Servicevoorwaarden van Vavus Concierge

Deze Concierge-voorwaarden vormen een overeenkomst tussen DCI Brands LLC ("Vavus", "wij"), 312 W 2nd Street, Casper, WY 82601, United States, en de onderneming die een werkruimte van Vavus Concierge aanmaakt of beheert ("u", de tenant). Zij zijn van toepassing op de Concierge-console, de websitewidget, gehoste agentpagina's, telefoon- en berichtenkanalen en aanverwante diensten.

Door een werkruimte aan te maken, deze voorwaarden in de console te aanvaarden of de assistent te laten werken, aanvaardt u deze Concierge-voorwaarden, de Concierge-verwerkersovereenkomst en het Privacybeleid van Vavus. Als u deze niet aanvaardt, gebruik de dienst dan niet.

Deze Concierge-voorwaarden vormen een aanvulling op de Servicevoorwaarden van Vavus en nemen die door verwijzing op. Wanneer de twee voor het gebruik van Concierge strijdig zijn, hebben deze Concierge-voorwaarden voorrang; de artikelen 18 tot en met 24 van de hoofdvoorwaarden (garanties, aansprakelijkheid, vrijwaring, geschillen, toepasselijk recht, consumenten en algemeen) zijn op deze Concierge-voorwaarden van toepassing alsof zij hierin volledig zijn opgenomen.

Vavus Concierge is een AI-assistent die uw bezoekers en klanten te woord staat: hij chat en neemt oproepen aan via de websitewidget en uw gehoste pagina, beantwoordt berichten op gekoppelde kanalen, spreekt de talen die u aanbiedt, boekt afspraken en draagt gesprekken over aan uw medewerkers. U configureert hem in de console: zijn kennis, zijn stem, zijn talen, wat hij mag zeggen en wanneer hij escaleert naar een persoon.

Geautomatiseerde antwoorden kunnen onjuist of onvolledig zijn. De assistent geeft geen medisch, juridisch of financieel advies, is niet bestemd voor gebruik in noodsituaties en mag niet de enige grondslag zijn voor een veiligheidskritische beslissing. U bent ervoor verantwoordelijk de antwoorden die hij uw bezoekers geeft te controleren voordat u erop vertrouwt, en voor de manier waarop uw onderneming ze gebruikt.

De assistent is kunstmatige intelligentie, geen persoon. De widget en de gehoste pagina's maken dit aan uw bezoekers bekend: de toestemmingsregel benoemt hem als AI-assistent voordat een sessie begint, en de voettekst van de pagina linkt naar de Servicevoorwaarden en het Privacybeleid van Vavus. Opmaak onder eigen merk (white-label) verwijdert de merkuitingen van Vavus van uw kanalen; zij verwijdert nooit de vermelding dat het om AI gaat of de links naar de toepasselijke documenten.

U mag de assistent niet als mens aan uw bezoekers presenteren, en u mag hem niet zo configureren dat hij beweert een mens te zijn. Wanneer het recht van een plaats waar uw bezoekers zich bevinden een vermelding vereist over kunstmatige intelligentie, geautomatiseerde systemen of opnamen, bent u ervoor verantwoordelijk dat die vermelding wordt gedaan; de standaardteksten zijn geschreven voor de gangbare situatie, en u kunt daaraan in de console tekst toevoegen.

Wanneer een van uw medewerkers aan een gesprek deelneemt, wordt de bezoeker verteld dat een persoon het gesprek heeft overgenomen. U mag die overdracht, of enige andere functie, niet gebruiken om automatisering als een persoon te vermommen.

U aanvaardt deze Concierge-voorwaarden namens de onderneming die de werkruimte zal beheren, en u verklaart dat u bevoegd bent haar te binden. De persoon die de console bedient, moet ten minste 18 jaar oud zijn, of ouder wanneer het lokale recht dat vereist.

De assistent antwoordt op basis van de kennis die u hem geeft. U bent verantwoordelijk voor dat materiaal: voor de juistheid ervan, voor uw recht om het te gebruiken en voor het actueel houden ervan. U bent ook verantwoordelijk voor de bedrijfsgegevens die hij namens u vermeldt – openingstijden, prijzen, diensten, beschikbaarheid.

Wetten inzake opnamen en toestemming. Sessies kunnen ten behoeve van de kwaliteit worden opgenomen en getranscribeerd, en opnamen worden in uw werkruimte bewaard. Of het opnemen van uw bezoekers rechtmatig is, en welke kennisgeving of toestemming zij nodig hebben, hangt af van waar zij zich bevinden en is uw verantwoordelijkheid als de onderneming waarmee zij te maken hebben. De standaardwidget vraagt elke bezoeker om toestemming voordat een sessie begint en vermeldt dat de assistent AI is; als u die tekst vervangt of aanvult met uw eigen tekst, bent u verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van wat uw bezoekers wordt verteld.

Uw bezoekers zijn uw klanten. Uw relatie met hen, uw verplichtingen jegens hen en de naleving door uw onderneming van de wetten die daarop van toepassing zijn, blijven uw verantwoordelijkheid. Vavus verwerkt hun gegevens op uw instructie als uw verwerker, op grond van de Concierge-verwerkersovereenkomst.

De widget, de gehoste pagina's en de webchat draaien op onze infrastructuur. E-mailberichten worden als onderdeel van de dienst verzonden vanaf onze eigen e-mailinfrastructuur. De overige berichtenkanalen (WhatsApp, sms, Telegram) en telefoongesprekken lopen via accounts die u koppelt – telefoonnummers en accounts bij telecomaanbieders brengt u zelf in via uw eigen accounts bij aanbieders, behalve wanneer wij u op grond van een afzonderlijke regeling een nummer verstrekken. Uw account bij de aanbieder, de voorwaarden, de kosten en de regelgevende verplichtingen daarvan (met inbegrip van eventueel vereiste registraties voor de nummers en berichten die u verstuurt) zijn voor uw rekening en verantwoordelijkheid.

Wanneer een bezoeker STOP of een gelijkwaardige afmelding op een berichtenkanaal stuurt, respecteert het platform dit voor dat kanaal. De verwerking van afmeldingen is een functie van het platform en vervangt niet uw eigen naleving van de berichtenregels van elk kanaal en elk land dat u gebruikt.

Concierge is beschikbaar via een terugkerend abonnement of een aangeboden Lifetime-aankoop, plus gemeten gebruik. Een Lifetime-aankoop heeft geen terugkerend abonnement op een basispakket; gebruik en afzonderlijk gekochte add-ons blijven onderworpen aan de weergegeven kosten. Het pakketinterval, de prijs, het inbegrepen tegoed en eventuele promotionele voorwaarden worden bij het afrekenen getoond. Gebruik wordt per fase gemeten – wat de assistent daadwerkelijk doet, zoals spraak, vertaling en modelaanroepen – tegen de tarieven die op het moment van gebruik in de console zijn gepubliceerd, plus eventuele add-ons die u koopt, zoals opmaak onder eigen merk (white-label). Aankopen via het web worden door Stripe verwerkt onder de voorwaarden van Stripe.

Gemeten gebruik wordt ten laste gebracht van het accounttegoed of de betaalmethode die u in de console aanwijst. De tarieven die vóór een sessie worden getoond, zijn de tarieven die van toepassing zijn. Wij geven ten minste 30 dagen van tevoren in de console kennis voordat een prijswijziging voor uw werkruimte ingaat.

Bezoekersgegevens die via uw werkruimte worden verwerkt, worden op uw instructie verwerkt op grond van de Concierge-verwerkersovereenkomst. Gespreksmateriaal is onderworpen aan automatische bewaring en aan uw verwijderingsinstructies: de standaardbewaartermijn voor gesprekken is 90 dagen, instelbaar binnen de grenzen die in de console worden getoond; werkruimten voor de gezondheidszorg kunnen die gespreksperiode niet verlengen tot meer dan 90 dagen. Bepaalde auditregistraties van toestemming en naleving volgen een afzonderlijk schema van zes jaar. Gegevens van contactpersonen, boekingen en facturering volgen de schema's die voor hun gegevensklasse gelden. Het verwijderen van een contactpersoon wist het bijbehorende gespreksmateriaal; het opruimen van opnameobjecten kan asynchroon via de verwijderingswachtrij worden afgerond.

Het verwijderen van uw werkruimte verwijdert de configuratie, het gespreksmateriaal en de bezoekersgegevens daarvan, met inachtneming van de uitzonderingen voor back-ups en juridische bewaarplichten (legal hold) die worden beschreven in artikel 9 van de Concierge-verwerkersovereenkomst en punt 7 van het Privacybeleid van Vavus. Factureringsgegevens worden bewaard zolang de belastingwetgeving dat vereist.

Naast de regels voor aanvaardbaar gebruik in de hoofdvoorwaarden mag u niet:

• De assistent als mens presenteren, of hem zo configureren dat hij tegenover een bezoeker die ernaar vraagt ontkent AI te zijn.
• De assistent gebruiken om uw bezoekers lastig te vallen, op te lichten of te misleiden, om ongevraagde massaberichten te versturen of om de regels van een telefonie- of berichtenaanbieder te overtreden.
• Kennis of inhoud uploaden die u niet mag gebruiken, of bezoekersgegevens waarvoor u geen rechtsgrond hebt om ze via de assistent te verwerken.
• De assistent gebruiken voor hulpdiensten, meldkamerfuncties of enige veiligheidskritische functie waarbij een storing schade kan veroorzaken.
• De assistent inzetten in een gereglementeerd beroep (met inbegrip van gezondheidsadvies) op een manier waarvoor zijn antwoorden niet gekwalificeerd zijn; voor gebruik in de gezondheidszorg is de onboarding voor de gezondheidszorg vereist.

Deze Concierge-voorwaarden gelden zolang uw werkruimte bestaat. U kunt terugkerende pakketten en add-ons opzeggen en vervolgens uw werkruimte verwijderen via de console. Voor een actieve terugkerende betaling moet eerst de opzegging zijn ingepland, zodat het verwijderen van de werkruimte geen abonnement achterlaat dat kosten in rekening brengt zonder werkruimte. Een Lifetime-aankoop vereist geen opzegging van een basispakket. Verwijdering is definitief en zet de verwijdering van gespreksmateriaal in gang. Het weigeren van een nieuwe versie van deze voorwaarden beëindigt uw recht om de assistent te blijven gebruiken, en het verwijderen van de werkruimte staat u altijd vrij zonder dat u iets hoeft te aanvaarden.

Wij kunnen een werkruimte opschorten of beëindigen wegens schending van deze Concierge-voorwaarden, niet-betaling, een beveiligingsrisico, fraude of een wettelijk vereiste. Wanneer dat praktisch uitvoerbaar en rechtmatig is, stellen wij u eerst in kennis en geven wij u de gelegenheid de situatie te herstellen, en bij het vertrek blokkeren wij uw toegang tot het exporteren of verwijderen van uw materiaal niet.

Deze Concierge-voorwaarden hebben een versienummer. De console legt de versie en de datum vast waarop een eigenaar van een werkruimte ze aanvaardt. Wij kunnen de eigenaar vragen een latere versie te bevestigen, maar een verouderde aanvaardingsregistratie alleen blokkeert de toegang tot bestaande functies van de console niet. Wij geven ten minste 30 dagen van tevoren kennis van een nieuwe versie die uw rechten wezenlijk beperkt of uw verplichtingen vergroot.

Vragen over deze Concierge-voorwaarden, de verwerkersovereenkomst of uw werkruimte: support@vavusai.com.