa palveluun kävijätietoja, jotka sisältävät viranomaisten myöntämiä henkilötunnisteita, maksukorttien numeroita, rahoitustilien tunnistetietoja, muiden palvelujen salasanoja, biometrisiä tietoja, tietoisesti alle 16-vuotiailta lapsilta kerättyjä tietoja tai erityisiä henkilötietoryhmiä, kuten terveyttä, rotua tai etnistä alkuperää, poliittisia mielipiteitä, uskontoa tai seksuaalista suuntautumista koskevia tietoja, ja se poistaa kaikki tällaiset vahingossa saapuneet tiedot. Tilaaja pitää konsolin kirjautumistietonsa turvassa, päättää, kenellä sen tiimistä on pääsy, säilyttää oman kopion kaikesta, mitä sillä ei ole varaa menettää, ja vahvistaa tarkastaneensa 5 kohdassa ja liitteessä II kuvatut toimenpiteet ja pitävänsä niitä riittävinä tietoihin, joita se käsittelee Conciergen kautta.

Kävijätietojen ryhmät sen mukaan, mitä tilaajan määritykset keräävät: kävijän antamat tunnistetiedot (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite), keskustelujen sisältö (viestit, puheääni, litteroinnit ja tilaajan käyttämät mahdolliset tallenteet), avustajan kävijän toimien perusteella luomat yhteystieto- ja ajanvaraustietueet, istunnon tekniset tiedot (aikaleimat, kanava, kieli) sekä henkilötiedot, jotka sisältyvät tilaajan avustajan tietämykseen lataamaan aineistoon tai ääninäytteisiin, jotka tilaaja toimittaa mukautetun äänen luomiseksi.

Rekisteröidyt ovat tilaajan kävijöitä, asiakkaita, mahdollisia asiakkaita ja henkilökuntaa, joiden tietoja palveluun toimitetaan. Käsittelyyn kuuluu tietojen kerääminen, siirtäminen, järjestäminen, tallentaminen, haku, kääntäminen, vastausten tuottaminen, luovuttaminen valtuutetulle henkilökunnalle ja yhdistetyille palveluntarjoajille sekä poistaminen. Tarkoitus: Conciergen tarjoaminen tilaajan ohjeiden mukaisesti. Kesto määräytyy sovellettavien säilytysasetusten ja 9 kohdan mukaan, eikä se automaattisesti kestä koko työtilan elinkaaren ajan.

Pääsy on vain henkilöstöllä, joka tarvitsee sitä palvelun ylläpitämiseen tai suojaamiseen, salassapitovelvoitteiden alaisena, ja pääsy kirjataan lokiin terveydenhuoltoa varten määritetyissä työtiloissa. Emme sisällytä kävijöiden sisältöä analytiikkatietoihin, tukikeskusteluihin tai julkisiin seurantajärjestelmiin.

Palvelu toimii omalla infrastruktuurillamme Tietoturva-sivullamme kuvatuin toimenpitein: TLS-salaus siirron aikana, salaus levossa, vähimpien käyttöoikeuksien periaate, tarkastuslokit, säilytysaikansa ylittäneiden tiedostojen turvallinen poistaminen sekä koventetut päätepisteet verkkosovelluspalomuurin takana. Tallenteita säilytetään pääsynhallinnalla suojatussa objektitallennustilassa; pääsy konsoliin edellyttää todennusta ja on roolikohtaisesti rajattu. Voimme päivittää näitä toimenpiteitä teknologian ja uhkien muuttuessa edellyttäen, että kävijätietojen kokonaissuoja ei olennaisesti heikkene.

Käytämme alihankkijana toimivia henkilötietojen käsittelijöitä tehtävittäin: pilvipalvelut ja tallennus (Google Cloud); puheentunnistus, puhesynteesi, kääntäminen ja tekoälymallit (Google, OpenAI, Anthropic, ElevenLabs ja AssemblyAI); keskusteluvuorojen semanttinen reititys, jos työtila ottaa sen käyttöön (TypeSafe); puhelut ja tekstiviestit tilaajalle toimittamiemme puhelinnumeroiden osalta (Twilio); tilaajan oman paketin ja käytön maksut (Stripe); sähköpostien toimitus (Resend sekä oma, omalla infrastruktuurillamme ylläpidetty Postal-palvelimemme); sekä – jos tilaaja yhdistää puhelin-, viesti-, maksu-, ajanvaraus- tai liiketoimintajärjestelmiä – tilaajan omat palveluntarjoajat (kuten sen oma Twilio-tili, WhatsAppin palveluntarjoaja, sen oma Stripe-tili, sen kalenteri tai sen CRM-järjestelmä), joita tilaaja käyttää suoraan omalla päätösvallallaan. Liitteessä III nimetään kukin alihankkijana toimiva käsittelijä ja sen tehtävä.

Tilaaja antaa yleisen kirjallisen luvan niiden alihankkijana toimivien käsittelijöiden käyttämiselle, jotka on yksilöity sen palvelua varten toimitetussa voimassa olevassa luettelossa. Asetamme kullekin alihankkijana toimivalle käsittelijälle kirjallisella sopimuksella tämän tietojenkäsittelysopimuksen velvoitteita vastaavat tietosuojavelvoitteet ja vastaamme tilaajalle sen suoriutumisesta. Kävijöiden sisältöä ei saa käyttää mallien kouluttamiseen ilman erillistä lainmukaista ohjetta ja sopimusperustetta. Voimassa oleva nimetty luettelo on liite III, ja se on saatavilla myös pyynnöstä, ja ilmoitamme tilaajalle konsolissa tai sähköpostitse vähintään 30 päivää ennen kuin uusi alihankkijana toimiva käsittelijä käsittelee kävijätietoja; tänä aikana tilaaja voi vastustaa sitä perustelluin tietosuojaan liittyvin perustein. Tämän jälkeen pyrimme vilpittömässä mielessä yhdessä tilaajan kanssa ratkaisemaan vastustuksen; jos emme pysty siihen, tilaaja voi päättää työtilan ennen kuin uusi alihankkijana toimiva käsittelijä käsittelee sen tietoja, ja tämä on ainoa oikeussuojakeino vastustuksen osalta. Jo erääntyneet maksut on edelleen maksettava, ja mahdollinen hyvitys määräytyy Concierge-ehtojen mukaan.

Palvelu toimii Yhdysvalloissa ja viiveen pienentämiseksi Euroopan unionissa sijaitsevassa reunasolmussa (Frankfurt). Kävijätietoja voidaan siksi käsitellä kummalla tahansa alueella istunnon reitityksen edellyttämällä tavalla. Ennen rajoitetun kansainvälisen siirron toteuttamista osapuolten on otettava käyttöön sovellettava lainmukainen siirtomekanismi ja dokumentoitava kohteet ja suojatoimet. Jos käytetään vakiosopimuslausekkeita, sovellettavien lausekkeiden, moduulin, vaihtoehtojen ja täytettyjen liitteiden on oltava osa siirtosopimusta.

Kun kävijätietoja siirretään meille Yhdysvaltoihin, tämä tietojenkäsittelysopimus on kyseinen siirtosopimus, ja tilaaja tukeutuu siihen ilman erillistä allekirjoitusta: GDPR:n alaisissa siirroissa (Euroopan talousalueelta) sovelletaan lausekkeita sellaisina kuin ne on esitetty 13 kohdassa ja sen liitteissä; Yhdistyneen kuningaskunnan tietosuojalainsäädännön alaisissa siirroissa lausekkeita yhdessä Yhdistyneen kuningaskunnan kansainvälistä tiedonsiirtoa koskevan lisäyksen (UK International Data Transfer Addendum) kanssa sellaisina kuin ne on esitetty 14 kohdassa; ja Sveitsin FADP:n alaisissa siirroissa lausekkeita 15 kohdan Sveitsiä koskevin mukautuksin. Kutakin sovelletaan jokaiseen siirtoon, johon sen laki soveltuu, riippumatta siitä, mitä tilaaja vastasi konsolissa Yhdistyneen kuningaskunnan tai Sveitsin tiedoista. Jos samaan siirtoon sovelletaan useampaa kuin yhtä näistä laeista, kutakin ehtokokonaisuutta sovelletaan oman lakinsa laajuudessa, eikä mikään niistä heikennä toisen antamaa suojaa.

Muiden maiden siirtosääntöjen alaiset siirrot edellyttävät kyseisen lain edellyttämää mekanismia; ota meihin yhteyttä ennen kuin otat käyttöön käsittelyn, joka edellyttää sellaista. Meillä ei ole EU:n ja Yhdysvaltojen välisen tietosuojakehyksen (EU-US Data Privacy Framework), sen Yhdistyneen kuningaskunnan laajennuksen (UK Extension) tai Sveitsin ja Yhdysvaltojen välisen tietosuojakehyksen (Swiss-US Data Privacy Framework) mukaista sertifiointia, eikä mikään tämän tietojenkäsittelysopimuksen mukainen siirto perustu niihin.

Kävijät ovat tilaajan asiakkaita: kävijän tietojaan koskevat pyynnöt (pääsy, oikaiseminen, poistaminen, vastustaminen) osoitetaan tilaajalle rekisterinpitäjänä, ja tilaaja vastaa niihin käyttämällä konsolin yhteystietokohtaista poistotoimintoa. Ottaen huomioon käsittelyn luonteen avustamme asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein GDPR:n III luvun mukaisissa pyynnöissä sekä UK GDPR:n ja FADP:n mukaisissa vastaavissa oikeuksissa. Ottaen huomioon käytettävissämme olevat tiedot avustamme myös tietoturvassa, tietoturvaloukkauksista ilmoittamisessa, tietosuojaa koskevissa vaikutustenarvioinneissa ja valvontaviranomaisten ennakkokuulemisessa GDPR:n 32–36 artiklan sekä UK GDPR:n ja FADP:n vastaavien säännösten mukaisesti. Avusta, joka ylittää sen, mitä palvelu jo tarjoaa, kuten tietosuojaa koskevaa vaikutustenarviointia varten tarvittavien tietueiden kokoamisesta, voidaan veloittaa kulloinkin voimassa olevien asiantuntijapalveluhintojemme mukaisesti, ja hinta ilmoitetaan tilaajalle etukäteen.

Jos saamme tietoomme työtilan kävijätietoihin vaikuttavan tietoturvapoikkeaman, ilmoitamme siitä tilaajalle ilman aiheetonta viivytystä sen jälkeen, kun henkilötietojen tietoturvaloukkaus on tullut tietoomme. Emme odota tutkinnan valmistumista emmekä pidä rekisterinpitäjän viranomaisille tekemän ilmoituksen määräaikaa omana ilmoitusaikanamme. Annamme saatavilla olevat tiedot tietoturvaloukkauksesta, sen kohteena olevista tiedoista ja henkilöistä, todennäköisistä seurauksista, yhteyspisteestä ja lieventämistoimista sekä annamme lisätietoja vaiheittain sitä mukaa kuin niitä on saatavilla. Tilaaja hoitaa rekisterinpitäjänä mahdolliset ilmoitukset omille kävijöilleen tai viranomaisille.

Epäonnistuneet yritykset, jotka eivät vaaranna kävijätietoja, kuten estetyt kirjautumisyritykset, skannaukset tai ping-pyynnöt, eivät ole tietoturvapoikkeamia, eikä niistä ilmoiteta. Ilmoitus ei ole tunnustus virheestä tai vastuusta. Kun laki sen sallii, tilaaja kertoo meille ennen kuin se mainitsee meidät (Vavus) tietoturvapoikkeamaa koskevassa ilmoituksessa viranomaiselle, kävijöille tai yleisölle, ja harkitsee vilpittömässä mielessä kaikkia oikaisuja, joita pyydämme omaa osuuttamme koskien.

Työtilan poistaminen poistaa työtilan määritykset ja keskusteluaineiston, mukaan lukien tallenteet objektitallennustilasta, kuitenkin niin, että salatut varmuuskopiot vanhenevat elinkaarikäytäntömme mukaisesti ja että laki velvoittaa meidät säilyttämään tietyt tietueet (laskutustietueet lakisääteisen verotusjakson ajan). Yhteystietokohtainen poistaminen poistaa kyseisen yhteystiedon keskusteluaineiston. Tilaajan valinnan mukaan palautamme sopimuksen päättyessä sen jäljellä olevat henkilötiedot käyttökelpoisessa muodossa tai poistamme ne, ja poistamme olemassa olevat kopiot, ellei sovellettava laki edellytä niiden säilyttämistä. Palautuspyyntö on esitettävä ennen peruuttamatonta poisto-ohjetta. Säilytetyt varmuuskopiot pysyvät suojattuina, niitä ei käytetä tavanomaiseen käsittelyyn, ja ne poistetaan sovellettavan dokumentoidun elinkaaren mukaisesti; jos niitä palautetaan, poisto-ohjeet on sovellettava uudelleen.

Jos tilaaja ei anna ohjeita 30 päivän kuluessa työtilan päättymisestä, poistamme jäljellä olevat henkilötiedot. Vahvistamme poistamisen kirjallisesti pyynnöstä.

Asetamme saataville tiedot, jotka ovat tarpeen tämän tietojenkäsittelysopimuksen noudattamisen osoittamiseksi, ja sallimme tilaajan tai sen valtuuttaman riippumattoman tarkastajan suorittamat auditoinnit, mukaan lukien tarkastukset, ja osallistumme niihin. Nämä oikeudet ovat kaikkien tilaajien käytettävissä, eivätkä ne edellytä yritystilausta.

Auditoinnit alkavat asiakirjoista. Pyynnöstä toimitamme tietoturvadokumentaatiomme, liitteen II toimenpiteet ja vastaukset kohtuulliseen tietoturvakyselyyn, ja jos riippumattoman tarkastajan tuore raportti kattaa kyseiset hallintakeinot, toimitamme kyseisen raportin uuden auditoinnin sijaan. Jos asiakirjat ovat aidosti riittämättömiä, tilaajan tietoihin vaikuttaneen vahvistetun tietoturvaloukkauksen jälkeen tai jos valvontaviranomainen sitä edellyttää, tilaaja voi suorittaa tarkastuksen: kerran 12 kuukauden aikana, ellei tietoturvaloukkaus tai viranomainen edellytä useammin, 30 päivän kirjallisella ennakkoilmoituksella ja ehdotetulla laajuudella, työaikana, salassapitosopimuksen nojalla, ilman pääsyä muiden asiakkaiden tietoihin ja käyttäen tarkastajaa, joka ei ole kilpailijamme. Auditoinnit tehdään tilaajan kustannuksella, ja tilaaja jakaa havaintonsa kanssamme. Mikään tästä ei estä tarkastusta, jota viranomainen laillisesti edellyttää.

Tämä tietojenkäsittelysopimus on voimassa niin kauan kuin tilaajan työtila on olemassa, ja se päättyy, kun työtila poistetaan, ja sen tietosuojavelvoitteet ovat voimassa niin kauan kuin me tai alihankkijana toimivat käsittelijämme säilytämme kävijöiden henkilötietoja. Concierge-ehtojen riitoja, vastuuta ja sovellettavaa lakia koskevia määräyksiä sovelletaan vain siltä osin kuin ne eivät rajoita pakottavia tietosuojaoikeuksia, viranomaisten toimivaltuuksia tai sovellettavaa siirtosopimusta; ristiriitatilanteessa siirtosopimus on ensisijainen.

Tietosuoja-asiat, luettelot alihankkijana toimivista käsittelijöistä, vakiosopimuslausekkeet, Yhdistyneen kuningaskunnan lisäys (UK Addendum) ja Sveitsiä koskevat mukautukset: support@vavusai.com.

Kun kävijöiden henkilötietoja siirretään Euroopan talousalueelta meille Yhdysvaltoihin, tähän tietojenkäsittelysopimukseen sisällytetään komission täytäntöönpanopäätöksellä (EU) 2021/914, annettu 4 päivänä kesäkuuta 2021, hyväksytyt vakiosopimuslausekkeet, jotka koskevat henkilötietojen siirtämistä kolmansiin maihin (”lausekkeet”), moduuli 2 (siirto rekisterinpitäjältä käsittelijälle), täydennettyinä jäljempänä olevilla liitteillä. GDPR:n alaisissa siirroissa lausekkeet sisällytetään muuttamattomina; 14 ja 15 kohdassa esitetään, miten samoja lausekkeita sovelletaan Yhdistyneen kuningaskunnan ja Sveitsin lain alaisiin siirtoihin. Ne tehdään tilaajan tallennetulla hyväksynnällä, joka koskee Concierge-ehtoja yhdessä tämän tietojenkäsittelysopimuksen kanssa: palvelun tallentama kyseisen hyväksynnän versio ja aikaleima yhdessä sen kanssa, että olemme julkaisseet tämän tietojenkäsittelysopimuksen kyseisenä versiona, muodostavat osapuolten kirjallisen sopimuksen lausekkeista, joten erillistä allekirjoitusta ei tarvita.

Lausekkeiden vaihtoehdot valitaan seuraavasti. Vapaaehtoista liittymistä koskevaa lauseketta (7 lauseke) ei käytetä. 9 lausekkeen a alakohtaa sovelletaan sen yleistä kirjallista ennakkolupaa koskevan vaihtoehdon mukaisesti: 6 kohdan alihankintajärjestely on sovittu lupa, ja sen 30 päivän ennakkoilmoitus täyttää lausekkeen ilmoitusajan. 11 lausekkeen a alakohdan vapaaehtoista riippumatonta riidanratkaisuelintä ei tarjota. Toimivaltainen valvontaviranomainen 13 lausekkeen mukaisesti määräytyy 13 lausekkeen a alakohdan kriteerien perusteella liitteen I.C mukaisesti. 17 lausekkeen mukaisesti lausekkeisiin sovelletaan sen jäsenvaltion lainsäädäntöä, johon tilaaja on sijoittautunut, tai, jos tilaaja ei ole sijoittautunut jäsenvaltioon tai jos kyseisessä lainsäädännössä ei sallittaisi edunsaajana olevan kolmannen osapuolen oikeuksia, Irlannin lainsäädäntöä; 18 lausekkeen b alakohdan mukaisesti kyseisen jäsenvaltion tuomioistuimet tai tällaisessa tapauksessa Irlannin tuomioistuimet ovat toimivaltaisia, ja 18 lausekkeen c alakohdan mukaisesti rekisteröity voi nostaa kanteen myös siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen asuinpaikkansa on. Lausekkeissa, sellaisina kuin niitä sovelletaan tämän kohdan nojalla, jäsenvaltioihin kuuluvat myös ne Euroopan talousalueen valtiot, jotka eivät ole Euroopan unionin jäseniä.

Jos lausekkeet ja tämä tietojenkäsittelysopimus ovat ristiriidassa, lausekkeet ovat ensisijaisia ristiriidan laajuudessa 11 kohdan mukaisesti. 8.3 lausekkeen (moduuli 2) mukaisesti tilaaja asettaa lausekkeet, mukaan lukien nämä liitteet, sitä pyytävän rekisteröidyn saataville; toimitamme tekstin pyynnöstä, jotta tämä on mahdollista.

Kun kävijöiden henkilötietoja siirretään siten, että niihin sovelletaan Yhdistyneen kuningaskunnan tietosuojalainsäädäntöä (UK GDPR:n mukaiset rajoitetut siirrot, Restricted Transfers), tähän tietojenkäsittelysopimukseen sisällytetään EU:n komission vakiosopimuslausekkeisiin liitettävä kansainvälistä tiedonsiirtoa koskeva lisäys (International Data Transfer Addendum to the EU Commission Standard Contractual Clauses), jonka Information Commissioner on antanut Data Protection Act 2018 -lain 119A(1) pykälän nojalla, versio B1.0, voimassa 21. maaliskuuta 2022 alkaen (”lisäys”), täydennettynä tämän kohdan taulukoilla. Sitä sovelletaan jokaiseen tällaiseen siirtoon riippumatta siitä, mitä tilaaja vastasi konsolissa Yhdistyneen kuningaskunnan tiedoista. Kuten lisäyksen 2 kohta sallii, osapuolet tekevät sen tilaajan tallennetulla hyväksynnällä, joka koskee tätä tietojenkäsittelysopimusta tämän version mukaisena, ja sillä, että olemme julkaisseet tämän tietojenkäsittelysopimuksen tämän version mukaisena, mikä tekee siitä oikeudellisesti sitovan molempia osapuolia ja antaa rekisteröidyille mahdollisuuden panna sen mukaiset oikeutensa täytäntöön; erillistä allekirjoitusta ei tarvita.

Taulukko 1 – Osapuolet. Alkamispäivä: päivä, jona konsoli tallentaa tilaajan hyväksynnän tälle versiolle. Tietojen viejä: tilaaja, jonka koko virallinen nimi, aputoiminimi, pääasiallinen osoite, virallinen rekisterinumero ja keskeinen yhteyshenkilö (hyväksynnän antaneen henkilön nimi ja asema sekä yrityksen tietosuoja-asioiden yhteyssähköpostiosoite) tallennetaan sen hyväksynnän yhteydessä konsoliin. Tietojen tuoja: DCI Brands LLC, toiminimellä Vavus; pääasiallinen osoite 312 W 2nd Street, Casper, WY 82601, United States; virallinen rekisterinumero: Wyoming Secretary of Staten rekisteröintitunnus 2017-000762309; keskeinen yhteyshenkilö: Dragos Ignat, omistaja ja perustaja, support@vavusai.com. Allekirjoitus: ei edellytetä, kuten edellä on esitetty.

Taulukko 2 – Valitut vakiosopimuslausekkeet, moduulit ja valitut lausekkeet. Hyväksytyt EU:n vakiosopimuslausekkeet (Approved EU SCCs), mukaan lukien liitetiedot (Appendix Information), siten, että lisäyksen tarkoituksia varten voimaan saatetaan vain seuraavat moduulit, lausekkeet ja vapaaehtoiset määräykset: moduuli 2 (siirto rekisterinpitäjältä käsittelijälle) on käytössä, eivätkä moduulit 1, 3 ja 4 ole; 7 lauseketta (liittymistä koskeva lauseke) ei käytetä; 11 lausekkeen vaihtoehtoa (riippumaton riidanratkaisuelin) ei käytetä; 9 lausekkeen a alakohtaa sovelletaan yleisen kirjallisen ennakkoluvan mukaisesti, ja ennakkoilmoitusaika on 30 päivää.

Taulukko 3 – Liitetiedot. Liite 1A (osapuolten luettelo): tämän tietojenkäsittelysopimuksen liite I.A. Liite 1B (siirron kuvaus): tämän tietojenkäsittelysopimuksen liite I.B. Liite II (tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, mukaan lukien tekniset ja organisatoriset toimenpiteet tietoturvan varmistamiseksi): tämän tietojenkäsittelysopimuksen liite II. Liite III (luettelo alihankkijana toimivista käsittelijöistä): tämän tietojenkäsittelysopimuksen liite III.

Taulukko 4 – Tämän lisäyksen päättäminen hyväksytyn lisäyksen muuttuessa. Mitkä osapuolet voivat päättää tämän lisäyksen lisäyksen 19 kohdan mukaisesti: ei kumpikaan osapuoli. Kun Information Commissioner antaa lisäyksen 18 kohdan mukaisesti tarkistetun hyväksytyn lisäyksen (Approved Addendum), tätä lisäystä muutetaan tarkistuksen mukaisesti sen määräämästä alkamispäivästä alkaen.

Pakolliset lausekkeet: hyväksytyn lisäyksen osa 2: pakolliset lausekkeet (Part 2: Mandatory Clauses), eli ICO:n antama lisäyksen malli B.1.0, joka on annettu parlamentille Data Protection Act 2018 -lain 119A pykälän mukaisesti 2. helmikuuta 2022, sellaisena kuin sitä tarkistetaan kyseisten pakollisten lausekkeiden 18 kohdan mukaisesti. Näiden pakollisten lausekkeiden mukaan lisäykseen sovelletaan Englannin ja Walesin lakia, riidat ratkaistaan Englannin ja Walesin tuomioistuimissa, rekisteröity voi nostaa kanteen kumpaa tahansa osapuolta vastaan myös minkä tahansa Yhdistyneen kuningaskunnan osan tuomioistuimissa, ja Information Commissioner on valvontaviranomainen. Toimitamme lisäyksen tekstin pyynnöstä.

Yhdistyneen kuningaskunnan siirtoriskien arviointi. Meille Yhdysvaltoihin tapahtuvan siirron osalta tilaaja tietojen viejänä tukeutuu Yhdysvaltain lainsäädännön ja käytännön arvioinnissa viranomaisten pääsystä henkilötietoihin sekä lisäyksen täytäntöönpanokelpoisuuden arvioinnissa Yhdistyneen kuningaskunnan hallituksen analyysiin Yhdysvaltojen asiaankuuluvista laeista ja käytännöistä, jonka on laatinut Department for Science, Innovation and Technology, kuten Information Commissionerin ohjeet Yhdysvaltoihin tapahtuvien siirtojen siirtoriskien arvioinnin laatimisesta sallivat, myös sellaisen vastaanottajan osalta, jolla ei ole EU:n ja Yhdysvaltojen välisen tietosuojakehyksen Yhdistyneen kuningaskunnan laajennuksen (UK Extension) mukaista sertifiointia. Tämän analyysin perusteella siirrettyjen tietojen suoja, kun lisäys on voimassa, ei ole olennaisesti heikompi kuin Yhdistyneen kuningaskunnan tietosuojalainsäädännön mukainen suoja. Meillä ei ole kyseisen kehyksen mukaista sertifiointia, eikä tämä arviointi perustu sertifiointiin. Arviointi kattaa liitteessä I.B kuvatun siirron, johon liittyvät liitteessä III tarkoitetut edelleensiirrot sekä liitteen II suojatoimet ja siirtovaikutusten arvioinnin yhteenveto. Ilmoitamme tilaajalle ilman aiheetonta viivytystä, jos Yhdistyneen kuningaskunnan hallitus peruuttaa analyysin tai muuttaa sitä olennaisesti tai jos emme enää pysty noudattamaan lisäystä, ja osapuolet tarkastelevat tällöin tätä arviointia uudelleen.

Kun kävijöiden henkilötietoja siirretään siten, että niihin sovelletaan Sveitsin liittovaltion 25. syyskuuta 2020 annettua tietosuojalakia (FADP), 13 kohdassa sisällytettyjä lausekkeita sovelletaan Sveitsin liittovaltion tietosuoja- ja julkisuusvaltuutetun (FDPIC) FADP:n 16 artiklan 2 kohdan d alakohdan nojalla tunnustamina tietosuojan vakiolausekkeina jäljempänä esitetyin mukautuksin. Niitä sovelletaan jokaiseen tällaiseen siirtoon riippumatta siitä, mitä tilaaja vastasi konsolissa Sveitsin tiedoista. Jos siirtoon sovelletaan sekä FADP:tä että GDPR:ää, osapuolet pitävät järjestelyt erillisinä: näitä mukautuksia sovelletaan vain siltä osin kuin siirtoon sovelletaan FADP:tä, ja 13 kohtaa sovelletaan edelleen muuttamattomana siltä osin kuin siirtoon sovelletaan GDPR:ää.

• Viittauksia asetukseen (EU) 2016/679 on pidettävä viittauksina FADP:hen siltä osin kuin siirtoon sovelletaan FADP:tä.
• FDPIC on 13 lausekkeen ja liitteen I.C mukainen toimivaltainen valvontaviranomainen FADP:n alaisissa siirroissa; jos siirtoon sovelletaan myös GDPR:ää, 13 lausekkeen a alakohdan mukaisesti määräytyvä viranomainen pysyy toimivaltaisena kyseisen osan osalta rinnakkain.
• Siirroissa, joihin sovelletaan vain FADP:tä, lausekkeisiin sovelletaan 17 lausekkeen mukaisesti Sveitsin lakia, ja osapuolten väliset riidat ratkaistaan 18 lausekkeen b alakohdan mukaisesti tilaajan kotipaikan tuomioistuimissa Sveitsissä.
• Lausekkeissa olevaa termiä ”jäsenvaltio” ei saa tulkita tavalla, joka estää Sveitsissä olevia rekisteröityjä nostamasta kannetta oikeuksiensa toteuttamiseksi asuinpaikassaan Sveitsissä 18 lausekkeen c alakohdan mukaisesti.
• Siirtovaikutusten arvioinnin yhteenvetoa sovelletaan näihin siirtoihin FADP:hen viitaten luettuna. Meillä ei ole Sveitsin ja Yhdysvaltojen välisen tietosuojakehyksen (Swiss-US Data Privacy Framework) mukaista sertifiointia, joten Sveitsin liittoneuvoston sertifioituja yrityksiä koskeva Yhdysvaltojen tunnustaminen ei kata meille tapahtuvia siirtoja. FADP ei edellytä, että näiden lausekkeiden käytöstä ilmoitetaan FDPIC:lle.

Tietojen viejä: tilaaja, kävijätietojen rekisterinpitäjä, joka on sijoittautunut konsolissa työtilalle tallennettuun maahan, joka voi olla Euroopan talousalueen jäsenvaltio, Yhdistynyt kuningaskunta, Sveitsi tai muu maa; jos muualle sijoittautuneeseen tilaajaan sovelletaan sen kävijätietojen käsittelyn osalta GDPR:ää, Yhdistyneen kuningaskunnan tietosuojalainsäädäntöä tai FADP:tä, se on tietojen viejä kyseisen lain alaisissa siirroissa. Sen siirron kannalta merkitykselliset toimet ovat sen liiketoiminnan harjoittaminen ja Concierge-työtilan ohjaaminen konsolin kautta. Sen koko virallinen nimi, aputoiminimi, osoite, rekisterinumero, tietosuoja-asioiden yhteyssähköpostiosoite sekä sen puolesta hyväksynnän antaneen henkilön nimi ja asema ovat ne, jotka on tallennettu sen hyväksynnän yhteydessä konsoliin. Rooli: rekisterinpitäjä.

Tietojen tuoja: DCI Brands LLC (”Vavus”, henkilötietojen käsittelijä), 312 W 2nd Street, Casper, WY 82601, United States (Wyoming Secretary of Staten rekisteröintitunnus 2017-000762309); siirron kannalta merkitykselliset toimet: Concierge-palvelun tarjoaminen tämän tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti; yhteystieto tietosuoja-asioissa: support@vavusai.com. Rooli: henkilötietojen käsittelijä.

Allekirjoitus ja päiväys: tietojen viejän osalta sen konsoliin tallennettu hyväksyntä tälle tietojenkäsittelysopimukselle (versio, päivämäärä ja kellonaika sekä hyväksynnän antanut henkilö); tietojen tuojan osalta se, että olemme julkaisseet tämän tietojenkäsittelysopimuksen tämän version mukaisena, kuten 13 kohdassa määrätään.

Rekisteröityjen ryhmät: tilaajan kävijät, asiakkaat, mahdolliset asiakkaat ja henkilökunta, joiden tietoja palveluun toimitetaan.

Henkilötietoryhmät: kävijän antamat tunnistetiedot (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite), keskustelujen sisältö (viestit, puheääni, litteroinnit ja tilaajan käyttämät mahdolliset tallenteet), avustajan kävijän toimien perusteella luomat yhteystieto- ja ajanvaraustietueet, istunnon tekniset tiedot (aikaleimat, kanava, kieli) sekä henkilötiedot, jotka sisältyvät tilaajan avustajan tietämykseen lataamaan aineistoon tai ääninäytteisiin, jotka tilaaja toimittaa mukautetun äänen luomiseksi.

Arkaluonteiset tiedot: palvelu ei rutiininomaisesti kerää erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Jos tilaajan määritykset tekevät terveystietojen käsittelystä ennakoitavaa (terveydenhuoltoa varten määritetyt työtilat), pääsy on rajattu henkilöstöön, joka tarvitsee sitä, ja se kirjataan lokiin, ja tilaaja vastaa edelleen siitä, että tietojen kerääminen perustuu tilaajan omaan oikeusperusteeseen ja ohjeisiin.

Toistuvuus ja kesto: jatkuva, työtilan elinkaaren ajan, sitä mukaa kuin istuntoja, ajanvarauksia ja konsolin käyttöä tapahtuu; säilytys määräytyy 3 ja 9 kohdan mukaan. Luonne ja tarkoitus: kerääminen, siirtäminen, järjestäminen, tallentaminen, haku, kääntäminen, vastausten tuottaminen, luovuttaminen valtuutetulle henkilökunnalle ja liitteessä III mainituille alihankkijana toimiville käsittelijöille sekä poistaminen Conciergen tarjoamiseksi tilaajan ohjeiden mukaisesti. Edelleensiirrot rajoittuvat 9 lausekkeen, 6 kohdan ja liitteen III luettelon mukaisiin.

GDPR:n alaisissa siirroissa toimivaltainen valvontaviranomainen määräytyy 13 lausekkeen a alakohdan mukaisesti: jos tilaaja (tietojen viejänä) on sijoittautunut jäsenvaltioon, valvontaviranomainen, jonka tehtävänä on varmistaa, että tilaaja noudattaa GDPR:ää tietojen siirtämisessä; jos tilaaja ei ole sijoittautunut jäsenvaltioon mutta kuuluu GDPR:n 3 artiklan 2 kohdan soveltamisalaan ja on nimennyt edustajan 27 artiklan 1 kohdan nojalla, sen jäsenvaltion valvontaviranomainen, johon kyseinen edustaja on sijoittautunut; ja jos tilaaja ei ole sijoittautunut jäsenvaltioon, kuuluu 3 artiklan 2 kohdan soveltamisalaan eikä sen tarvitse nimetä edustajaa 27 artiklan 2 kohdan nojalla, jonkin sellaisen jäsenvaltion valvontaviranomainen, jossa ovat ne rekisteröidyt, joiden henkilötietoja siirretään heille tarjottavien tavaroiden tai palvelujen yhteydessä tai joiden toimintaa seurataan.

Yhdistyneen kuningaskunnan tietosuojalainsäädännön alaisissa siirroissa Information Commissioner, kuten 14 kohdassa määrätään. FADP:n alaisissa siirroissa Sveitsin liittovaltion tietosuoja- ja julkisuusvaltuutettu, kuten 15 kohdassa määrätään, rinnakkain edellä mainitun viranomaisen kanssa, jos siirtoon sovelletaan myös GDPR:ää.

Toimenpiteet, joita tietojen tuoja soveltaa tietojen suojaamiseksi, kuten tämän tietojenkäsittelysopimuksen 4, 5, 8 ja 9 kohdassa kuvataan:

• TLS-salaus siirrettäville tiedoille ja salaus levossa koko palvelussa
• Vähimpien käyttöoikeuksien periaate ja roolikohtaisesti rajattu pääsy todennusta edellyttävän konsolin kautta; henkilöstöä sitovat salassapitovelvoitteet
• Pääsyn lokiin kirjaaminen terveydenhuoltoa varten määritetyissä työtiloissa ja hallinnollisten toimien tarkastuslokit
• Tallenteiden säilyttäminen pääsynhallinnalla suojatussa objektitallennustilassa
• Säilytysaikansa ylittäneiden tiedostojen turvallinen poistaminen; salatut varmuuskopiot dokumentoidun elinkaaren mukaisesti
• Salatut varmuuskopiot tunneittain palautustarkistuksin toiminnan jatkuvuuden ja palautumisen varmistamiseksi
• Palvelun ohjelmistojen ja riippuvuuksien haavoittuvuuksien valvonta ja korjauspäivitykset
• Muutokset otetaan käyttöön versionhallinnan ja skriptatun käyttöönoton kautta terveystarkistuksin ja palautusmahdollisuuksin
• Salasanat tallennetaan vain suolattuina tiivisteinä; tilit lukitaan toistuvien epäonnistuneiden kirjautumisyritysten jälkeen
• Konesalien fyysinen turvallisuus, jonka Google Cloud tarjoaa sertifiointiensa mukaisesti
• Koventetut päätepisteet pyyntömääriä rajoittavan verkkosovelluspalomuurin takana
• Henkilötietojen tietoturvaloukkauksista ilmoittaminen tilaajalle ilman aiheetonta viivytystä niiden tultua tietoomme, yksityiskohtaisin tiedoin ja vaiheittain täydentäen
• Avustaminen rekisteröityjen pyynnöissä sekä tilaajan GDPR:n 32–36 artiklan ja UK GDPR:n ja FADP:n vastaavien säännösten mukaisten velvoitteiden täyttämisessä
• Kirjalliset sopimukset alihankkijana toimivien käsittelijöiden kanssa, joissa määrätään olennaisilta osiltaan samoista tietosuojavelvoitteista kuin tässä tietojenkäsittelysopimuksessa

Alihankkijana toimivat käsittelijät, jotka on valtuutettu 9 lausekkeen a alakohdan (yleinen kirjallinen ennakkolupa) ja 6 kohdan mukaisesti, tehtävittäin. Muutoksiin sovelletaan 6 kohdan ilmoitus- ja vastustamisehtoja.

Palveluntarjoajat, jotka tilaaja yhdistää itse – sen omat puhelin- tai viestipalvelutilit (kuten sen oma Twilio-tili tai WhatsAppin palveluntarjoaja), sen oma Stripe-tili asiakkailtaan vastaanottamiaan maksuja varten sekä sen yhdistämät kalenteri-, CRM-, tukipyyntö- tai verkkokauppajärjestelmät – ovat tilaajan suoraan omalla päätösvallallaan käyttämiä, eivätkä ne ole alihankkijana toimivia käsittelijöitämme.

• Google Cloud – pilvipalvelut ja tallennus (Yhdysvallat ensisijaisena alueena, EU:n reunasolmu Frankfurtissa)
• Google – puheentunnistus, puhesynteesi, kääntäminen ja tekoälymallit
• OpenAI – tekoälymallit, puheentunnistus ja puhesynteesi
• Anthropic – tekoälymallit
• ElevenLabs – puheentunnistus, puhesynteesi ja mukautetut äänet (ei käytetä terveydenhuoltoa varten määritetyissä työtiloissa)
• AssemblyAI – puheentunnistus, jos työtilan puheasetus käyttää sitä
• TypeSafe – keskusteluvuorojen semanttinen reititys, jos työtilan avustaja-asetukset ottavat sen käyttöön
• Twilio – puhelut ja tekstiviestit tilaajalle toimittamiemme puhelinnumeroiden osalta
• Stripe – tilaajan oman Concierge-paketin ja käytön maksut
• Resend – sähköpostien toimitus
• Omalla infrastruktuurillamme itse ylläpidetty Postal – sähköpostien toimitus

Jos kävijätietoihin sovelletaan California Consumer Privacy Act -lakia tai muuta Yhdysvaltain osavaltion tietosuojalakia, tilaaja on yritys (business) tai rekisterinpitäjä ja Vavus on sen palveluntarjoaja (service provider), toimeksisaaja (contractor) tai henkilötietojen käsittelijä, ja tämän liitteen termeillä on niiden kyseisissä laeissa saama merkitys. Tilaaja luovuttaa kävijätietoja meille vain rajattua ja yksilöityä tarkoitusta varten, joka on Conciergen tarjoaminen tämän tietojenkäsittelysopimuksen ja Concierge-ehtojen kuvaamalla tavalla.

Sitoudumme: käsittelemään kävijätietoja vain tähän tarkoitukseen ja tilaajan ohjeiden mukaisesti emmekä koskaan myymään tai jakamaan niitä; olemaan säilyttämättä, käyttämättä tai luovuttamatta niitä mihinkään muuhun tarkoitukseen, mukaan lukien kaupalliset tarkoitukset, tai tilaajan kanssa olevan suoran liikesuhteemme ulkopuolella; olemaan yhdistämättä niitä henkilötietoihin, joita saamme muilta tai keräämme itse, paitsi siltä osin kuin kyseiset lait sen sallivat palvelun tarjoamiseksi; noudattamaan velvoitteita, joita kyseiset lait asettavat palveluntarjoajille, ja antamaan kävijätiedoille niiden edellyttämän saman tietosuojan tason; ilmoittamaan tilaajalle kirjallisesti, jos toteamme, ettemme enää pysty täyttämään näitä velvoitteita; sallimaan tilaajan ryhtyä kohtuullisiin ja asianmukaisiin toimiin varmistaakseen, että käytämme kävijätietoja sen omien velvoitteiden mukaisesti, myös 10 kohdan kautta, sekä lopettaakseen ja korjatakseen luvattoman käytön; ja ilmoittamaan tilaajalle uusista alihankkijana toimivista käsittelijöistä 6 kohdan mukaisesti, mikä täyttää kyseisten lakien edellyttämän ilmoituksen. Vakuutamme ymmärtävämme nämä rajoitukset ja noudattavamme niitä.

Kävijöiden kyseisten lakien mukaiset pyynnöt osoitetaan tilaajalle, ja avustamme 8 kohdassa kuvatulla tavalla.

Yhdysvaltain lainsäädäntö sallii viranomaisten määritellyissä tilanteissa velvoittaa palveluntarjoajat luovuttamaan hallussaan olevia henkilötietoja (erityisesti FISA-lain 702 pykälä ja presidentin asetus Executive Order 12333). Ennen näiden lausekkeiden hyväksymistä arvioimme siirtoa näiden lakien ja käytäntöjen valossa 14 lausekkeen edellyttämällä tavalla ottaen huomioon siirron erityisolosuhteet: liiketoimintaa tukevat tiedot (tunnistetiedot, keskustelujen sisältö, ajanvaraustietueet, istunnon tekniset tiedot), lyhyt käsittelyketju (tilaaja, me ja liitteessä III mainitut alihankkijana toimivat käsittelijät), arviomme siitä, ettemme Conciergea tarjotessamme toimi tämän liikenteen osalta sähköisen viestintäpalvelun tarjoajana, sekä käytössä olevat sopimukselliset, tekniset ja organisatoriset suojatoimet. Pidämme arvioinnin ajan tasalla, dokumentoimme sen ja asetamme sen pyynnöstä toimivaltaisen valvontaviranomaisen saataville.

Täydentävät toimenpiteet: liitteen II tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, tietojen minimointi tilaajan määrittämän keräämisen avulla, 10 kohdan auditointioikeudet sekä 14 ja 15 lausekkeen mukaisesti hyväksymämme velvoitteet – ilmoittaa tilaajalle oikeudellisesti sitovasta luovutuspyynnöstä, kun laki sen sallii, pyrkiä saamaan vapautus mahdollisesta ilmoittamiskiellosta ja antaa koottuja tietoja säännöllisin väliajoin, arvioida pyynnön laillisuus ja riitauttaa se, jos on perusteltua syytä katsoa sen olevan lainvastainen, sekä luovuttaa vain sallitut vähimmäistiedot. Jos päättelemme, ettemme enää pysty noudattamaan lausekkeita, ilmoitamme siitä tilaajalle viipymättä, ja tilaaja voi keskeyttää siirron lausekkeiden mukaisesti. Jos jokin siirto tulee kuulumaan tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen piiriin (esimerkiksi jos saamme EU:n ja Yhdysvaltojen välisen tietosuojakehyksen mukaisen sertifioinnin), lausekkeita sovelletaan kyseiseen siirtoon vain siltä osin kuin riittävyyspäätös ei sitä kata.

Yhdistyneestä kuningaskunnasta tapahtuviin siirtoihin sovelletaan 14 kohdan siirtoriskien arviointia. Sveitsistä tapahtuviin siirtoihin sovelletaan tätä arviointia FADP:hen viitaten luettuna, kuten 15 kohdassa määrätään.