Verwerkersovereenkomst van Vavus Concierge

Deze Verwerkersovereenkomst ("Verwerkersovereenkomst") wordt gesloten tussen DCI Brands LLC ("Vavus", "wij", de verwerker), 312 W 2nd Street, Casper, WY 82601, United States, en de onderneming die een werkruimte van Vavus Concierge beheert (de tenant, de verwerkingsverantwoordelijke). Zij is van toepassing op bezoekersgegevens die Vavus op instructie van de tenant verwerkt via de dienst Concierge: de console, de websitewidget, gehoste agentpagina's, telefoon- en berichtenkanalen en boekingen.

Zij vormt een aanvulling op de Servicevoorwaarden van Vavus Concierge, die de tenant samen met deze Verwerkersovereenkomst aanvaardt. Wanneer deze Verwerkersovereenkomst met betrekking tot de verwerking van bezoekersgegevens strijdig is met de Concierge-voorwaarden, heeft deze Verwerkersovereenkomst voorrang. Zij is opgesteld om te voldoen aan artikel 28 van de AVG en van de Britse AVG (UK GDPR), artikel 9 van de Zwitserse federale wet betreffende gegevensbescherming (FADP) en vergelijkbare verplichtingen voor verwerkers elders; wanneer het lokale recht strengere verplichtingen aan verwerkers oplegt, hebben die voorrang voor verwerking in dat rechtsgebied. Bijlage IV is daarnaast van toepassing wanneer een privacywet van een staat van de Verenigde Staten op de bezoekersgegevens van de tenant van toepassing is.

De tenant is de verwerkingsverantwoordelijke voor bezoekersgegevens: hij bepaalt wat de assistent doet, welke kennis deze bevat, welke kanalen werken en wat aan bezoekers wordt gevraagd. Vavus is de verwerker: wij handelen uitsluitend op instructie van de tenant via de console en de normale werking van de dienst, en verwerken bezoekersgegevens uitsluitend om Concierge te leveren.

Wij stellen de tenant onmiddellijk in kennis als een instructie naar onze mening inbreuk maakt op het toepasselijke gegevensbeschermingsrecht, en wij voeren een kennelijk onrechtmatige instructie niet uit. Als de wet verwerking buiten de gedocumenteerde instructies vereist, stellen wij de tenant vóór die verwerking in kennis, tenzij de wet dat verbiedt. Wij verwerken bezoekersgegevens niet voor onze eigen doeleinden, en wij gebruiken ze niet om onze modellen te trainen en verkopen ze niet.

Deze Verwerkersovereenkomst, met inbegrip van de doorgiftevoorwaarden in de artikelen 7 en 13 tot en met 15, is van toepassing op een tenant die de verwerkingsverantwoordelijke is voor zijn bezoekersgegevens. Zij is niet van toepassing op een tenant die de gegevens verwerkt namens een andere verwerkingsverantwoordelijke, omdat zij niet voorziet in Module drie (verwerker aan verwerker) van de Clausules; een dergelijke onderneming mag haar voor die gegevens niet aanvaarden.

De tenant is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van wat hij ons vraagt te doen. Hij bevestigt dat hij een rechtsgrond heeft voor de verwerking, onder meer op grond van de artikelen 6, 9 en 10 van de AVG wanneer die van toepassing zijn; dat hij bezoekers de kennisgevingen heeft gedaan die de artikelen 12 tot en met 14 vereisen en de toestemming heeft verkregen die de wet vereist, onder meer voor het opnemen of vertalen van een oproep; en dat zijn instructies in overeenstemming zijn met het gegevensbeschermingsrecht. Tenzij de werkruimte is geconfigureerd voor de gezondheidszorg, voert de tenant in de dienst geen bezoekersgegevens in die overheidsidentificatienummers, betaalkaartnummers, inloggegevens van financiële rekeningen, wachtwoorden voor andere diensten, biometrische gegevens, bewust verzamelde gegevens van kinderen jonger dan 16 jaar of bijzondere categorieën van gegevens zoals gezondheid, ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religie of seksuele gerichtheid bevatten, en verwijdert hij dergelijke gegevens die per ongeluk binnenkomen. De tenant houdt zijn inloggegevens voor de console veilig, bepaalt wie in zijn team toegang heeft, bewaart een eigen kopie van alles wat hij niet kan missen, en bevestigt dat hij de maatregelen in artikel 5 en bijlage II heeft beoordeeld en deze passend acht voor de gegevens die hij via Concierge verwerkt.

Categorieën van bezoekersgegevens, zoals de configuratie van de tenant deze verzamelt: identificatoren die de bezoeker verstrekt (naam, telefoonnummer, e-mailadres), gespreksinhoud (berichten, spraakaudio, transcripties en eventuele opnamen die de tenant gebruikt), contact- en boekingsgegevens die de assistent op basis van de handelingen van de bezoeker aanmaakt, technische sessiegegevens (tijdstempels, kanaal, taal), en persoonsgegevens die zijn opgenomen in materiaal dat de tenant uploadt naar de kennis van de assistent of in stemfragmenten die de tenant aanlevert om een aangepaste stem te maken.

Betrokkenen zijn de bezoekers, klanten, potentiële klanten en medewerkers van de tenant van wie informatie aan de dienst wordt verstrekt. De verwerking omvat verzamelen, verzenden, ordenen, opslaan, opvragen, vertalen, genereren van antwoorden, verstrekken aan bevoegde medewerkers en gekoppelde aanbieders, en verwijderen. Doel: het leveren van Concierge op instructie van de tenant. De duur volgt de toepasselijke bewaarinstellingen en artikel 9, en loopt niet automatisch gedurende het volledige bestaan van de werkruimte.

Uitsluitend personeel dat toegang nodig heeft om de dienst te laten werken of te beveiligen, heeft die toegang, onder geheimhoudingsverplichtingen, en voor werkruimten die voor de gezondheidszorg zijn geconfigureerd wordt de toegang vastgelegd. Wij plaatsen geen bezoekersinhoud in analysegegevens, ondersteuningschats of openbare trackers.

De dienst draait op onze eigen infrastructuur volgens de maatregelen die op onze pagina Beveiliging worden beschreven: TLS tijdens de verzending, versleuteling in rust, toegang op basis van minimale rechten, auditregistratie, veilige verwijdering van bestanden waarvan de bewaartermijn is verstreken, en geharde endpoints achter een webapplicatiefirewall. Opnamen worden bewaard in objectopslag met toegangscontrole; toegang tot de console is geauthenticeerd en per rol afgebakend. Wij kunnen deze maatregelen bijwerken naarmate technologie en dreigingen veranderen, mits de algehele bescherming van bezoekersgegevens niet wezenlijk afneemt.

Wij schakelen subverwerkers per functie in: cloudhosting en -opslag (Google Cloud); spraakherkenning, spraaksynthese, vertaling en AI-modellen (Google, OpenAI, Anthropic, ElevenLabs en AssemblyAI); semantische routering van gespreksbeurten, wanneer de werkruimte dat inschakelt (TypeSafe); telefonie en sms-berichten voor telefoonnummers die wij aan de tenant verstrekken (Twilio); betalingen voor het eigen pakket en gebruik van de tenant (Stripe); bezorging van e-mail (Resend, plus onze zelf gehoste Postal-server op onze eigen infrastructuur); en – wanneer de tenant telefonie-, berichten-, betalings-, boekings- of bedrijfssystemen koppelt – de eigen aanbieders van de tenant (zoals zijn eigen Twilio-account, de aanbieder van WhatsApp, zijn eigen Stripe-account, zijn agenda of zijn CRM), die de tenant rechtstreeks en op eigen gezag inschakelt. Bijlage III noemt elke subverwerker en zijn functie.

De tenant verleent algemene schriftelijke toestemming voor de subverwerkers die zijn vermeld in de actuele lijst die voor zijn dienst wordt verstrekt. Wij leggen elke subverwerker bij schriftelijke overeenkomst gegevensbeschermingsverplichtingen op die gelijkwaardig zijn aan die in deze Verwerkersovereenkomst, en blijven jegens de tenant verantwoordelijk voor de nakoming daarvan. Bezoekersinhoud mag niet voor modeltraining worden gebruikt zonder een afzonderlijke rechtmatige instructie en contractuele grondslag. De actuele lijst met namen is bijlage III en is ook op verzoek verkrijgbaar, en wij stellen de tenant ten minste 30 dagen voordat een nieuwe subverwerker bezoekersgegevens verwerkt in de console of per e-mail in kennis; gedurende die termijn kan de tenant op redelijke gronden van gegevensbescherming bezwaar maken. Wij werken dan te goeder trouw met de tenant samen om het bezwaar op te lossen; als dat niet lukt, kan de tenant de werkruimte beëindigen voordat de nieuwe subverwerker zijn gegevens verwerkt, en dat is het enige rechtsmiddel voor het bezwaar. Reeds verschuldigde vergoedingen blijven verschuldigd, en een eventuele terugbetaling volgt de Concierge-voorwaarden.

De dienst werkt in de Verenigde Staten en, voor een lagere latentie, met een edge in de Europese Unie (Frankfurt). Bezoekersgegevens kunnen daarom in beide regio's worden verwerkt, al naargelang de routering van de sessie dat vereist. Voordat een beperkte internationale doorgifte plaatsvindt, moeten de partijen het toepasselijke rechtmatige doorgiftemechanisme vaststellen en de bestemmingen en waarborgen documenteren. Wanneer standaardcontractbepalingen worden gebruikt, moeten de toepasselijke clausules, de module, de opties en de ingevulde bijlagen deel uitmaken van de doorgifteovereenkomst.

Voor doorgiften van bezoekersgegevens aan ons in de Verenigde Staten is deze Verwerkersovereenkomst die doorgifteovereenkomst, en de tenant beroept zich daarop zonder afzonderlijke ondertekening: voor doorgiften waarop de AVG van toepassing is (vanuit de Europese Economische Ruimte), de Clausules zoals opgenomen in artikel 13 en de bijlagen daarbij; voor doorgiften waarop het gegevensbeschermingsrecht van het Verenigd Koninkrijk van toepassing is, de Clausules samen met het International Data Transfer Addendum van het Verenigd Koninkrijk zoals opgenomen in artikel 14; en voor doorgiften waarop de Zwitserse FADP van toepassing is, de Clausules met de Zwitserse aanpassingen in artikel 15. Elk daarvan is van toepassing op elke doorgifte waarop het betreffende recht van toepassing is, ongeacht het antwoord dat de tenant in de console heeft gegeven over gegevens uit het Verenigd Koninkrijk of Zwitserland. Wanneer meer dan één van deze wetten op dezelfde doorgifte van toepassing is, is elke set voorwaarden van toepassing voor zover het eigen recht daarvan reikt, en vermindert geen enkele set de bescherming die een andere biedt.

Voor doorgiften waarop de doorgifteregels van een ander land van toepassing zijn, is het mechanisme nodig dat dat recht vereist; neem contact met ons op voordat u verwerking inschakelt waarvoor een dergelijk mechanisme nodig is. Wij zijn niet gecertificeerd onder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (EU-U.S. Data Privacy Framework), de Britse uitbreiding daarvan (UK Extension) of het Zwitsers-Amerikaanse kader voor gegevensbescherming (Swiss-U.S. Data Privacy Framework), en geen enkele doorgifte op grond van deze Verwerkersovereenkomst berust daarop.

Bezoekers zijn klanten van de tenant: verzoeken van een bezoeker over zijn of haar gegevens (inzage, rectificatie, wissing, bezwaar) gaan naar de tenant als verwerkingsverantwoordelijke, en de tenant beantwoordt deze met behulp van de verwijdering per contactpersoon in de console. Rekening houdend met de aard van de verwerking verlenen wij door middel van passende technische en organisatorische maatregelen bijstand bij verzoeken op grond van hoofdstuk III van de AVG en de gelijkwaardige rechten op grond van de Britse AVG en de FADP. Rekening houdend met de informatie waarover wij beschikken, verlenen wij ook bijstand bij beveiliging, meldingen van inbreuken, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en voorafgaande raadpleging van toezichthoudende autoriteiten op grond van de artikelen 32 tot en met 36 van de AVG en de gelijkwaardige bepalingen van de Britse AVG en de FADP. Bijstand die verder gaat dan wat de dienst al biedt, zoals het samenstellen van documentatie voor een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, kan in rekening worden gebracht tegen onze op dat moment geldende tarieven voor professionele dienstverlening, die vooraf aan de tenant worden opgegeven.

Als wij kennis krijgen van een beveiligingsincident dat bezoekersgegevens in een werkruimte treft, stellen wij de tenant zonder onredelijke vertraging in kennis nadat wij kennis hebben gekregen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens. Wij wachten niet op een afgerond onderzoek en behandelen de wettelijke meldingstermijn van de verwerkingsverantwoordelijke niet als onze kennisgevingstermijn. Wij verstrekken de beschikbare gegevens over de inbreuk, de getroffen gegevens en personen, de waarschijnlijke gevolgen, het contactpunt en de beperkende maatregelen, en verstrekken nadere informatie in fasen naarmate deze beschikbaar komt. De tenant verzorgt als verwerkingsverantwoordelijke elke melding aan zijn eigen bezoekers of aan toezichthouders.

Mislukte pogingen die bezoekersgegevens niet in gevaar brengen, zoals geblokkeerde inlogpogingen, scans of pings, zijn geen incidenten en worden niet gemeld. Een kennisgeving is geen erkenning van schuld of aansprakelijkheid. Waar de wet dat toestaat, informeert de tenant ons voordat hij Vavus noemt in een melding over een incident aan een toezichthouder, aan bezoekers of aan het publiek, en neemt hij elke correctie die wij vragen over onze rol daarin te goeder trouw in overweging.

Verwijdering van een werkruimte verwijdert de configuratie en het gespreksmateriaal van de werkruimte, met inbegrip van opnamen uit de objectopslag, met inachtneming van het verlopen van versleutelde back-ups volgens ons levenscyclusbeleid en van gegevens die wij op grond van de wet moeten bewaren (factureringsgegevens gedurende de wettelijke fiscale termijn). Verwijdering per contactpersoon verwijdert het gespreksmateriaal van die contactpersoon. Bij beëindiging geven wij, naar keuze van de tenant, zijn resterende persoonsgegevens in een bruikbaar formaat terug of verwijderen wij ze, en verwijderen wij bestaande kopieën, tenzij het toepasselijke recht bewaring vereist. Een verzoek om teruggave moet voorafgaan aan een onomkeerbare verwijderingsinstructie. Bewaarde back-upkopieën blijven beschermd, worden niet voor gewone verwerking gebruikt en worden verwijderd volgens de toepasselijke gedocumenteerde levenscyclus; als zij worden teruggezet, moeten verwijderingsinstructies opnieuw worden toegepast.

Als de tenant binnen 30 dagen na het einde van de werkruimte geen instructie geeft, verwijderen wij de resterende persoonsgegevens. Op verzoek bevestigen wij de verwijdering schriftelijk.

Wij stellen de informatie beschikbaar die nodig is om aan te tonen dat deze Verwerkersovereenkomst wordt nageleefd, en maken audits, waaronder inspecties, door de tenant of een door hem gemachtigde onafhankelijke auditor mogelijk en dragen daaraan bij. Deze rechten komen toe aan elke tenant en zijn niet afhankelijk van een Enterprise-abonnement.

Audits beginnen met documenten. Op verzoek verstrekken wij onze beveiligingsdocumentatie, de maatregelen in bijlage II en antwoorden op een redelijke beveiligingsvragenlijst, en wanneer een recent rapport van een onafhankelijke auditor de betreffende maatregelen bestrijkt, verstrekken wij dat rapport in plaats van een nieuwe audit daarvan. Wanneer documenten werkelijk onvoldoende zijn, na een bevestigde inbreuk die de gegevens van de tenant treft, of wanneer een toezichthoudende autoriteit dat vereist, kan de tenant een inspectie uitvoeren: eenmaal per periode van 12 maanden, tenzij een inbreuk of een toezichthouder meer vereist, met een schriftelijke kennisgeving van 30 dagen met een voorgestelde reikwijdte, tijdens kantooruren, onder een geheimhoudingsovereenkomst, zonder toegang tot gegevens van andere klanten, en met inschakeling van een auditor die geen concurrent van ons is. Audits komen voor rekening van de tenant, en de tenant deelt zijn bevindingen met ons. Niets hiervan verhindert een inspectie die een toezichthouder rechtmatig vereist.

Deze Verwerkersovereenkomst geldt zolang de werkruimte van de tenant bestaat en eindigt wanneer de werkruimte wordt verwijderd, en de gegevensbeschermingsverplichtingen daaruit blijven bestaan zolang wij of onze subverwerkers persoonsgegevens van bezoekers bewaren. De bepalingen van de Concierge-voorwaarden over geschillen, aansprakelijkheid en toepasselijk recht zijn uitsluitend van toepassing voor zover zij geen afbreuk doen aan dwingende gegevensbeschermingsrechten, bevoegdheden van toezichthouders of een toepasselijke doorgifteovereenkomst; die overeenkomst heeft bij strijdigheid voorrang.

Gegevensbeschermingsaangelegenheden, lijsten van subverwerkers, de standaardcontractbepalingen, het UK Addendum en de Zwitserse aanpassingen: support@vavusai.com.

Voor doorgiften van persoonsgegevens van bezoekers vanuit de Europese Economische Ruimte aan ons in de Verenigde Staten neemt deze Verwerkersovereenkomst de standaardcontractbepalingen voor de doorgifte van persoonsgegevens naar derde landen op die zijn vastgesteld bij Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914 van de Commissie van 4 juni 2021 (de "Clausules"), Module twee (doorgifte van verwerkingsverantwoordelijke aan verwerker), aangevuld met de hierna volgende bijlagen. Voor doorgiften waarop de AVG van toepassing is, worden de Clausules zonder wijziging opgenomen; de artikelen 14 en 15 bepalen hoe dezelfde Clausules van toepassing zijn op doorgiften waarop het recht van het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland van toepassing is. Zij worden aangegaan door de vastgelegde aanvaarding door de tenant van de Concierge-voorwaarden samen met deze Verwerkersovereenkomst: de versie en het tijdstip van die aanvaarding die de dienst vastlegt, samen met onze publicatie van deze Verwerkersovereenkomst in die versie, vormen de schriftelijke overeenkomst van de partijen over de Clausules, zodat geen afzonderlijke ondertekening nodig is.

De opties in de Clausules worden als volgt uitgeoefend. De facultatieve koppelingsclausule (clausule 7) wordt niet gebruikt. Clausule 9, onder a), werkt volgens de optie van algemene schriftelijke toestemming: de regeling voor subverwerkers in artikel 6 is de overeengekomen toestemming, en de kennisgeving van 30 dagen vooraf daarin vult de kennisgevingstermijn van de clausule in. De facultatieve onafhankelijke geschillenbeslechtingsinstantie in clausule 11, onder a), wordt niet aangeboden. De bevoegde toezichthoudende autoriteit op grond van clausule 13 wordt bepaald aan de hand van de criteria van clausule 13, onder a), zoals uiteengezet in bijlage I.C. Op grond van clausule 17 worden de Clausules beheerst door het recht van de lidstaat waar de tenant is gevestigd, of, wanneer de tenant niet in een lidstaat is gevestigd of dat recht geen rechten voor derde-begunstigden toestaat, door het recht van Ierland; op grond van clausule 18, onder b), zijn de rechterlijke instanties van die lidstaat, of in dat geval de rechterlijke instanties van Ierland, bevoegd, en op grond van clausule 18, onder c), kan een betrokkene ook een procedure aanhangig maken in de lidstaat van zijn of haar gewone verblijfplaats. In de Clausules zoals deze op grond van dit artikel van toepassing zijn, omvatten lidstaten ook de staten van de Europese Economische Ruimte die geen lid zijn van de Europese Unie.

Wanneer de Clausules en deze Verwerkersovereenkomst strijdig zijn, hebben de Clausules voorrang voor zover de strijdigheid reikt, in overeenstemming met artikel 11. Op grond van clausule 8.3 (Module twee) stelt de tenant de Clausules, met inbegrip van deze bijlagen, ter beschikking van een betrokkene die daarom verzoekt; wij verstrekken de tekst op verzoek om dat mogelijk te maken.

Voor doorgiften van persoonsgegevens van bezoekers waarop het gegevensbeschermingsrecht van het Verenigd Koninkrijk van toepassing is (Restricted Transfers op grond van de Britse AVG), neemt deze Verwerkersovereenkomst het International Data Transfer Addendum to the EU Commission Standard Contractual Clauses op dat door de Information Commissioner is uitgevaardigd op grond van section 119A(1) van de Data Protection Act 2018, versie B1.0, in werking getreden op 21 maart 2022 (het "Addendum"), aangevuld met de tabellen in dit artikel. Het is van toepassing op elke dergelijke doorgifte, ongeacht het antwoord dat de tenant in de console heeft gegeven over gegevens uit het Verenigd Koninkrijk. Zoals Section 2 van het Addendum toestaat, gaan de partijen het aan door de vastgelegde aanvaarding door de tenant van deze Verwerkersovereenkomst in deze versie en onze publicatie van deze Verwerkersovereenkomst in deze versie, waardoor het juridisch bindend is voor beide partijen en betrokkenen hun rechten op grond daarvan kunnen afdwingen; er is geen afzonderlijke ondertekening nodig.

Tabel 1 – Partijen. Ingangsdatum: de datum waarop de console de aanvaarding van deze versie door de tenant vastlegt. Exporteur: de tenant, met de volledige juridische naam, handelsnaam, hoofdadres, officieel registratienummer en belangrijkste contactpersoon (naam en functie van de persoon die heeft aanvaard, en het e-mailadres voor privacyzaken van de onderneming) die bij zijn aanvaarding in de console zijn vastgelegd. Importeur: DCI Brands LLC, handelend onder de naam Vavus; hoofdadres 312 W 2nd Street, Casper, WY 82601, United States; officieel registratienummer: Wyoming Secretary of State filing ID 2017-000762309; belangrijkste contactpersoon: Dragos Ignat, eigenaar en oprichter, support@vavusai.com. Ondertekening: niet vereist, zoals hierboven uiteengezet.

Tabel 2 – Geselecteerde SCC's, modules en geselecteerde clausules. De Approved EU SCCs, met inbegrip van de Appendix Information, waarbij voor de toepassing van het Addendum uitsluitend de volgende modules, clausules en facultatieve bepalingen in werking worden gesteld: Module 2 (verwerkingsverantwoordelijke aan verwerker) is van toepassing, en de Modules 1, 3 en 4 niet; clausule 7 (koppelingsclausule) wordt niet gebruikt; de optie van clausule 11 (onafhankelijke geschillenbeslechtingsinstantie) wordt niet gebruikt; clausule 9, onder a), werkt volgens algemene schriftelijke toestemming, met een termijn van 30 dagen voorafgaande kennisgeving.

Tabel 3 – Appendix Information. Bijlage 1A (Lijst van partijen): bijlage I.A van deze Verwerkersovereenkomst. Bijlage 1B (Beschrijving van de doorgifte): bijlage I.B van deze Verwerkersovereenkomst. Bijlage II (technische en organisatorische maatregelen, waaronder maatregelen ter waarborging van de beveiliging van de gegevens): bijlage II van deze Verwerkersovereenkomst. Bijlage III (Lijst van subverwerkers): bijlage III van deze Verwerkersovereenkomst.

Tabel 4 – Beëindiging van dit Addendum wanneer het Approved Addendum wijzigt. Welke partijen dit Addendum kunnen beëindigen zoals bepaald in Section 19 van het Addendum: geen van beide partijen. Wanneer de Information Commissioner op grond van Section 18 van het Addendum een herzien Approved Addendum uitvaardigt, wordt dit Addendum gewijzigd zoals de herziening bepaalt, met ingang van de daarin vastgestelde ingangsdatum.

Verplichte clausules: Part 2: Mandatory Clauses van het Approved Addendum, zijnde het model-Addendum B.1.0 dat door het ICO is uitgevaardigd en op 2 februari 2022 overeenkomstig s119A van de Data Protection Act 2018 aan het Parlement is voorgelegd, zoals herzien op grond van Section 18 van die Mandatory Clauses. Op grond van die Mandatory Clauses wordt het Addendum beheerst door het recht van Engeland en Wales, worden geschillen beslecht door de rechterlijke instanties van Engeland en Wales, kan een betrokkene ook een procedure tegen elk van de partijen aanhangig maken bij de rechterlijke instanties van elk land van het Verenigd Koninkrijk, en is de Information Commissioner de toezichthoudende autoriteit. Wij verstrekken de tekst van het Addendum op verzoek.

Beoordeling van het doorgifterisico voor het Verenigd Koninkrijk (transfer risk assessment). Voor de doorgifte aan ons in de Verenigde Staten baseert de tenant zich als exporteur, voor de beoordeling van het recht en de praktijk van de Verenigde Staten inzake toegang door overheidsinstanties tot persoonsgegevens en van de afdwingbaarheid van het Addendum, op de analyse van de Britse regering van de relevante wetten en praktijken van de Verenigde Staten, opgesteld door het Department for Science, Innovation and Technology, zoals de richtsnoeren van de Information Commissioner over het uitvoeren van een transfer risk assessment voor doorgiften naar de Verenigde Staten toestaan, ook voor een ontvanger die niet is gecertificeerd onder de UK Extension van het EU-U.S. Data Privacy Framework. Op basis van die analyse is de bescherming van de doorgegeven gegevens, met het Addendum van kracht, niet wezenlijk lager dan op grond van het gegevensbeschermingsrecht van het Verenigd Koninkrijk. Wij zijn niet gecertificeerd onder dat kader, en deze beoordeling berust niet op certificering. De doorgifte waarop zij betrekking heeft, is de doorgifte die in bijlage I.B wordt beschreven, met de verdere doorgiften in bijlage III en de waarborgen in bijlage II en de samenvatting van de beoordeling van het effect van de doorgifte. Wij stellen de tenant zonder onredelijke vertraging in kennis als de Britse regering die analyse intrekt of wezenlijk wijzigt of als wij het Addendum niet langer kunnen naleven, en de partijen herzien deze beoordeling dan.

Voor doorgiften van persoonsgegevens van bezoekers waarop de Zwitserse federale wet betreffende gegevensbescherming van 25 september 2020 (FADP) van toepassing is, gelden de Clausules zoals opgenomen in artikel 13 als standaardbepalingen inzake gegevensbescherming die door de Federale Commissaris voor gegevensbescherming en openbaarheid (FDPIC) zijn erkend op grond van artikel 16, lid 2, onder d), FADP, met de onderstaande aanpassingen. Zij zijn van toepassing op elke dergelijke doorgifte, ongeacht het antwoord dat de tenant in de console heeft gegeven over gegevens uit Zwitserland. Wanneer zowel de FADP als de AVG op een doorgifte van toepassing is, hanteren de partijen afzonderlijke regelingen: deze aanpassingen zijn uitsluitend van toepassing voor zover de FADP op de doorgifte van toepassing is, en artikel 13 blijft zonder wijziging van toepassing voor zover de AVG daarop van toepassing is.

• Verwijzingen naar Verordening (EU) 2016/679 moeten worden opgevat als verwijzingen naar de FADP, voor zover de doorgifte aan de FADP is onderworpen.
• De FDPIC is de bevoegde toezichthoudende autoriteit op grond van clausule 13 en bijlage I.C voor doorgiften waarop de FADP van toepassing is; wanneer ook de AVG op een doorgifte van toepassing is, blijft de autoriteit die op grond van clausule 13, onder a), is aangewezen voor dat deel parallel bevoegd.
• Voor doorgiften waarop uitsluitend de FADP van toepassing is, worden de Clausules op grond van clausule 17 beheerst door Zwitsers recht, en worden geschillen tussen de partijen op grond van clausule 18, onder b), beslecht door de Zwitserse rechterlijke instanties van de plaats van de statutaire zetel van de tenant.
• Het begrip "lidstaat" in de Clausules mag niet zo worden uitgelegd dat betrokkenen in Zwitserland worden uitgesloten van de mogelijkheid om op grond van clausule 18, onder c), vorderingen ter verdediging van hun rechten in te stellen in de plaats van hun gewone verblijfplaats, Zwitserland.
• De samenvatting van de beoordeling van het effect van de doorgifte is op deze doorgiften van toepassing, gelezen met verwijzing naar de FADP. Wij zijn niet gecertificeerd onder het Swiss-U.S. Data Privacy Framework, zodat de erkenning door de Bondsraad van de Verenigde Staten voor gecertificeerde ondernemingen niet geldt voor doorgiften aan ons. De FADP vereist niet dat het gebruik van deze clausules aan de FDPIC wordt gemeld.

Gegevensexporteur: de tenant, de verwerkingsverantwoordelijke voor de bezoekersgegevens, gevestigd in het land dat voor de werkruimte in de console is vastgelegd, wat een lidstaat van de Europese Economische Ruimte, het Verenigd Koninkrijk, Zwitserland of een ander land kan zijn; wanneer een elders gevestigde tenant voor zijn verwerking van bezoekersgegevens onderworpen is aan de AVG, het gegevensbeschermingsrecht van het Verenigd Koninkrijk of de FADP, is hij de gegevensexporteur voor de doorgiften waarop dat recht van toepassing is. Zijn activiteiten die relevant zijn voor de doorgifte, zijn het uitoefenen van zijn bedrijf en het aansturen van de Concierge-werkruimte via de console. Zijn volledige juridische naam, handelsnaam, adres, registratienummer, e-mailadres voor privacyzaken, en de naam en functie van de persoon die namens hem heeft aanvaard, zijn die welke bij zijn aanvaarding in de console zijn vastgelegd. Rol: verwerkingsverantwoordelijke.

Gegevensimporteur: DCI Brands LLC ("Vavus", de verwerker), 312 W 2nd Street, Casper, WY 82601, United States (Wyoming Secretary of State filing ID 2017-000762309); activiteiten die relevant zijn voor de doorgifte: het leveren van de dienst Concierge op grond van deze Verwerkersovereenkomst; contact voor gegevensbeschermingsaangelegenheden: support@vavusai.com. Rol: verwerker.

Ondertekening en datum: voor de gegevensexporteur, zijn in de console vastgelegde aanvaarding van deze Verwerkersovereenkomst (versie, datum en tijdstip, en de persoon die heeft aanvaard); voor de gegevensimporteur, onze publicatie van deze Verwerkersovereenkomst in deze versie, zoals bepaald in artikel 13.

Categorieën van betrokkenen: de bezoekers, klanten, potentiële klanten en medewerkers van de tenant van wie informatie aan de dienst wordt verstrekt.

Categorieën van persoonsgegevens: identificatoren die de bezoeker verstrekt (naam, telefoonnummer, e-mailadres), gespreksinhoud (berichten, spraakaudio, transcripties en eventuele opnamen die de tenant gebruikt), contact- en boekingsgegevens die de assistent op basis van de handelingen van de bezoeker aanmaakt, technische sessiegegevens (tijdstempels, kanaal, taal), en persoonsgegevens die zijn opgenomen in materiaal dat de tenant uploadt naar de kennis van de assistent of in stemfragmenten die de tenant aanlevert om een aangepaste stem te maken.

Gevoelige gegevens: de dienst verzamelt niet standaard bijzondere categorieën van gegevens. Wanneer de configuratie van een tenant gezondheidsinformatie voorzienbaar maakt (werkruimten die voor de gezondheidszorg zijn geconfigureerd), is de toegang beperkt tot personeel dat deze nodig heeft en wordt deze vastgelegd, en blijft de tenant ervoor verantwoordelijk dat de verzameling ervan berust op de eigen rechtsgrond en instructies van de tenant.

Frequentie en duur: doorlopend, gedurende het bestaan van de werkruimte, naarmate sessies, boekingen en gebruik van de console plaatsvinden; de bewaring volgt de artikelen 3 en 9. Aard en doel: verzamelen, verzenden, ordenen, opslaan, opvragen, vertalen, genereren van antwoorden, verstrekken aan bevoegde medewerkers en aan de subverwerkers in bijlage III, en verwijderen, om Concierge te leveren op instructie van de tenant. Verdere doorgiften zijn beperkt tot clausule 9, artikel 6 en de lijst in bijlage III.

Voor doorgiften waarop de AVG van toepassing is, wordt de bevoegde toezichthoudende autoriteit bepaald aan de hand van clausule 13, onder a): wanneer de tenant (als gegevensexporteur) in een lidstaat is gevestigd, de toezichthoudende autoriteit die verantwoordelijk is voor het toezicht op de naleving van de AVG door de tenant met betrekking tot de doorgifte; wanneer de tenant niet in een lidstaat is gevestigd, maar onder artikel 3, lid 2, van de AVG valt en een vertegenwoordiger heeft aangewezen op grond van artikel 27, lid 1, de toezichthoudende autoriteit van de lidstaat waar die vertegenwoordiger is gevestigd; en wanneer de tenant niet in een lidstaat is gevestigd, onder artikel 3, lid 2, valt en niet verplicht is een vertegenwoordiger aan te wijzen op grond van artikel 27, lid 2, de toezichthoudende autoriteit van een van de lidstaten waar de betrokkenen zich bevinden van wie persoonsgegevens worden doorgegeven in verband met het aan hen aanbieden van goederen of diensten, of van wie het gedrag wordt gevolgd.

Voor doorgiften waarop het gegevensbeschermingsrecht van het Verenigd Koninkrijk van toepassing is, de Information Commissioner, zoals bepaald in artikel 14. Voor doorgiften waarop de FADP van toepassing is, de Federale Commissaris voor gegevensbescherming en openbaarheid, zoals bepaald in artikel 15, parallel aan de hierboven genoemde autoriteit wanneer ook de AVG op de doorgifte van toepassing is.

De maatregelen die de gegevensimporteur toepast om de gegevens te beschermen, zoals beschreven in de artikelen 4, 5, 8 en 9 van deze Verwerkersovereenkomst:

• TLS voor gegevens tijdens de verzending en versleuteling in rust in de gehele dienst
• Toegang op basis van minimale rechten, per rol afgebakend, via de geauthenticeerde console; personeel gebonden aan geheimhoudingsverplichtingen
• Registratie van toegang voor werkruimten die voor de gezondheidszorg zijn geconfigureerd en auditregistratie van beheerhandelingen
• Opnamen bewaard in objectopslag met toegangscontrole
• Veilige verwijdering van bestanden waarvan de bewaartermijn is verstreken; versleutelde back-ups volgens een gedocumenteerde levenscyclus
• Versleutelde back-ups per uur, met hersteltests, voor continuïteit en herstel
• Bewaking van de software en afhankelijkheden van de dienst op kwetsbaarheden, met het installeren van patches
• Wijzigingen doorgevoerd via versiebeheer en een gescripte implementatie met statuscontroles en terugdraaimogelijkheid
• Wachtwoorden uitsluitend opgeslagen als gezouten hashes; accounts vergrendeld na herhaalde mislukte inlogpogingen
• Fysieke beveiliging van de datacenters verzorgd door Google Cloud onder zijn certificeringen
• Geharde endpoints achter een webapplicatiefirewall met snelheidsbeperking
• Melding van inbreuken in verband met persoonsgegevens aan de tenant zonder onredelijke vertraging nadat daarvan kennis is genomen, met details en opvolging in fasen
• Bijstand bij verzoeken van betrokkenen en bij de verplichtingen van de tenant op grond van de artikelen 32 tot en met 36 van de AVG en de gelijkwaardige bepalingen van de Britse AVG en de FADP
• Schriftelijke contracten met subverwerkers die inhoudelijk dezelfde gegevensbeschermingsverplichtingen bevatten als deze Verwerkersovereenkomst

De subverwerkers die zijn toegestaan op grond van clausule 9, onder a) (algemene schriftelijke toestemming), en artikel 6, per functie. Wijzigingen volgen de kennisgevings- en bezwaarvoorwaarden van artikel 6.

Aanbieders die de tenant zelf koppelt – zijn eigen telefonie- of berichtenaccounts (zoals zijn eigen Twilio-account of de aanbieder van WhatsApp), zijn eigen Stripe-account voor betalingen die hij van zijn klanten ontvangt, en de agenda-, CRM-, ticket- of winkelsystemen die hij koppelt – worden door de tenant rechtstreeks en op eigen gezag ingeschakeld en zijn niet onze subverwerkers.

• Google Cloud – cloudhosting en -opslag (primaire regio in de Verenigde Staten, EU-edge in Frankfurt)
• Google – spraakherkenning, spraaksynthese, vertaling en AI-modellen
• OpenAI – AI-modellen, spraakherkenning en spraaksynthese
• Anthropic – AI-modellen
• ElevenLabs – spraakherkenning, spraaksynthese en aangepaste stemmen (niet gebruikt voor werkruimten die voor de gezondheidszorg zijn geconfigureerd)
• AssemblyAI – spraakherkenning, wanneer de spraakinstelling van de werkruimte deze gebruikt
• TypeSafe – semantische routering van gespreksbeurten, wanneer de assistentinstellingen van de werkruimte dit inschakelen
• Twilio – telefonie en sms-berichten voor telefoonnummers die wij aan de tenant verstrekken
• Stripe – betalingen voor het eigen Concierge-pakket en gebruik van de tenant
• Resend – bezorging van e-mail
• Zelf gehoste Postal op onze eigen infrastructuur – bezorging van e-mail

Wanneer de California Consumer Privacy Act of een andere privacywet van een staat van de Verenigde Staten op bezoekersgegevens van toepassing is, is de tenant de business of controller en is Vavus zijn service provider, contractor of processor, en hebben de begrippen in deze bijlage de betekenis die die wetten eraan geven. De tenant verstrekt ons bezoekersgegevens uitsluitend voor het beperkte en welbepaalde doel van het leveren van Concierge zoals beschreven in deze Verwerkersovereenkomst en de Concierge-voorwaarden.

Wij zullen: bezoekersgegevens uitsluitend voor dat doel en op instructie van de tenant verwerken, en ze nooit verkopen of delen; ze niet bewaren, gebruiken of verstrekken voor enig ander doel, met inbegrip van enig commercieel doel, of buiten onze directe zakelijke relatie met de tenant; ze niet combineren met persoonlijke informatie die wij van iemand anders ontvangen of zelf verzamelen, behalve voor zover die wetten dat toestaan om de dienst te leveren; voldoen aan de verplichtingen die die wetten aan service providers opleggen en bezoekersgegevens hetzelfde niveau van privacybescherming bieden dat zij vereisen; de tenant schriftelijk informeren als wij vaststellen dat wij niet langer aan die verplichtingen kunnen voldoen; de tenant toestaan redelijke en passende maatregelen te nemen om te controleren dat wij bezoekersgegevens gebruiken in overeenstemming met zijn eigen verplichtingen, onder meer via artikel 10, en om elk onbevoegd gebruik te stoppen en te herstellen; en de tenant op grond van artikel 6 in kennis stellen van nieuwe subverwerkers, waarmee wordt voldaan aan de kennisgeving die die wetten vereisen. Wij verklaren dat wij deze beperkingen begrijpen en deze zullen naleven.

Verzoeken van bezoekers op grond van die wetten gaan naar de tenant, en wij verlenen bijstand zoals beschreven in artikel 8.

Het recht van de Verenigde Staten staat overheidsinstanties toe om in omschreven omstandigheden de verstrekking af te dwingen van persoonsgegevens die door dienstverleners worden bewaard (met name Section 702 van FISA en Executive Order 12333). Voordat wij met deze Clausules instemden, hebben wij de doorgifte zoals clausule 14 vereist getoetst aan die wetten en praktijken, rekening houdend met de specifieke omstandigheden van de doorgifte: gegevens ter ondersteuning van de bedrijfsvoering (identificatoren, gespreksinhoud, boekingsgegevens, technische sessiegegevens), een korte verwerkingsketen (de tenant, wij en de subverwerkers in bijlage III), onze beoordeling dat wij bij het leveren van Concierge voor dit verkeer niet optreden als aanbieder van een elektronische communicatiedienst (electronic communication service provider), en de contractuele, technische en organisatorische waarborgen die van kracht zijn. Wij houden die beoordeling onder herziening, documenteren haar en stellen haar op verzoek ter beschikking van de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Aanvullende maatregelen: de technische en organisatorische maatregelen in bijlage II, minimalisering door een door de tenant geconfigureerde verzameling, de auditrechten in artikel 10, en de verplichtingen die wij op grond van de clausules 14 en 15 aanvaarden – de tenant in kennis stellen van een juridisch bindend verzoek om verstrekking wanneer de wet dat toestaat, ontheffing vragen van een eventueel kennisgevingsverbod en met regelmatige tussenpozen geaggregeerde informatie verstrekken, de rechtmatigheid van een verzoek toetsen en het aanvechten wanneer er redelijke gronden zijn om het onrechtmatig te achten, en de minimaal toelaatbare informatie verstrekken. Als wij concluderen dat wij de Clausules niet langer kunnen naleven, stellen wij de tenant daarvan onverwijld in kennis, en kan de tenant de doorgifte opschorten zoals de Clausules bepalen. Als een adequaatheidsbesluit een doorgifte gaat bestrijken (bijvoorbeeld als wij gecertificeerd raken onder het EU-U.S. Data Privacy Framework), zijn de Clausules op die doorgifte uitsluitend van toepassing voor zover het adequaatheidsbesluit daarop niet van toepassing is.

Voor doorgiften vanuit het Verenigd Koninkrijk is de beoordeling van het doorgifterisico in artikel 14 van toepassing. Voor doorgiften vanuit Zwitserland is deze beoordeling van toepassing, gelezen met verwijzing naar de FADP, zoals bepaald in artikel 15.