Pogodba o obdelavi podatkov za Vavus Concierge

Ta pogodba o obdelavi podatkov (»DPA«) se sklene med družbo DCI Brands LLC (»Vavus«, »mi«, obdelovalec), 312 W 2nd Street, Casper, WY 82601, United States, in podjetjem, ki upravlja delovni prostor Vavus Concierge (imetnik delovnega prostora, upravljavec). Uporablja se za podatke obiskovalcev, ki jih Vavus obdeluje po navodilih imetnika delovnega prostora prek storitve Concierge: konzole, gradnika za spletno mesto, gostovanih strani agenta, telefonskih kanalov in kanalov za sporočila ter rezervacij.

Dopolnjuje Pogoje storitve Vavus Concierge, ki jih imetnik delovnega prostora sprejme skupaj s to pogodbo o obdelavi podatkov. Kadar je ta pogodba o obdelavi podatkov v zvezi z obdelavo podatkov obiskovalcev v nasprotju s Pogoji storitve Concierge, prevlada ta pogodba o obdelavi podatkov. Napisana je tako, da izpolnjuje zahteve člena 28 Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR) in GDPR Združenega kraljestva (UK GDPR), člena 9 švicarskega Zveznega zakona o varstvu podatkov (FADP) ter primerljive zaveze obdelovalcev drugod; kadar lokalno pravo obdelovalcem nalaga strožje obveznosti, za obdelavo v tej jurisdikciji prevladajo te obveznosti. Priloga IV se uporablja dodatno, kadar za podatke obiskovalcev imetnika delovnega prostora velja zakon o zasebnosti katere od zveznih držav Združenih držav Amerike.

Imetnik delovnega prostora je upravljavec podatkov obiskovalcev: odloča, kaj asistent počne, katero znanje ima, kateri kanali delujejo in kaj se od obiskovalcev zahteva. Vavus je obdelovalec: ravnamo samo po navodilih imetnika delovnega prostora prek konzole in v okviru običajnega delovanja storitve ter podatke obiskovalcev obdelujemo izključno za zagotavljanje storitve Concierge.

Imetnika delovnega prostora bomo nemudoma obvestili, če po našem mnenju navodilo krši veljavno zakonodajo o varstvu podatkov, in ne bomo ravnali po očitno nezakonitem navodilu. Če zakon zahteva obdelavo zunaj dokumentiranih navodil, bomo imetnika delovnega prostora o tem obvestili pred obdelavo, razen če zakon to prepoveduje. Podatkov obiskovalcev ne obdelujemo za lastne namene, ne uporabljamo jih za učenje svojih modelov in jih ne prodajamo.

Ta pogodba o obdelavi podatkov, vključno s pogoji prenosa v razdelkih 7 ter 13 do 15, zajema imetnika delovnega prostora, ki je upravljavec podatkov svojih obiskovalcev. Ne zajema imetnika delovnega prostora, ki podatke obdeluje v imenu drugega upravljavca, ker ne ponuja modula tri (prenos od obdelovalca obdelovalcu) standardnih pogodbenih določil; takšno podjetje je za te podatke ne sme sprejeti.

Imetnik delovnega prostora je odgovoren za zakonitost tega, kar od nas zahteva. Potrjuje, da ima pravno podlago za obdelavo, tudi po členih 6, 9 in 10 GDPR, kadar se uporabljajo; da je obiskovalcem zagotovil obvestila, ki jih zahtevajo členi 12 do 14, in pridobil vsako privolitev, ki jo zahteva zakon, tudi za snemanje ali prevajanje klica; ter da so njegova navodila skladna z zakonodajo o varstvu podatkov. Razen če je delovni prostor nastavljen za zdravstvo, imetnik delovnega prostora v storitev ne bo usmerjal podatkov obiskovalcev, ki vključujejo državne identifikacijske številke, številke plačilnih kartic, poverilnice finančnih računov, gesla za druge storitve, biometrične podatke, podatke, zavestno zbrane od otrok, mlajših od 16 let, ali posebne vrste podatkov, kot so podatki o zdravju, rasnem ali etničnem poreklu, političnem mnenju, veri ali spolni usmerjenosti, in bo odstranil vse take podatke, ki prispejo pomotoma. Imetnik delovnega prostora varuje svoje poverilnice za konzolo, odloča, kdo v njegovi ekipi ima dostop, hrani lastno kopijo vsega, česar si ne more privoščiti izgubiti, in potrjuje, da je pregledal ukrepe iz razdelka 5 in Priloge II ter da jih šteje za ustrezne za podatke, ki jih obdeluje prek storitve Concierge.

Vrste podatkov obiskovalcev, kot jih zbira konfiguracija imetnika delovnega prostora: identifikatorji, ki jih posreduje obiskovalec (ime, telefonska številka, e-poštni naslov), vsebina pogovorov (sporočila, glasovni zvok, prepisi in morebitni posnetki, ki jih izvaja imetnik delovnega prostora), evidence stikov in rezervacij, ki jih asistent ustvari na podlagi dejanj obiskovalca, tehnični podatki o seji (časovni žigi, kanal, jezik) ter osebni podatki v gradivu, ki ga imetnik delovnega prostora naloži v znanje asistenta, ali v glasovnih vzorcih, ki jih imetnik delovnega prostora posreduje za ustvarjanje glasu po meri.

Posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, so obiskovalci, stranke, potencialne stranke in osebje imetnika delovnega prostora, katerih informacije so posredovane storitvi. Obdelava vključuje zbiranje, prenos, organiziranje, shranjevanje, priklic, prevajanje, ustvarjanje odgovorov, razkritje pooblaščenemu osebju in povezanim ponudnikom ter izbris. Namen: zagotavljanje storitve Concierge po navodilih imetnika delovnega prostora. Trajanje sledi veljavnim nastavitvam hrambe in razdelku 9 ter ne traja samodejno ves čas obstoja delovnega prostora.

Dostop ima samo osebje, ki ga potrebuje za delovanje ali zaščito storitve in ki ga zavezujejo obveznosti zaupnosti, v delovnih prostorih, nastavljenih za zdravstvo, pa se dostop beleži. Vsebine obiskovalcev ne vključujemo v analitične podatke, klepete s podporo ali javne sledilnike.

Storitev deluje na naši lastni infrastrukturi z ukrepi, opisanimi na naši strani Varnost: TLS med prenosom, šifriranje v mirovanju, dostop po načelu najmanjših pooblastil, revizijsko beleženje, varen izbris datotek po izteku njihove hrambe in utrjene končne točke za požarnim zidom spletnih aplikacij. Posnetki se hranijo v shrambi objektov z nadzorom dostopa; dostop do konzole zahteva preverjanje pristnosti in je omejen z vlogami. Te ukrepe lahko posodabljamo skladno s spremembami tehnologije in groženj, pod pogojem, da se splošna raven zaščite podatkov obiskovalcev bistveno ne zmanjša.

Podobdelovalce zaposlujemo po funkcijah: gostovanje in shramba v oblaku (Google Cloud); prepoznavanje govora, sinteza govora, prevajanje in modeli AI (Google, OpenAI, Anthropic, ElevenLabs in AssemblyAI); semantično usmerjanje izmenjav v pogovoru, kadar ga delovni prostor omogoči (TypeSafe); telefonija in sporočila SMS za telefonske številke, ki jih zagotovimo imetniku delovnega prostora (Twilio); plačila za lastno naročnino in porabo imetnika delovnega prostora (Stripe); dostava e-pošte (Resend in naš lastni strežnik Postal na naši infrastrukturi); ter – kadar imetnik delovnega prostora poveže sisteme za telefonijo, sporočanje, plačila, rezervacije ali poslovanje – lastni ponudniki imetnika delovnega prostora (na primer njegov lastni račun Twilio, ponudnik za WhatsApp, njegov lastni račun Stripe, njegov koledar ali njegov sistem CRM), ki jih imetnik delovnega prostora zaposli neposredno in v lastni pristojnosti. Priloga III poimensko navaja vsakega podobdelovalca in njegovo funkcijo.

Imetnik delovnega prostora daje splošno pisno dovoljenje za podobdelovalce, navedene na trenutnem seznamu, ki je zagotovljen za njegovo storitev. Vsakemu podobdelovalcu s pisno pogodbo naložimo obveznosti varstva podatkov, enakovredne tistim v tej pogodbi o obdelavi podatkov, in imetniku delovnega prostora ostanemo odgovorni za njegovo izpolnjevanje. Vsebina obiskovalcev se ne sme uporabljati za učenje modelov brez ločenega zakonitega navodila in pogodbene podlage. Trenutni poimenski seznam je Priloga III, na voljo pa je tudi na zahtevo; imetnika delovnega prostora najmanj 30 dni prej, preden nov podobdelovalec začne obdelovati podatke obiskovalcev, o tem obvestimo v konzoli ali po e-pošti, v tem času pa lahko imetnik delovnega prostora iz utemeljenih razlogov varstva podatkov ugovarja. Nato si z imetnikom delovnega prostora v dobri veri prizadevamo rešiti ugovor; če ga ne moremo, lahko imetnik delovnega prostora delovni prostor ukine, preden nov podobdelovalec začne obdelovati njegove podatke, in to je edina možnost, ki jo ima imetnik delovnega prostora zaradi ugovora. Že zapadla plačila ostanejo dolgovana, morebitno vračilo pa urejajo Pogoji storitve Concierge.

Storitev deluje v Združenih državah Amerike in, zaradi manjše zakasnitve, na robnem vozlišču v Evropski uniji (Frankfurt). Podatki obiskovalcev se zato lahko obdelujejo v kateri koli od obeh regij, kot to zahteva usmerjanje seje. Preden pride do omejenega mednarodnega prenosa, morata stranki vzpostaviti ustrezen zakonit mehanizem prenosa ter dokumentirati namembne kraje in zaščitne ukrepe. Kadar se uporabljajo standardna pogodbena določila, morajo biti ustrezna določila, modul, možnosti in izpolnjene priloge del pogodbe o prenosu.

Za prenose podatkov obiskovalcev k nam v Združene države Amerike je ta pogodba o obdelavi podatkov ta pogodba o prenosu, imetnik delovnega prostora pa se nanjo opira brez ločenega podpisa: za prenose, ki jih ureja GDPR (iz Evropskega gospodarskega prostora), določila, kot so določena v razdelku 13 in njegovih prilogah; za prenose, ki jih ureja zakonodaja Združenega kraljestva o varstvu podatkov, določila skupaj z britanskim dodatkom o mednarodnem prenosu podatkov, kot je določen v razdelku 14; za prenose, ki jih ureja švicarski FADP, pa določila s švicarskimi prilagoditvami iz razdelka 15. Vsak od teh sklopov se uporablja za vsak prenos, ki ga ureja njegov zakon, ne glede na to, kako je imetnik delovnega prostora v konzoli odgovoril na vprašanje o podatkih iz Združenega kraljestva ali Švice. Kadar isti prenos ureja več teh zakonov, se vsak sklop pogojev uporablja v obsegu svojega zakona in noben ne zmanjšuje varstva, ki ga zagotavlja drug.

Prenosi, za katere veljajo pravila o prenosu katere koli druge države, potrebujejo mehanizem, ki ga zahteva ta zakonodaja; pred omogočanjem obdelave, ki zahteva takšen mehanizem, se obrnite na nas. Nismo certificirani v okviru za zasebnost podatkov med EU in ZDA (EU-US Data Privacy Framework), njegovi britanski razširitvi ali v okviru za zasebnost podatkov med Švico in ZDA (Swiss-US Data Privacy Framework), in noben prenos po tej pogodbi o obdelavi podatkov ne temelji na njih.

Obiskovalci so stranke imetnika delovnega prostora: zahteve obiskovalca v zvezi z njegovimi podatki (dostop, popravek, izbris, ugovor) se naslovijo na imetnika delovnega prostora kot upravljavca, ta pa nanje odgovori z uporabo izbrisa posameznega stika v konzoli. Ob upoštevanju narave obdelave pomagamo z ustreznimi tehničnimi in organizacijskimi ukrepi pri zahtevah po poglavju III GDPR in pri enakovrednih pravicah po UK GDPR in FADP. Ob upoštevanju informacij, ki so nam na voljo, pomagamo tudi pri varnosti, uradnih obvestilih o kršitvah, ocenah učinka v zvezi z varstvom podatkov in predhodnem posvetovanju z nadzornimi organi po členih 32 do 36 GDPR ter po enakovrednih določbah UK GDPR in FADP. Pomoč, ki presega tisto, kar storitev že zagotavlja, na primer zbiranje evidenc za oceno učinka v zvezi z varstvom podatkov, se lahko zaračuna po takrat veljavnih postavkah za strokovne storitve, ki jih imetniku delovnega prostora vnaprej sporočimo v cenovnem predlogu.

Če se seznanimo z varnostnim incidentom, ki vpliva na podatke obiskovalcev v delovnem prostoru, imetnika delovnega prostora obvestimo brez nepotrebnega odlašanja po seznanitvi s kršitvijo varstva osebnih podatkov. Ne čakamo na zaključeno preiskavo in roka, v katerem mora upravljavec poročati regulatorju, ne štejemo za svoj rok za obveščanje. Posredujemo razpoložljive podrobnosti o kršitvi, prizadetih podatkih in osebah, verjetnih posledicah, kontaktni točki in omilitvenih ukrepih, nadaljnje informacije pa posredujemo po fazah, ko postanejo na voljo. Morebitno obveščanje lastnih obiskovalcev ali regulatorjev opravi imetnik delovnega prostora kot upravljavec.

Neuspešni poskusi, ki ne ogrozijo podatkov obiskovalcev, na primer blokirani poskusi prijave, pregledovanja ali preverjanja dosegljivosti (ping), niso incidenti in se ne poročajo. Obvestilo ne pomeni priznanja krivde ali odgovornosti. Kadar zakon to dopušča, imetnik delovnega prostora nas obvesti, preden Vavus imenuje v obvestilu o incidentu regulatorju, obiskovalcem ali javnosti, in v dobri veri preuči vsak popravek, ki ga zahtevamo glede našega deleža pri incidentu.

Izbris delovnega prostora odstrani konfiguracijo in gradivo pogovorov delovnega prostora, vključno s posnetki iz shrambe objektov, ob upoštevanju šifriranih varnostnih kopij, ki potečejo v skladu z našim pravilnikom o življenjskem ciklu, in evidenc, ki jih moramo po zakonu hraniti (evidence obračunavanja za zakonsko davčno obdobje). Izbris posameznega stika odstrani gradivo pogovorov tega stika. Po izbiri imetnika delovnega prostora ob prenehanju njegove preostale osebne podatke vrnemo v uporabni obliki ali jih izbrišemo ter izbrišemo obstoječe kopije, razen če veljavno pravo zahteva hrambo. Zahteva za vračilo mora biti podana pred nepreklicnim navodilom za izbris. Ohranjene varnostne kopije ostanejo zaščitene, se ne uporabljajo za običajno obdelavo in se izbrišejo v skladu z veljavnim dokumentiranim življenjskim ciklom; če se obnovijo, je treba navodila za izbris uporabiti znova.

Če imetnik delovnega prostora v 30 dneh po prenehanju delovnega prostora ne da navodila, preostale osebne podatke izbrišemo. Izbris na zahtevo pisno potrdimo.

Dajemo na voljo informacije, potrebne za dokazovanje skladnosti s to pogodbo o obdelavi podatkov, ter omogočamo revizije, vključno s pregledi, ki jih izvaja imetnik delovnega prostora ali neodvisni revizor, ki ga ta pooblasti, in prispevamo k njim. Te pravice so na voljo vsakemu imetniku delovnega prostora in niso pogojene z naročnino Enterprise.

Revizije se začnejo z dokumenti. Na zahtevo posredujemo svojo varnostno dokumentacijo, ukrepe iz Priloge II in odgovore na razumen varnostni vprašalnik, kadar pa zadevne kontrole zajema nedavno poročilo neodvisnega revizorja, namesto nove revizije teh kontrol posredujemo to poročilo. Kadar dokumenti resnično ne zadostujejo, po potrjeni kršitvi, ki vpliva na podatke imetnika delovnega prostora, ali kadar to zahteva nadzorni organ, lahko imetnik delovnega prostora opravi pregled: enkrat v katerem koli obdobju 12 mesecev, razen če kršitev ali regulator zahteva več, s pisnim obvestilom 30 dni vnaprej in s predlaganim obsegom, med delovnim časom, na podlagi dogovora o zaupnosti, brez dostopa do podatkov drugih strank in z revizorjem, ki ni naš konkurent. Revizije gredo v breme imetnika delovnega prostora, ta pa nam posreduje svoje ugotovitve. Nič od tega ne preprečuje pregleda, ki ga zakonito zahteva regulator.

Ta pogodba o obdelavi podatkov velja, dokler obstaja delovni prostor imetnika delovnega prostora, in preneha, ko je delovni prostor izbrisan, njene obveznosti varstva podatkov pa veljajo, dokler mi ali naši podobdelovalci hranimo osebne podatke obiskovalcev. Določbe Pogojev storitve Concierge o sporih, odgovornosti in veljavnem pravu se uporabljajo samo, kolikor ne omejujejo obveznih pravic varstva podatkov, regulativnih pooblastil ali veljavne pogodbe o prenosu; v primeru nasprotja prevlada ta pogodba o prenosu.

Zadeve varstva podatkov, seznami podobdelovalcev, standardna pogodbena določila, britanski dodatek in švicarske prilagoditve: support@vavusai.com.

Za prenose osebnih podatkov obiskovalcev iz Evropskega gospodarskega prostora k nam v Združene države Amerike ta pogodba o obdelavi podatkov vključuje standardna pogodbena določila za prenos osebnih podatkov v tretje države, sprejeta z Izvedbenim sklepom Komisije (EU) 2021/914 z dne 4. junija 2021 (»določila«), modul dva (prenos od upravljavca obdelovalcu), dopolnjena s prilogami, ki sledijo. Za prenose, ki jih ureja GDPR, so določila vključena brez sprememb; razdelka 14 in 15 določata, kako se ista določila uporabljajo za prenose, ki jih urejata pravo Združenega kraljestva in švicarsko pravo. Sklenjena so z zabeleženim sprejetjem Pogojev storitve Concierge skupaj s to pogodbo o obdelavi podatkov s strani imetnika delovnega prostora: različica in časovni žig tega sprejetja, ki ju zabeleži storitev, skupaj z našo objavo te pogodbe o obdelavi podatkov v tej različici pomenita pisni dogovor pogodbenic o določilih, zato ločen podpis ni potreben.

Možnosti iz določil se izvršijo, kot sledi. Neobvezno določilo o pridružitvah (določilo 7) se ne uporablja. Določilo 9(a) se uporablja v okviru možnosti splošnega pisnega dovoljenja: ureditev podobdelovalcev iz razdelka 6 je dogovorjeno dovoljenje, njen 30-dnevni rok za predhodno obvestilo pa zapolni rok za obvestilo iz določila. Neobvezni neodvisni organ za reševanje sporov iz določila 11(a) ni ponujen. Pristojni nadzorni organ po določilu 13 se določi po merilih iz določila 13(a), kot je določeno v Prilogi I.C. V skladu z določilom 17 za določila velja pravo države članice, v kateri ima imetnik delovnega prostora ustanovitev, oziroma, kadar imetnik delovnega prostora nima ustanovitve v državi članici ali to pravo ne bi dopuščalo pravic upravičenih tretjih oseb, pravo Irske; v skladu z določilom 18(b) so pristojna sodišča te države članice oziroma v tem primeru sodišča Irske, v skladu z določilom 18(c) pa lahko posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, postopek sproži tudi v državi članici svojega običajnega prebivališča. V določilih, kot se uporabljajo po tem razdelku, države članice vključujejo države Evropskega gospodarskega prostora, ki niso članice Evropske unije.

Kadar so določila in ta pogodba o obdelavi podatkov v nasprotju, prevladajo določila v obsegu nasprotja, skladno z razdelkom 11. V skladu z določilom 8.3 (modul dva) imetnik delovnega prostora posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki in ki to zahteva, da na voljo določila, vključno s temi prilogami; da bi to omogočili, besedilo posredujemo na zahtevo.

Za prenose osebnih podatkov obiskovalcev, za katere velja zakonodaja Združenega kraljestva o varstvu podatkov (omejeni prenosi (Restricted Transfers) po UK GDPR), ta pogodba o obdelavi podatkov vključuje dodatek o mednarodnem prenosu podatkov k standardnim pogodbenim določilom Komisije EU (International Data Transfer Addendum to the EU Commission Standard Contractual Clauses), ki ga je izdal britanski informacijski pooblaščenec (Information Commissioner) na podlagi oddelka 119A(1) zakona Data Protection Act 2018, različica B1.0, ki velja od 21. marca 2022 (»dodatek«), dopolnjen s preglednicami v tem razdelku. Uporablja se za vsak tak prenos, ne glede na to, kako je imetnik delovnega prostora v konzoli odgovoril na vprašanje o podatkih iz Združenega kraljestva. Kot dopušča razdelek 2 dodatka, ga stranki skleneta z zabeleženim sprejetjem te pogodbe o obdelavi podatkov v tej različici s strani imetnika delovnega prostora in z našo objavo te pogodbe o obdelavi podatkov v tej različici, s čimer postane pravno zavezujoč za obe stranki in posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, omogoča uveljavljanje njihovih pravic na njegovi podlagi; ločen podpis ni potreben.

Preglednica 1 – Stranki. Datum začetka: datum, ko konzola zabeleži sprejetje te različice s strani imetnika delovnega prostora. Izvoznik: imetnik delovnega prostora, s polnim pravnim imenom, tržnim imenom, glavnim naslovom, uradno registrsko številko in ključno kontaktno osebo (ime in vloga osebe, ki je sprejela pogodbo, ter e-poštni naslov podjetja za zasebnost), zabeleženimi ob njegovem sprejetju v konzoli. Uvoznik: DCI Brands LLC, s tržnim imenom Vavus; glavni naslov 312 W 2nd Street, Casper, WY 82601, United States; uradna registrska številka: identifikacijska številka vpisa pri državnem sekretarju zvezne države Wyoming (Wyoming Secretary of State filing ID) 2017-000762309; ključna kontaktna oseba: Dragos Ignat, lastnik in ustanovitelj, support@vavusai.com. Podpis: ni potreben, kot je določeno zgoraj.

Preglednica 2 – Izbrana standardna pogodbena določila, moduli in izbrana določila. Odobrena standardna pogodbena določila EU (Approved EU SCCs), vključno z informacijami iz njihovega Dodatka (Appendix Information), pri čemer za namene dodatka začnejo učinkovati samo naslednji moduli, določila in neobvezne določbe: modul 2 (prenos od upravljavca obdelovalcu) se uporablja, moduli 1, 3 in 4 pa se ne; določilo 7 (določilo o pridružitvah) se ne uporablja; možnost iz določila 11 (neodvisni organ za reševanje sporov) se ne uporablja; določilo 9(a) se uporablja v okviru splošnega pisnega dovoljenja, z rokom za predhodno obvestilo 30 dni.

Preglednica 3 – Informacije iz Dodatka (Appendix Information). Priloga 1A (seznam pogodbenic): Priloga I.A te pogodbe o obdelavi podatkov. Priloga 1B (opis prenosa): Priloga I.B te pogodbe o obdelavi podatkov. Priloga II (tehnični in organizacijski ukrepi, vključno z ukrepi za zagotovitev varnosti podatkov): Priloga II te pogodbe o obdelavi podatkov. Priloga III (seznam podobdelovalcev): Priloga III te pogodbe o obdelavi podatkov.

Preglednica 4 – Prenehanje tega dodatka ob spremembi odobrenega dodatka. Katera stranka lahko ta dodatek odpove, kot je določeno v razdelku 19 dodatka: nobena stranka. Ko informacijski pooblaščenec izda revidiran odobreni dodatek na podlagi razdelka 18 dodatka, se ta dodatek spremeni, kot določa revizija, z datumom začetka, ki ga ta določa.

Obvezne klavzule: del 2: obvezne klavzule (Mandatory Clauses) odobrenega dodatka, ki je predloga dodatka B.1.0, ki jo je izdal ICO in je bila 2. februarja 2022 predložena parlamentu v skladu z oddelkom 119A zakona Data Protection Act 2018, kakor se revidira na podlagi razdelka 18 teh obveznih klavzul. Po teh obveznih klavzulah za dodatek velja pravo Anglije in Walesa, spore rešujejo sodišča Anglije in Walesa, posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, lahko postopek proti kateri koli stranki sproži tudi pred sodišči katere koli države Združenega kraljestva, nadzorni organ pa je informacijski pooblaščenec. Besedilo dodatka posredujemo na zahtevo.

Ocena tveganja prenosa za Združeno kraljestvo. Za prenos k nam v Združene države Amerike se imetnik delovnega prostora kot izvoznik pri oceni prava in prakse Združenih držav Amerike glede dostopa javnih organov do osebnih podatkov ter izvršljivosti dodatka opira na analizo zadevnih zakonov in praks Združenih držav Amerike, ki jo je za vlado Združenega kraljestva pripravilo ministrstvo za znanost, inovacije in tehnologijo (Department for Science, Innovation and Technology), kot to dopuščajo smernice informacijskega pooblaščenca za izvedbo ocene tveganja prenosa za prenose v Združene države Amerike, tudi za prejemnika, ki ni certificiran v okviru britanske razširitve okvira za zasebnost podatkov med EU in ZDA. Na podlagi te analize varstvo prenesenih podatkov ob uporabi dodatka ni bistveno nižje kot po zakonodaji Združenega kraljestva o varstvu podatkov. V tem okviru nismo certificirani in ta ocena ne temelji na certificiranju. Prenos, ki ga zajema, je prenos, opisan v Prilogi I.B, z nadaljnjimi prenosi iz Priloge III, zaščitnimi ukrepi iz Priloge II in povzetkom ocene učinka prenosa. Imetnika delovnega prostora bomo brez nepotrebnega odlašanja obvestili, če vlada Združenega kraljestva to analizo umakne ali jo bistveno spremeni ali če dodatka ne bomo več mogli izpolnjevati, stranki pa bosta nato to oceno ponovno pregledali.

Za prenose osebnih podatkov obiskovalcev, za katere velja švicarski Zvezni zakon o varstvu podatkov z dne 25. septembra 2020 (FADP), se določila, kot so vključena v razdelku 13, uporabljajo kot standardna določila o varstvu podatkov, ki jih priznava zvezni pooblaščenec za varstvo podatkov in informacije (FDPIC) na podlagi člena 16(2)(d) FADP, s spodnjimi prilagoditvami. Uporabljajo se za vsak tak prenos, ne glede na to, kako je imetnik delovnega prostora v konzoli odgovoril na vprašanje o podatkih iz Švice. Kadar prenos urejata FADP in GDPR, stranki ohranita ločeni ureditvi: te prilagoditve se uporabljajo samo, kolikor prenos ureja FADP, razdelek 13 pa se še naprej uporablja brez sprememb, kolikor ga ureja GDPR.

• Sklicevanja na Uredbo (EU) 2016/679 je treba razumeti kot sklicevanja na FADP, kolikor za prenos velja FADP.
• FDPIC je pristojni nadzorni organ po določilu 13 in Prilogi I.C za prenose, ki jih ureja FADP; kadar prenos ureja tudi GDPR, za ta del vzporedno ostane pristojen organ, določen po določilu 13(a).
• Za prenose, ki jih ureja samo FADP, za določila po določilu 17 velja švicarsko pravo, spore med pogodbenicama po določilu 18(b) pa rešujejo sodišča Švice na kraju registriranega sedeža imetnika delovnega prostora.
• Izraza »država članica« v določilih ni dovoljeno razlagati tako, da bi bili posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, v Švici izključeni iz možnosti uveljavljanja svojih pravic v kraju svojega običajnega prebivališča, Švici, v skladu z določilom 18(c).
• Povzetek ocene učinka prenosa se uporablja za te prenose, razlagan s sklicevanjem na FADP. Nismo certificirani v okviru za zasebnost podatkov med Švico in ZDA (Swiss-US Data Privacy Framework), zato priznanje Združenih držav Amerike s strani Zveznega sveta za certificirana podjetja ne zajema prenosov k nam. FADP ne zahteva, da se o uporabi teh določil obvesti FDPIC.

Izvoznik podatkov: imetnik delovnega prostora, upravljavec podatkov obiskovalcev, ki ima ustanovitev v državi, ki je za delovni prostor zabeležena v konzoli, kar je lahko država članica Evropskega gospodarskega prostora, Združeno kraljestvo, Švica ali druga država; kadar za imetnika delovnega prostora z ustanovitvijo drugje pri obdelavi podatkov obiskovalcev velja GDPR, zakonodaja Združenega kraljestva o varstvu podatkov ali FADP, je izvoznik podatkov za prenose, ki jih ureja ta zakonodaja. Njegove dejavnosti, pomembne za prenos, so vodenje njegovega podjetja in upravljanje delovnega prostora Concierge prek konzole. Njegovo polno pravno ime, tržno ime, naslov, registrska številka, e-poštni naslov za zasebnost ter ime in vloga osebe, ki je v njegovem imenu sprejela pogodbo, so tisti, ki so zabeleženi ob njegovem sprejetju v konzoli. Vloga: upravljavec.

Uvoznik podatkov: DCI Brands LLC (»Vavus«, obdelovalec), 312 W 2nd Street, Casper, WY 82601, United States (identifikacijska številka vpisa pri državnem sekretarju zvezne države Wyoming 2017-000762309); dejavnosti, pomembne za prenos: zagotavljanje storitve Concierge v skladu s to pogodbo o obdelavi podatkov; kontakt za zadeve varstva podatkov: support@vavusai.com. Vloga: obdelovalec.

Podpis in datum: za izvoznika podatkov njegovo sprejetje te pogodbe o obdelavi podatkov, zabeleženo v konzoli (različica, datum in čas ter oseba, ki je sprejela pogodbo); za uvoznika podatkov naša objava te pogodbe o obdelavi podatkov v tej različici, kot določa razdelek 13.

Kategorije posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki: obiskovalci, stranke, potencialne stranke in osebje imetnika delovnega prostora, katerih informacije so posredovane storitvi.

Kategorije osebnih podatkov: identifikatorji, ki jih posreduje obiskovalec (ime, telefonska številka, e-poštni naslov), vsebina pogovorov (sporočila, glasovni zvok, prepisi in morebitni posnetki, ki jih izvaja imetnik delovnega prostora), evidence stikov in rezervacij, ki jih asistent ustvari na podlagi dejanj obiskovalca, tehnični podatki o seji (časovni žigi, kanal, jezik) ter osebni podatki v gradivu, ki ga imetnik delovnega prostora naloži v znanje asistenta, ali v glasovnih vzorcih, ki jih imetnik delovnega prostora posreduje za ustvarjanje glasu po meri.

Občutljivi podatki: storitev posebnih vrst podatkov ne zbira kot običajno prakso. Kadar konfiguracija imetnika delovnega prostora omogoča predvidljivo obdelavo zdravstvenih podatkov (delovni prostori, nastavljeni za zdravstvo), je dostop omejen na osebje, ki ga potrebuje, in se beleži, imetnik delovnega prostora pa ostaja odgovoren za zagotovitev, da njihovo zbiranje temelji na njegovi lastni pravni podlagi in njegovih navodilih.

Pogostost in trajanje: neprekinjeno, ves čas obstoja delovnega prostora, ko potekajo seje, rezervacije in uporaba konzole; hramba sledi razdelkoma 3 in 9. Narava in namen: zbiranje, prenos, organiziranje, shranjevanje, priklic, prevajanje, ustvarjanje odgovorov, razkritje pooblaščenemu osebju in podobdelovalcem iz Priloge III ter izbris, za zagotavljanje storitve Concierge po navodilih imetnika delovnega prostora. Nadaljnji prenosi so omejeni na določilo 9, razdelek 6 in seznam v Prilogi III.

Za prenose, ki jih ureja GDPR, se pristojni nadzorni organ določi po določilu 13(a): kadar ima imetnik delovnega prostora (kot izvoznik podatkov) ustanovitev v državi članici, je to nadzorni organ, odgovoren za zagotavljanje, da imetnik delovnega prostora v zvezi s prenosom izpolnjuje GDPR; kadar imetnik delovnega prostora nima ustanovitve v državi članici, vendar spada na področje uporabe člena 3(2) GDPR in je imenoval predstavnika v skladu s členom 27(1), je to nadzorni organ države članice, v kateri ima ta predstavnik ustanovitev; kadar pa imetnik delovnega prostora nima ustanovitve v državi članici, spada na področje uporabe člena 3(2) in mu po členu 27(2) ni treba imenovati predstavnika, je to nadzorni organ ene od držav članic, v katerih se nahajajo posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, katerih osebni podatki se prenašajo v zvezi s ponujanjem blaga ali storitev tem posameznikom ali katerih vedenje se spremlja.

Za prenose, ki jih ureja zakonodaja Združenega kraljestva o varstvu podatkov, je to informacijski pooblaščenec, kot določa razdelek 14. Za prenose, ki jih ureja FADP, je to zvezni pooblaščenec za varstvo podatkov in informacije, kot določa razdelek 15, vzporedno z zgoraj navedenim organom, kadar prenos ureja tudi GDPR.

Ukrepi, ki jih uvoznik podatkov uporablja za varovanje podatkov, kot so opisani v razdelkih 4, 5, 8 in 9 te pogodbe o obdelavi podatkov:

• TLS za podatke med prenosom in šifriranje v mirovanju v celotni storitvi
• Dostop po načelu najmanjših pooblastil, omejen z vlogami, prek konzole s preverjanjem pristnosti; osebje, zavezano k zaupnosti
• Beleženje dostopa v delovnih prostorih, nastavljenih za zdravstvo, in revizijsko beleženje skrbniških dejanj
• Posnetki, hranjeni v shrambi objektov z nadzorom dostopa
• Varen izbris datotek po izteku njihove hrambe; šifrirane varnostne kopije v skladu z dokumentiranim življenjskim ciklom
• Šifrirane varnostne kopije vsako uro, s preverjanjem obnovitve, za neprekinjenost in obnovitev
• Spremljanje programske opreme in odvisnosti storitve glede ranljivosti, z nameščanjem popravkov
• Spremembe, uvedene prek nadzora različic in skriptne namestitve s preverjanji delovanja in možnostjo povrnitve
• Gesla, shranjena samo kot zgoščene vrednosti z dodano soljo; računi, zaklenjeni po ponavljajočih se neuspešnih poskusih prijave
• Fizična varnost podatkovnih centrov, ki jo zagotavlja Google Cloud v okviru svojih certifikatov
• Utrjene končne točke za požarnim zidom spletnih aplikacij z omejevanjem hitrosti
• Uradno obveščanje imetnika delovnega prostora o kršitvah varstva osebnih podatkov brez nepotrebnega odlašanja po seznanitvi, s podrobnostmi in nadaljnjimi informacijami po fazah
• Pomoč pri zahtevah posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, in pri obveznostih imetnika delovnega prostora po členih 32 do 36 GDPR ter enakovrednih določbah UK GDPR in FADP
• Pisne pogodbe s podobdelovalci, ki vsebinsko vsebujejo enake obveznosti varstva podatkov kot ta pogodba o obdelavi podatkov

Podobdelovalci, odobreni na podlagi določila 9(a) (splošno pisno dovoljenje) in razdelka 6, po funkcijah. Za spremembe veljajo pogoji obveščanja in ugovora iz razdelka 6.

Ponudnike, ki jih poveže imetnik delovnega prostora sam – njegove lastne račune za telefonijo ali sporočanje (na primer njegov lastni račun Twilio ali ponudnika za WhatsApp), njegov lastni račun Stripe za plačila, ki jih prejema od svojih strank, ter sisteme za koledar, CRM, obravnavo zahtevkov ali spletno trgovino, ki jih poveže –, imetnik delovnega prostora zaposli neposredno in v lastni pristojnosti; ti niso naši podobdelovalci.

• Google Cloud – gostovanje in shramba v oblaku (primarna regija v Združenih državah Amerike, robno vozlišče EU v Frankfurtu)
• Google – prepoznavanje govora, sinteza govora, prevajanje in modeli AI
• OpenAI – modeli AI, prepoznavanje govora in sinteza govora
• Anthropic – modeli AI
• ElevenLabs – prepoznavanje govora, sinteza govora in glasovi po meri (ne uporablja se za delovne prostore, nastavljene za zdravstvo)
• AssemblyAI – prepoznavanje govora, kadar ga uporablja govorna nastavitev delovnega prostora
• TypeSafe – semantično usmerjanje izmenjav v pogovoru, kadar ga omogočajo nastavitve asistenta v delovnem prostoru
• Twilio – telefonija in sporočila SMS za telefonske številke, ki jih zagotovimo imetniku delovnega prostora
• Stripe – plačila za lastno naročnino Concierge in porabo imetnika delovnega prostora
• Resend – dostava e-pošte
• Postal na lastnih strežnikih na naši infrastrukturi – dostava e-pošte

Kadar za podatke obiskovalcev velja kalifornijski zakon o varstvu zasebnosti potrošnikov (California Consumer Privacy Act) ali drug zakon o zasebnosti katere od zveznih držav Združenih držav Amerike, je imetnik delovnega prostora podjetje (business) ali upravljavec (controller), Vavus pa njegov ponudnik storitev (service provider), izvajalec (contractor) ali obdelovalec (processor), izrazi v tej prilogi pa imajo pomen, ki ga jim dajejo ti zakoni. Imetnik delovnega prostora nam podatke obiskovalcev razkrije samo za omejen in določen namen zagotavljanja storitve Concierge, kot jo opisujeta ta pogodba o obdelavi podatkov in Pogoji storitve Concierge.

Zavezujemo se, da bomo: podatke obiskovalcev obdelovali samo za ta namen in po navodilih imetnika delovnega prostora ter jih nikoli ne bomo prodajali ali delili; jih ne bomo hranili, uporabljali ali razkrivali za noben drug namen, vključno s komercialnim namenom, ali zunaj našega neposrednega poslovnega razmerja z imetnikom delovnega prostora; jih ne bomo združevali z osebnimi podatki, ki jih prejmemo od kogar koli drugega ali jih zberemo sami, razen kolikor ti zakoni to dopuščajo za zagotavljanje storitve; izpolnjevali obveznosti, ki jih ti zakoni nalagajo ponudnikom storitev, in podatkom obiskovalcev zagotavljali enako raven varstva zasebnosti, kot jo zahtevajo; imetnika delovnega prostora pisno obvestili, če ugotovimo, da teh obveznosti ne moremo več izpolnjevati; imetniku delovnega prostora omogočili, da sprejme razumne in ustrezne ukrepe za preverjanje, ali podatke obiskovalcev uporabljamo skladno z njegovimi lastnimi obveznostmi, tudi prek razdelka 10, ter da ustavi in odpravi vsako nepooblaščeno uporabo; in imetnika delovnega prostora obveščali o novih podobdelovalcih v skladu z razdelkom 6, kar izpolnjuje obveščanje, ki ga zahtevajo ti zakoni. Potrjujemo, da te omejitve razumemo in jih bomo upoštevali.

Zahteve obiskovalcev po teh zakonih se naslovijo na imetnika delovnega prostora, mi pa pomagamo, kot je opisano v razdelku 8.

Pravo Združenih držav Amerike javnim organom v opredeljenih okoliščinah dovoljuje, da zahtevajo razkritje osebnih podatkov, ki jih hranijo ponudniki storitev (zlasti oddelek 702 zakona FISA in izvršni ukaz 12333). Preden smo pristali na ta določila, smo prenos ocenili glede na te zakone in prakse, kot zahteva določilo 14, ob upoštevanju posebnih okoliščin prenosa: podatki za podporo poslovanju (identifikatorji, vsebina pogovorov, evidence rezervacij, tehnični podatki o seji), kratka veriga obdelave (imetnik delovnega prostora, mi in podobdelovalci iz Priloge III), naša ocena, da pri zagotavljanju storitve Concierge za ta promet ne delujemo kot ponudnik elektronskih komunikacijskih storitev, ter vzpostavljeni pogodbeni, tehnični in organizacijski zaščitni ukrepi. To oceno redno pregledujemo, jo dokumentiramo in jo na zahtevo damo na voljo pristojnemu nadzornemu organu.

Dodatni ukrepi: tehnični in organizacijski ukrepi iz Priloge II, najmanjši obseg podatkov z zbiranjem, ki ga nastavi imetnik delovnega prostora, revizijske pravice iz razdelka 10 ter obveznosti, ki jih sprejemamo po določilih 14 in 15 – da imetnika delovnega prostora obvestimo o pravno zavezujoči zahtevi za razkritje, kadar zakon to dopušča, da si prizadevamo za odpravo morebitne prepovedi obveščanja in v rednih presledkih posredujemo zbirne informacije, da preučimo zakonitost zahteve in jo izpodbijamo, kadar obstajajo utemeljeni razlogi za domnevo, da je nezakonita, ter da razkrijemo najmanjši dopustni obseg informacij. Če ugotovimo, da določil ne moremo več izpolnjevati, bomo imetnika delovnega prostora nemudoma obvestili, imetnik delovnega prostora pa lahko prenos začasno ustavi, kot določajo določila. Če prenos začne zajemati sklep o ustreznosti (na primer če pridobimo certifikat v okviru za zasebnost podatkov med EU in ZDA), se določila za ta prenos uporabljajo samo, kolikor ga sklep o ustreznosti ne zajema.

Za prenose iz Združenega kraljestva se uporablja ocena tveganja prenosa iz razdelka 14. Za prenose iz Švice se ta ocena uporablja, razlagana s sklicevanjem na FADP, kot določa razdelek 15.