Vinnslusamningur Vavus Concierge

Þessi vinnslusamningur („vinnslusamningurinn“) er gerður milli DCI Brands LLC („Vavus“, „við“, vinnsluaðilinn), 312 W 2nd Street, Casper, WY 82601, United States, og fyrirtækisins sem rekur vinnusvæði í Vavus Concierge (vinnusvæðishafinn, ábyrgðaraðilinn). Hann gildir um gögn gesta sem Vavus vinnur samkvæmt fyrirmælum vinnusvæðishafans í gegnum Concierge-þjónustuna: vefviðmótið, græjuna fyrir vefi, hýstar síður þjónsins, síma- og skilaboðarásir og bókanir.

Hann er viðbót við þjónustuskilmála Vavus Concierge, sem vinnusvæðishafinn samþykkir ásamt þessum vinnslusamningi. Ef þessi vinnslusamningur stangast á við Concierge-skilmálana um vinnslu gagna gesta gildir þessi vinnslusamningur. Hann er saminn til að uppfylla 28. gr. almennu persónuverndarreglugerðarinnar (GDPR) og bresku persónuverndarreglugerðarinnar (UK GDPR), 9. gr. svissnesku sambandslaganna um persónuvernd (FADP) og sambærilegar skuldbindingar vinnsluaðila annars staðar; þar sem lög á hverjum stað leggja strangari skyldur á vinnsluaðila ganga þær framar við vinnslu í viðkomandi lögsögu. Viðauki IV gildir til viðbótar þar sem persónuverndarlög bandarísks ríkis gilda um gögn gesta vinnusvæðishafans.

Vinnusvæðishafinn er ábyrgðaraðili gagna gesta: hann ákveður hvað þjónninn gerir, hvaða þekkingu hann hefur, hvaða rásir eru virkar og hvað gestir eru spurðir um. Vavus er vinnsluaðilinn: við störfum eingöngu samkvæmt fyrirmælum vinnusvæðishafans í gegnum vefviðmótið og venjulega virkni þjónustunnar og vinnum gögn gesta eingöngu til að veita Concierge.

Við upplýsum vinnusvæðishafann tafarlaust ef fyrirmæli brjóta að okkar mati gegn gildandi persónuverndarlöggjöf og förum ekki eftir fyrirmælum sem eru augljóslega ólögmæt. Ef lög krefjast vinnslu utan skjalfestra fyrirmæla upplýsum við vinnusvæðishafann um það áður en sú vinnsla fer fram, nema lögin banni það. Við vinnum ekki gögn gesta í eigin tilgangi, notum þau ekki til að þjálfa líkön okkar og seljum þau ekki.

Þessi vinnslusamningur, þ.m.t. skilmálarnir um flutning í 7. og 13.–15. kafla, nær til vinnusvæðishafa sem er ábyrgðaraðili gagna gesta sinna. Hann nær ekki til vinnusvæðishafa sem vinnur gögnin fyrir hönd annars ábyrgðaraðila, því hann býður ekki upp á þriðja sérsnið (frá vinnsluaðila til vinnsluaðila) samningsákvæðanna; slíkt fyrirtæki má ekki samþykkja hann fyrir þau gögn.

Vinnusvæðishafinn ber ábyrgð á lögmæti þess sem hann biður okkur um að gera. Hann staðfestir að hann hafi lagagrundvöll fyrir vinnslunni, þ.m.t. samkvæmt 6., 9. og 10. gr. almennu persónuverndarreglugerðarinnar þar sem þær eiga við; að hann hafi veitt gestum þær upplýsingar sem 12.–14. gr. krefjast og aflað alls samþykkis sem lög krefjast, þ.m.t. fyrir upptöku eða þýðingu símtals; og að fyrirmæli hans samrýmist persónuverndarlöggjöf. Nema vinnusvæðið sé sett upp fyrir heilbrigðisþjónustu mun vinnusvæðishafinn ekki beina inn í þjónustuna gögnum gesta sem innihalda opinber auðkennisnúmer, greiðslukortanúmer, innskráningarupplýsingar fjármálareikninga, lykilorð að annarri þjónustu, lífkennagögn, gögn sem vísvitandi er safnað frá börnum yngri en 16 ára eða sérstaka flokka persónuupplýsinga, svo sem um heilsu, kynþátt eða þjóðernislegan uppruna, stjórnmálaskoðanir, trúarbrögð eða kynhneigð, og mun fjarlægja allt slíkt sem berst fyrir slysni. Vinnusvæðishafinn gætir öryggis innskráningarupplýsinga sinna að vefviðmótinu, ákveður hverjir í teymi hans hafa aðgang, geymir eigið afrit af öllu sem hann má ekki við að glata og staðfestir að hann hafi farið yfir ráðstafanirnar í 5. kafla og viðauka II og telji þær fullnægjandi fyrir þau gögn sem hann vinnur í gegnum Concierge.

Flokkar gagna gesta, eins og stillingar vinnusvæðishafans safna þeim: auðkenni sem gesturinn gefur upp (nafn, símanúmer, netfang), efni samtala (skilaboð, raddhljóð, uppskriftir og allar upptökur sem vinnusvæðishafinn starfrækir), skrár um tengiliði og bókanir sem þjónninn býr til út frá aðgerðum gestsins, tæknileg gögn um lotur (tímastimplar, rás, tungumál) og persónuupplýsingar í efni sem vinnusvæðishafinn hleður upp í þekkingu þjónsins eða í raddsýnum sem vinnusvæðishafinn leggur til í því skyni að búa til sérsniðna rödd.

Skráðir einstaklingar eru gestir, viðskiptavinir, væntanlegir viðskiptavinir og starfsfólk vinnusvæðishafans sem upplýsingar um eru látnar þjónustunni í té. Vinnslan felur í sér söfnun, sendingu, skipulagningu, varðveislu, heimt, þýðingu, gerð svara, miðlun til heimils starfsfólks og tengdra veitna og eyðingu. Tilgangur: að veita Concierge samkvæmt fyrirmælum vinnusvæðishafans. Tímalengd fer eftir gildandi varðveislustillingum og 9. kafla, fremur en að hún vari sjálfkrafa allan líftíma vinnusvæðisins.

Aðeins starfsfólk sem þarf aðgang til að reka þjónustuna eða tryggja öryggi hennar hefur hann, með trúnaðarskyldu, og aðgangur er skráður fyrir vinnusvæði sem sett eru upp fyrir heilbrigðisþjónustu. Við setjum ekki efni frá gestum í gögn til vefgreiningar, aðstoðarspjall eða opinber rakningarkerfi.

Þjónustan keyrir á okkar eigin innviðum samkvæmt þeim ráðstöfunum sem lýst er á öryggissíðu okkar: TLS við flutning, dulkóðun í geymslu, aðgangur samkvæmt meginreglunni um lágmarksréttindi, endurskoðunarskráning, örugg eyðing skráa sem eru komnar fram yfir varðveislutíma sinn og styrktir endapunktar á bak við eldvegg fyrir vefforrit. Upptökur eru geymdar í hlutageymslu með aðgangsstýringu; aðgangur að vefviðmótinu krefst auðkenningar og er afmarkaður eftir hlutverkum. Við getum uppfært þessar ráðstafanir eftir því sem tækni og ógnir breytast, að því tilskildu að heildarvernd gagna gesta minnki ekki verulega.

Við fáum undirvinnsluaðila til starfa eftir hlutverki: skýjahýsing og geymsla (Google Cloud); talgreining, talgerving, þýðingar og AI-líkön (Google, OpenAI, Anthropic, ElevenLabs og AssemblyAI); merkingarleg beining samtalslota, þar sem vinnusvæðið virkjar hana (TypeSafe); símaþjónusta og textaskilaboð fyrir símanúmer sem við útvegum vinnusvæðishafanum (Twilio); greiðslur fyrir eigin áskriftarleið og notkun vinnusvæðishafans (Stripe); afhending tölvupósts (Resend, auk Postal-póstþjóns sem við hýsum sjálf á okkar eigin innviðum); og – þar sem vinnusvæðishafinn tengir síma-, skilaboða-, greiðslu-, bókunar- eða viðskiptakerfi – eigin veitur vinnusvæðishafans (svo sem eigin Twilio-aðgangur hans, veita WhatsApp, eigin Stripe-aðgangur hans, dagatal hans eða viðskiptatengslakerfi (CRM)), sem vinnusvæðishafinn semur beint við á eigin ábyrgð. Í viðauka III er hver undirvinnsluaðili nafngreindur ásamt hlutverki sínu.

Vinnusvæðishafinn veitir almenna skriflega heimild fyrir þeim undirvinnsluaðilum sem tilgreindir eru í gildandi lista sem afhentur er fyrir þjónustu hans. Við leggjum á hvern undirvinnsluaðila persónuverndarskyldur sem jafngilda þeim sem eru í þessum vinnslusamningi með skriflegum samningi og berum áfram ábyrgð gagnvart vinnusvæðishafanum á efndum hans. Efni frá gestum má ekki nota til þjálfunar líkana án sérstakra lögmætra fyrirmæla og samningsgrundvallar. Gildandi listi með nöfnum er viðauki III og fæst einnig gegn beiðni, og við tilkynnum vinnusvæðishafanum í vefviðmótinu eða með tölvupósti með a.m.k. 30 daga fyrirvara áður en nýr undirvinnsluaðili fær gögn gesta til meðferðar, og á þeim tíma getur vinnusvæðishafinn andmælt á eðlilegum forsendum sem varða persónuvernd. Við vinnum þá með vinnusvæðishafanum í góðri trú að því að leysa úr andmælunum; ef það tekst ekki getur vinnusvæðishafinn sagt upp vinnusvæðinu áður en nýi undirvinnsluaðilinn fær gögn hans til meðferðar, og er það eina úrræðið vegna andmælanna. Gjöld sem þegar eru gjaldfallin eru áfram greiðsluskyld og um endurgreiðslu fer samkvæmt Concierge-skilmálunum.

Þjónustan starfar í Bandaríkjunum og, til að draga úr töf, á jaðarstöð í Evrópusambandinu (Frankfurt). Gögn gesta kunna því að vera unnin á hvoru svæðinu sem er eftir því sem beining lotunnar krefst. Áður en takmarkaður flutningur milli landa fer fram verða aðilar að koma á viðeigandi lögmætu fyrirkomulagi fyrir flutninginn og skjalfesta áfangastaði og verndarráðstafanir. Þar sem föst samningsákvæði eru notuð verða viðeigandi ákvæði, sérsnið, valkostir og útfylltir viðaukar að vera hluti af samningnum um flutninginn.

Fyrir flutning gagna gesta til okkar í Bandaríkjunum er þessi vinnslusamningur sá samningur um flutninginn, og vinnusvæðishafinn byggir á honum án sérstakrar undirritunar: fyrir flutning sem fellur undir almennu persónuverndarreglugerðina (frá Evrópska efnahagssvæðinu), samningsákvæðin eins og þau eru sett fram í 13. kafla og viðaukum hans; fyrir flutning sem fellur undir breska persónuverndarlöggjöf, samningsákvæðin ásamt breska viðbótarsamningnum um alþjóðlegan gagnaflutning (UK International Data Transfer Addendum) eins og sett er fram í 14. kafla; og fyrir flutning sem fellur undir svissnesku persónuverndarlögin (FADP), samningsákvæðin með svissnesku aðlögununum í 15. kafla. Hvert þeirra gildir um allan flutning sem lög þess ná til, óháð því hverju vinnusvæðishafinn svaraði í vefviðmótinu um bresk eða svissnesk gögn. Þar sem fleiri en ein af þessum lögum gilda um sama flutning gilda hverjir skilmálar að því marki sem þeirra eigin lög ná, og engir þeirra draga úr þeirri vernd sem aðrir veita.

Flutningur sem fellur undir reglur annarra landa um flutning krefst þess fyrirkomulags sem þau lög kveða á um; hafðu samband við okkur áður en vinnsla sem krefst slíks er virkjuð. Við erum ekki vottuð samkvæmt gagnaverndarramma ESB og Bandaríkjanna (EU-US Data Privacy Framework), viðbót hans fyrir Bretland (UK Extension) eða gagnaverndarramma Sviss og Bandaríkjanna (Swiss-US Data Privacy Framework), og enginn flutningur samkvæmt þessum vinnslusamningi byggist á þeim.

Gestir eru viðskiptavinir vinnusvæðishafans: beiðnir gests um gögn sín (aðgangur, leiðrétting, eyðing, andmæli) fara til vinnusvæðishafans sem ábyrgðaraðila, og vinnusvæðishafinn svarar þeim með eyðingu einstakra tengiliða í vefviðmótinu. Að teknu tilliti til eðlis vinnslunnar aðstoðum við, með viðeigandi tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum, við beiðnir samkvæmt III. kafla almennu persónuverndarreglugerðarinnar og jafngild réttindi samkvæmt bresku persónuverndarreglugerðinni og svissnesku persónuverndarlögunum (FADP). Að teknu tilliti til þeirra upplýsinga sem við höfum aðstoðum við einnig við öryggi, tilkynningar um öryggisbresti, mat á áhrifum á persónuvernd og fyrirframsamráð við eftirlitsyfirvöld samkvæmt 32.–36. gr. almennu persónuverndarreglugerðarinnar og jafngildum ákvæðum bresku persónuverndarreglugerðarinnar og svissnesku persónuverndarlaganna. Aðstoð sem gengur lengra en það sem þjónustan veitir nú þegar, svo sem samantekt gagna fyrir mat á áhrifum á persónuvernd, kann að vera gjaldfærð samkvæmt gildandi töxtum okkar fyrir sérfræðiþjónustu á hverjum tíma, sem vinnusvæðishafanum eru gefnir upp fyrir fram.

Ef við verðum vör við öryggisatvik sem hefur áhrif á gögn gesta í vinnusvæði tilkynnum við vinnusvæðishafanum það án ótilhlýðilegrar tafar eftir að við fáum vitneskju um öryggisbrest við vinnslu persónuupplýsinga. Við bíðum ekki eftir að rannsókn ljúki og lítum ekki á frest ábyrgðaraðila til tilkynningar til eftirlitsyfirvalda sem tilkynningarfrest okkar. Við veitum þær upplýsingar sem fyrir liggja um brestinn, þau gögn og þá einstaklinga sem hann varðar, líklegar afleiðingar, tengilið og mótvægisaðgerðir, og veitum frekari upplýsingar í áföngum eftir því sem þær liggja fyrir. Vinnusvæðishafinn annast, sem ábyrgðaraðili, allar tilkynningar til eigin gesta eða eftirlitsyfirvalda.

Misheppnaðar tilraunir sem stofna gögnum gesta ekki í hættu, svo sem lokaðar innskráningartilraunir, skannanir eða ping, eru ekki atvik og eru ekki tilkynntar. Tilkynning felur ekki í sér viðurkenningu á sök eða bótaábyrgð. Þar sem lög leyfa lætur vinnusvæðishafinn okkur vita áður en hann nefnir Vavus í tilkynningu um atvik til eftirlitsyfirvalds, gesta eða almennings, og tekur í góðri trú til skoðunar allar leiðréttingar sem við förum fram á varðandi okkar þátt í því.

Eyðing vinnusvæðis fjarlægir stillingar og samtalsefni vinnusvæðisins, þ.m.t. upptökur úr hlutageymslu, með fyrirvara um að dulkóðuð öryggisafrit renni út samkvæmt líftímastefnu okkar og um gögn sem lög skylda okkur til að varðveita (gögn um innheimtu í lögbundinn tíma vegna skatta). Eyðing einstaks tengiliðar fjarlægir samtalsefni þess tengiliðar. Við lok samnings skilum við, að vali vinnusvæðishafans, þeim persónuupplýsingum sem eftir eru á nothæfu sniði eða eyðum þeim, og eyðum fyrirliggjandi afritum nema gildandi lög krefjist varðveislu. Beiðni um skil verður að berast á undan óafturkræfum fyrirmælum um eyðingu. Öryggisafrit sem varðveitt eru njóta áfram verndar, eru ekki notuð til venjulegrar vinnslu og er eytt samkvæmt viðeigandi skjalfestum líftíma; ef þau eru endurheimt verður að framkvæma fyrirmæli um eyðingu aftur.

Ef vinnusvæðishafinn gefur engin fyrirmæli innan 30 daga eftir að vinnusvæðinu lýkur eyðum við þeim persónuupplýsingum sem eftir eru. Við staðfestum eyðingu skriflega gegn beiðni.

Við gerum aðgengilegar þær upplýsingar sem nauðsynlegar eru til að sýna fram á að farið sé að þessum vinnslusamningi og gerum vinnusvæðishafanum eða óháðum úttektaraðila sem hann felur verkið kleift að framkvæma úttektir, þ.m.t. skoðanir, og leggjum okkar af mörkum til þeirra. Þessi réttindi standa öllum vinnusvæðishöfum til boða og eru ekki háð fyrirtækjaáskrift.

Úttektir hefjast á skjölum. Gegn beiðni látum við í té öryggisgögn okkar, ráðstafanirnar í viðauka II og svör við hæfilegum öryggisspurningalista, og þar sem nýleg skýrsla óháðs úttektaraðila nær yfir viðkomandi stýringar látum við þá skýrslu í té í stað nýrrar úttektar á þeim. Þar sem skjöl eru raunverulega ófullnægjandi, eftir staðfestan öryggisbrest sem hefur áhrif á gögn vinnusvæðishafans, eða þar sem eftirlitsyfirvald krefst þess, getur vinnusvæðishafinn framkvæmt skoðun: einu sinni á hverju 12 mánaða tímabili nema öryggisbrestur eða eftirlitsyfirvald krefjist oftar, með 30 daga skriflegum fyrirvara og tillögu að umfangi, á vinnutíma, samkvæmt trúnaðarsamningi, án aðgangs að gögnum annarra viðskiptavina og með úttektaraðila sem er ekki samkeppnisaðili okkar. Úttektir eru á kostnað vinnusvæðishafans og vinnusvæðishafinn deilir niðurstöðum sínum með okkur. Ekkert af þessu kemur í veg fyrir skoðun sem eftirlitsyfirvald krefst með lögmætum hætti.

Þessi vinnslusamningur gildir á meðan vinnusvæði vinnusvæðishafans er til og fellur úr gildi þegar vinnusvæðinu er eytt, og persónuverndarskyldur hans gilda áfram eins lengi og við eða undirvinnsluaðilar okkar varðveitum persónuupplýsingar gesta. Ákvæði Concierge-skilmálanna um ágreining, bótaábyrgð og gildandi lög gilda aðeins að því marki sem þau takmarka ekki ófrávíkjanleg réttindi á sviði persónuverndar, valdheimildir eftirlitsyfirvalda eða gildandi samning um flutning; sá samningur gengur framar ef ósamræmi er.

Persónuverndarmál, listar yfir undirvinnsluaðila, föstu samningsákvæðin, breski viðbótarsamningurinn og svissnesku aðlaganirnar: support@vavusai.com.

Fyrir flutning persónuupplýsinga gesta frá Evrópska efnahagssvæðinu til okkar í Bandaríkjunum fellir þessi vinnslusamningur inn í sig föstu samningsákvæðin um miðlun persónuupplýsinga til þriðju landa sem samþykkt voru með framkvæmdarákvörðun framkvæmdastjórnarinnar (ESB) 2021/914 frá 4. júní 2021 („samningsákvæðin“), annað sérsnið (frá ábyrgðaraðila til vinnsluaðila), útfyllt með viðaukunum hér á eftir. Fyrir flutning sem fellur undir almennu persónuverndarreglugerðina eru samningsákvæðin felld inn án breytinga; í 14. og 15. kafla er mælt fyrir um hvernig sömu samningsákvæði gilda um flutning sem fellur undir bresk og svissnesk lög. Til þeirra er stofnað með skráðu samþykki vinnusvæðishafans á Concierge-skilmálunum ásamt þessum vinnslusamningi: útgáfan og tímastimpillinn sem þjónustan skráir fyrir það samþykki, ásamt birtingu okkar á þessum vinnslusamningi í þeirri útgáfu, mynda skriflegt samkomulag aðila um samningsákvæðin, svo að ekki þarf sérstaka undirritun.

Valkostir samningsákvæðanna eru nýttir sem hér segir. Valkvæða ákvæðið um aðild (7. ákvæði) er ekki notað. A-liður 9. ákvæðis gildir samkvæmt valkostinum um almenna skriflega heimild: fyrirkomulag 6. kafla um undirvinnsluaðila er umsamda heimildin og 30 daga fyrirvari hans er sá tilkynningarfrestur sem ákvæðið gerir ráð fyrir. Valkvæður óháður aðili sem sér um lausn deilumála samkvæmt a-lið 11. ákvæðis er ekki í boði. Lögbært eftirlitsyfirvald samkvæmt 13. ákvæði ákvarðast samkvæmt viðmiðunum a-liðar 13. ákvæðis, eins og fram kemur í viðauka I.C. Samkvæmt 17. ákvæði gilda um samningsákvæðin lög þess aðildarríkis þar sem vinnusvæðishafinn hefur staðfestu eða, ef vinnusvæðishafinn hefur ekki staðfestu í aðildarríki eða þau lög heimila ekki réttindi haghafa sem er þriðji aðili, írsk lög; samkvæmt b-lið 18. ákvæðis hafa dómstólar þess aðildarríkis, eða í því tilviki dómstólar Írlands, lögsögu, og samkvæmt c-lið 18. ákvæðis getur skráður einstaklingur einnig höfðað mál í því aðildarríki þar sem hann hefur fasta búsetu. Í samningsákvæðunum, eins og þau gilda samkvæmt þessum kafla, teljast aðildarríki einnig þau ríki Evrópska efnahagssvæðisins sem ekki eru aðilar að Evrópusambandinu.

Ef samningsákvæðin og þessi vinnslusamningur stangast á ganga samningsákvæðin framar að því marki sem ósamræmið nær, í samræmi við 11. kafla. Samkvæmt ákvæði 8.3 (annað sérsnið) gerir vinnusvæðishafinn samningsákvæðin, þ.m.t. þessa viðauka, aðgengileg skráðum einstaklingi sem óskar eftir þeim; við látum textann í té gegn beiðni til að gera það mögulegt.

Fyrir flutning persónuupplýsinga gesta sem bresk persónuverndarlöggjöf gildir um (takmarkaður flutningur (Restricted Transfers) samkvæmt bresku persónuverndarreglugerðinni) fellir þessi vinnslusamningur inn í sig viðbótarsamninginn um alþjóðlegan gagnaflutning við föst samningsákvæði framkvæmdastjórnar ESB (International Data Transfer Addendum to the EU Commission Standard Contractual Clauses), sem breski upplýsingafulltrúinn (Information Commissioner) gaf út samkvæmt 1. mgr. 119. gr. A í bresku persónuverndarlögunum frá 2018 (Data Protection Act 2018), útgáfu B1.0 sem tók gildi 21. mars 2022 („viðbótarsamninginn“), útfylltan með töflunum í þessum kafla. Hann gildir um allan slíkan flutning, óháð því hverju vinnusvæðishafinn svaraði í vefviðmótinu um bresk gögn. Eins og 2. liður viðbótarsamningsins heimilar gera aðilar hann með skráðu samþykki vinnusvæðishafans á þessum vinnslusamningi í þessari útgáfu og birtingu okkar á þessum vinnslusamningi í þessari útgáfu, sem gera hann lagalega bindandi fyrir báða aðila og gera skráðum einstaklingum kleift að framfylgja réttindum sínum samkvæmt honum; ekki þarf sérstaka undirritun.

Tafla 1 – Aðilar. Upphafsdagur: dagurinn sem vefviðmótið skráir samþykki vinnusvæðishafans á þessari útgáfu. Gagnaútflytjandi: vinnusvæðishafinn, með fullu lögheiti, viðskiptaheiti, aðalheimilisfangi, opinberu skráningarnúmeri og helsta tengilið (nafni og hlutverki þess sem samþykkti og netfangi fyrirtækisins vegna persónuverndar) sem skráð eru með samþykki hans í vefviðmótinu. Gagnainnflytjandi: DCI Brands LLC, sem starfar undir heitinu Vavus; aðalheimilisfang 312 W 2nd Street, Casper, WY 82601, United States; opinbert skráningarnúmer: skráningarnúmer hjá Wyoming Secretary of State 2017-000762309; helsti tengiliður: Dragos Ignat, eigandi og stofnandi, support@vavusai.com. Undirritun: ekki áskilin, eins og fram kemur hér að framan.

Tafla 2 – Valin föst samningsákvæði, sérsnið og valin ákvæði. Samþykktu föstu samningsákvæði ESB, þ.m.t. upplýsingar í viðbæti, þar sem aðeins eftirfarandi sérsnið, ákvæði og valkvæð ákvæði taka gildi að því er varðar viðbótarsamninginn: annað sérsnið (frá ábyrgðaraðila til vinnsluaðila) er virkt en fyrsta, þriðja og fjórða sérsnið ekki; 7. ákvæði (ákvæði um aðild) er ekki notað; valkosturinn í 11. ákvæði (óháður aðili sem sér um lausn deilumála) er ekki notaður; a-liður 9. ákvæðis gildir samkvæmt almennri skriflegri heimild, með 30 daga fyrirvara.

Tafla 3 – Upplýsingar í viðbæti. Viðauki 1A (Skrá yfir aðila): viðauki I.A við þennan vinnslusamning. Viðauki 1B (Lýsing á flutningi): viðauki I.B við þennan vinnslusamning. Viðauki II (tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir, þ.m.t. ráðstafanir til að tryggja öryggi gagnanna): viðauki II við þennan vinnslusamning. Viðauki III (Listi yfir undirvinnsluaðila): viðauki III við þennan vinnslusamning.

Tafla 4 – Lok þessa viðbótarsamnings þegar samþykkta viðbótarsamningnum er breytt. Hvaða aðilar geta slitið þessum viðbótarsamningi eins og fram kemur í 19. lið viðbótarsamningsins: hvorugur aðili. Þegar breski upplýsingafulltrúinn gefur út endurskoðaðan samþykktan viðbótarsamning samkvæmt 18. lið viðbótarsamningsins breytist þessi viðbótarsamningur eins og endurskoðunin tilgreinir frá þeim upphafsdegi sem hún ákveður.

Skyldubundin ákvæði: 2. hluti: Skyldubundin ákvæði samþykkta viðbótarsamningsins, þ.e. sniðmáts viðbótarsamnings B.1.0 sem breska upplýsingafulltrúaembættið (ICO) gaf út og lagt var fyrir breska þingið í samræmi við 119. gr. A í bresku persónuverndarlögunum frá 2018 hinn 2. febrúar 2022, eins og það er endurskoðað samkvæmt 18. lið þessara skyldubundnu ákvæða. Samkvæmt þessum skyldubundnu ákvæðum gilda lög Englands og Wales um viðbótarsamninginn, dómstólar Englands og Wales leysa úr ágreiningi, skráður einstaklingur getur einnig höfðað mál gegn hvorum aðila sem er fyrir dómstólum hvaða lands sem er innan Bretlands, og breski upplýsingafulltrúinn er eftirlitsyfirvaldið. Við látum texta viðbótarsamningsins í té gegn beiðni.

Mat á áhættu vegna flutnings frá Bretlandi. Að því er varðar flutning til okkar í Bandaríkjunum byggir vinnusvæðishafinn, sem gagnaútflytjandi, við mat á bandarískum lögum og framkvæmd varðandi aðgang opinberra yfirvalda að persónuupplýsingum og á framfylgjanleika viðbótarsamningsins, á greiningu breskra stjórnvalda á viðeigandi bandarískum lögum og framkvæmd sem breska ráðuneyti vísinda, nýsköpunar og tækni (Department for Science, Innovation and Technology) tók saman, eins og leiðbeiningar breska upplýsingafulltrúans um gerð mats á áhættu vegna flutnings til Bandaríkjanna heimila, þ.m.t. fyrir viðtakanda sem er ekki vottaður samkvæmt viðbót Bretlands við gagnaverndarramma ESB og Bandaríkjanna (UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework). Samkvæmt þeirri greiningu er vernd fluttu gagnanna, þegar viðbótarsamningurinn er í gildi, ekki verulega minni en samkvæmt breskri persónuverndarlöggjöf. Við erum ekki vottuð samkvæmt þeim ramma og þetta mat byggist ekki á vottun. Flutningurinn sem það nær til er sá sem lýst er í viðauka I.B, með áframhaldandi flutningi samkvæmt viðauka III og verndarráðstöfunum samkvæmt viðauka II og samantektinni á mati á áhrifum flutnings. Við látum vinnusvæðishafann vita án ótilhlýðilegrar tafar ef bresk stjórnvöld draga þá greiningu til baka eða breyta henni verulega eða ef við getum ekki lengur farið að viðbótarsamningnum, og aðilar endurskoða þá þetta mat.

Fyrir flutning persónuupplýsinga gesta sem svissnesku sambandslögin um persónuvernd frá 25. september 2020 (FADP) gilda um gilda samningsákvæðin, eins og þau eru felld inn í 13. kafla, sem stöðluð ákvæði um persónuvernd sem svissneski sambandsfulltrúinn um persónuvernd og upplýsingar (FDPIC) viðurkennir samkvæmt d-lið 2. mgr. 16. gr. FADP, með aðlögununum hér á eftir. Þau gilda um allan slíkan flutning, óháð því hverju vinnusvæðishafinn svaraði í vefviðmótinu um svissnesk gögn. Þar sem flutningur fellur bæði undir FADP og almennu persónuverndarreglugerðina halda aðilar aðskildu fyrirkomulagi: þessar aðlaganir gilda aðeins að því marki sem FADP gildir um flutninginn, og 13. kafli gildir áfram án breytinga að því marki sem almenna persónuverndarreglugerðin gildir um hann.

• Tilvísanir í reglugerð (ESB) 2016/679 ber að skilja sem tilvísanir í FADP, að því marki sem flutningurinn fellur undir FADP.
• FDPIC er lögbært eftirlitsyfirvald samkvæmt 13. ákvæði og viðauka I.C fyrir flutning sem fellur undir FADP; þar sem almenna persónuverndarreglugerðin gildir einnig um flutning er yfirvaldið sem ákvarðað er samkvæmt a-lið 13. ákvæðis áfram lögbært fyrir þann hluta, samhliða.
• Fyrir flutning sem fellur eingöngu undir FADP gilda svissnesk lög um samningsákvæðin samkvæmt 17. ákvæði, og dómstólar í Sviss þar sem vinnusvæðishafinn hefur skráð aðsetur leysa úr ágreiningi milli aðila samkvæmt b-lið 18. ákvæðis.
• Hugtakið „aðildarríki“ í samningsákvæðunum má ekki túlka þannig að það útiloki skráða einstaklinga í Sviss frá því að gera kröfur um réttindi sín á fasta búsetustað sínum, í Sviss, samkvæmt c-lið 18. ákvæðis.
• Samantektin á mati á áhrifum flutnings gildir um þennan flutning, lesin með hliðsjón af FADP. Við erum ekki vottuð samkvæmt gagnaverndarramma Sviss og Bandaríkjanna (Swiss-US Data Privacy Framework), og því nær viðurkenning svissneska sambandsráðsins á Bandaríkjunum fyrir vottuð fyrirtæki ekki til flutnings til okkar. FADP krefst þess ekki að notkun þessara ákvæða sé tilkynnt FDPIC.

Gagnaútflytjandi: vinnusvæðishafinn, ábyrgðaraðili gagna gesta, með staðfestu í því landi sem skráð er fyrir vinnusvæðið í vefviðmótinu, sem getur verið aðildarríki Evrópska efnahagssvæðisins, Bretland, Sviss eða annað land; þar sem vinnusvæðishafi með staðfestu annars staðar fellur undir almennu persónuverndarreglugerðina, breska persónuverndarlöggjöf eða FADP við vinnslu sína á gögnum gesta er hann gagnaútflytjandi að því er varðar þann flutning sem þau lög gilda um. Starfsemi hans sem skiptir máli fyrir flutninginn er rekstur fyrirtækis hans og stjórnun á Concierge-vinnusvæðinu í gegnum vefviðmótið. Fullt lögheiti hans, viðskiptaheiti, heimilisfang, skráningarnúmer, netfang vegna persónuverndar og nafn og hlutverk þess sem samþykkti fyrir hans hönd eru þau sem skráð eru með samþykki hans í vefviðmótinu. Hlutverk: ábyrgðaraðili.

Gagnainnflytjandi: DCI Brands LLC („Vavus“, vinnsluaðilinn), 312 W 2nd Street, Casper, WY 82601, United States (skráningarnúmer hjá Wyoming Secretary of State 2017-000762309); starfsemi sem skiptir máli fyrir flutninginn: veiting Concierge-þjónustunnar samkvæmt þessum vinnslusamningi; tengiliður vegna persónuverndarmála: support@vavusai.com. Hlutverk: vinnsluaðili.

Undirritun og dagsetning: fyrir gagnaútflytjanda, samþykki hans á þessum vinnslusamningi sem skráð er í vefviðmótinu (útgáfa, dagsetning og tími, og sá sem samþykkti); fyrir gagnainnflytjanda, birting okkar á þessum vinnslusamningi í þessari útgáfu, eins og kveðið er á um í 13. kafla.

Flokkar skráðra einstaklinga: gestir, viðskiptavinir, væntanlegir viðskiptavinir og starfsfólk vinnusvæðishafans sem upplýsingar um eru látnar þjónustunni í té.

Flokkar persónuupplýsinga: auðkenni sem gesturinn gefur upp (nafn, símanúmer, netfang), efni samtala (skilaboð, raddhljóð, uppskriftir og allar upptökur sem vinnusvæðishafinn starfrækir), skrár um tengiliði og bókanir sem þjónninn býr til út frá aðgerðum gestsins, tæknileg gögn um lotur (tímastimplar, rás, tungumál) og persónuupplýsingar í efni sem vinnusvæðishafinn hleður upp í þekkingu þjónsins eða í raddsýnum sem vinnusvæðishafinn leggur til í því skyni að búa til sérsniðna rödd.

Viðkvæmar upplýsingar: þjónustan safnar ekki að jafnaði sérstökum flokkum persónuupplýsinga. Þar sem uppsetning vinnusvæðishafa gerir heilbrigðisupplýsingar fyrirsjáanlegar (vinnusvæði sett upp fyrir heilbrigðisþjónustu) er aðgangur takmarkaður við starfsfólk sem þarf hann og skráður, og vinnusvæðishafinn ber áfram ábyrgð á því að söfnun þeirra byggist á eigin lagagrundvelli hans og fyrirmælum.

Tíðni og tímalengd: samfellt, allan líftíma vinnusvæðisins, eftir því sem lotur, bókanir og notkun vefviðmótsins eiga sér stað; varðveisla fer eftir 3. og 9. kafla. Eðli og tilgangur: söfnun, sending, skipulagning, varðveisla, heimt, þýðing, gerð svara, miðlun til heimils starfsfólks og til undirvinnsluaðilanna í viðauka III, og eyðing, til að veita Concierge samkvæmt fyrirmælum vinnusvæðishafans. Áframhaldandi flutningur takmarkast við 9. ákvæði, 6. kafla og listann í viðauka III.

Fyrir flutning sem fellur undir almennu persónuverndarreglugerðina ákvarðast lögbært eftirlitsyfirvald samkvæmt a-lið 13. ákvæðis: ef vinnusvæðishafinn (sem gagnaútflytjandi) hefur staðfestu í aðildarríki, það eftirlitsyfirvald sem ber ábyrgð á að tryggja að vinnusvæðishafinn fari að almennu persónuverndarreglugerðinni að því er varðar flutninginn; ef vinnusvæðishafinn hefur ekki staðfestu í aðildarríki en fellur undir 2. mgr. 3. gr. almennu persónuverndarreglugerðarinnar og hefur tilnefnt fulltrúa samkvæmt 1. mgr. 27. gr., eftirlitsyfirvald þess aðildarríkis þar sem fulltrúinn hefur staðfestu; og ef vinnusvæðishafinn hefur ekki staðfestu í aðildarríki, fellur undir 2. mgr. 3. gr. og honum er ekki skylt að tilnefna fulltrúa samkvæmt 2. mgr. 27. gr., eftirlitsyfirvald eins þeirra aðildarríkja þar sem þeir skráðu einstaklingar eru staddir sem persónuupplýsingar um eru fluttar í tengslum við að þeim er boðin vara eða þjónusta, eða sem fylgst er með hegðun hjá.

Fyrir flutning sem fellur undir breska persónuverndarlöggjöf, breski upplýsingafulltrúinn, eins og kveðið er á um í 14. kafla. Fyrir flutning sem fellur undir FADP, svissneski sambandsfulltrúinn um persónuvernd og upplýsingar, eins og kveðið er á um í 15. kafla, samhliða yfirvaldinu hér að framan þar sem almenna persónuverndarreglugerðin gildir einnig um flutninginn.

Ráðstafanirnar sem gagnainnflytjandi beitir til að vernda gögnin, eins og þeim er lýst í 4., 5., 8. og 9. kafla þessa vinnslusamnings:

• TLS fyrir gögn í flutningi og dulkóðun í geymslu í allri þjónustunni
• Aðgangur samkvæmt meginreglunni um lágmarksréttindi, afmarkaður eftir hlutverkum, í gegnum vefviðmót sem krefst auðkenningar; starfsfólk bundið trúnaðarskyldu
• Skráning aðgangs fyrir vinnusvæði sett upp fyrir heilbrigðisþjónustu og endurskoðunarskráning stjórnunaraðgerða
• Upptökur geymdar í hlutageymslu með aðgangsstýringu
• Örugg eyðing skráa sem eru komnar fram yfir varðveislutíma sinn; dulkóðuð öryggisafrit samkvæmt skjalfestum líftíma
• Dulkóðuð öryggisafrit á klukkustundar fresti, með prófunum á endurheimt, vegna samfellu og endurheimtar
• Vöktun hugbúnaðar þjónustunnar og þeirra hugbúnaðarpakka sem hann byggir á með tilliti til veikleika, ásamt uppfærslum
• Breytingar innleiddar í gegnum útgáfustýringu og uppsetningu með skriftum, með heilbrigðisprófunum og möguleika á að afturkalla breytingar
• Lykilorð eingöngu geymd sem söltuð tætigildi; aðgöngum læst eftir endurteknar misheppnaðar innskráningartilraunir
• Efnisleg öryggisgæsla gagnavera sem Google Cloud veitir samkvæmt vottunum sínum
• Styrktir endapunktar á bak við eldvegg fyrir vefforrit með takmörkun á fjölda beiðna
• Tilkynning um öryggisbresti við vinnslu persónuupplýsinga til vinnusvæðishafans án ótilhlýðilegrar tafar eftir að vitneskja fæst, með nánari upplýsingum og eftirfylgni í áföngum
• Aðstoð við beiðnir skráðra einstaklinga og við skyldur vinnusvæðishafans samkvæmt 32.–36. gr. almennu persónuverndarreglugerðarinnar og jafngildum ákvæðum bresku persónuverndarreglugerðarinnar og FADP
• Skriflegir samningar við undirvinnsluaðila sem fela efnislega í sér sömu persónuverndarskyldur og þessi vinnslusamningur

Undirvinnsluaðilarnir sem heimilaðir eru samkvæmt a-lið 9. ákvæðis (almenn skrifleg heimild) og 6. kafla, eftir hlutverki. Um breytingar fer samkvæmt skilmálum 6. kafla um tilkynningar og andmæli.

Veitur sem vinnusvæðishafinn tengir sjálfur – eigin síma- eða skilaboðaaðgangar hans (svo sem eigin Twilio-aðgangur hans eða veita WhatsApp), eigin Stripe-aðgangur hans fyrir greiðslur sem hann tekur við frá viðskiptavinum sínum og þau dagatals-, viðskiptatengsla-, beiðna- eða verslunarkerfi sem hann tengir – eru fengnar til starfa af vinnusvæðishafanum beint á eigin ábyrgð hans og eru ekki undirvinnsluaðilar okkar.

• Google Cloud – skýjahýsing og geymsla (aðalsvæði í Bandaríkjunum, jaðarstöð í ESB í Frankfurt)
• Google – talgreining, talgerving, þýðingar og AI-líkön
• OpenAI – AI-líkön, talgreining og talgerving
• Anthropic – AI-líkön
• ElevenLabs – talgreining, talgerving og sérsniðnar raddir (ekki notað fyrir vinnusvæði sett upp fyrir heilbrigðisþjónustu)
• AssemblyAI – talgreining, þar sem talstilling vinnusvæðisins notar hana
• TypeSafe – merkingarleg beining samtalslota, þar sem stillingar þjónsins í vinnusvæðinu virkja hana
• Twilio – símaþjónusta og textaskilaboð fyrir símanúmer sem við útvegum vinnusvæðishafanum
• Stripe – greiðslur fyrir eigin Concierge-áskriftarleið og notkun vinnusvæðishafans
• Resend – afhending tölvupósts
• Postal sem við hýsum sjálf á okkar eigin innviðum – afhending tölvupósts

Þar sem lög Kaliforníu um persónuvernd neytenda (California Consumer Privacy Act) eða önnur persónuverndarlög bandarísks ríkis gilda um gögn gesta er vinnusvæðishafinn fyrirtækið (business) eða ábyrgðaraðilinn og Vavus er þjónustuveitandi hans (service provider), verktaki (contractor) eða vinnsluaðili, og orðin í þessum viðauka hafa þá merkingu sem þessi lög gefa þeim. Vinnusvæðishafinn afhendir okkur gögn gesta eingöngu í þeim takmarkaða og tilgreinda tilgangi að veita Concierge eins og lýst er í þessum vinnslusamningi og Concierge-skilmálunum.

Við munum: vinna gögn gesta eingöngu í þeim tilgangi og samkvæmt fyrirmælum vinnusvæðishafans, og aldrei selja þau eða deila þeim; ekki varðveita, nota eða afhenda þau í neinum öðrum tilgangi, þ.m.t. í neinum viðskiptalegum tilgangi, eða utan beins viðskiptasambands okkar við vinnusvæðishafann; ekki sameina þau persónuupplýsingum sem við fáum frá öðrum eða söfnum sjálf, nema að því marki sem þessi lög heimila til að veita þjónustuna; uppfylla þær skyldur sem þessi lög leggja á þjónustuveitendur og veita gögnum gesta sömu persónuvernd og þau krefjast; tilkynna vinnusvæðishafanum skriflega ef við ákveðum að við getum ekki lengur uppfyllt þær skyldur; gera vinnusvæðishafanum kleift að grípa til hæfilegra og viðeigandi ráðstafana til að ganga úr skugga um að við notum gögn gesta í samræmi við eigin skyldur hans, þ.m.t. samkvæmt 10. kafla, og til að stöðva og bæta úr allri óheimilli notkun; og tilkynna vinnusvæðishafanum um nýja undirvinnsluaðila samkvæmt 6. kafla, sem uppfyllir þá tilkynningu sem þessi lög krefjast. Við staðfestum að við skiljum þessar takmarkanir og munum fara eftir þeim.

Beiðnir gesta samkvæmt þessum lögum fara til vinnusvæðishafans, og við aðstoðum eins og lýst er í 8. kafla.

Bandarísk lög heimila opinberum yfirvöldum að skylda þjónustuveitendur til að afhenda persónuupplýsingar sem þeir hafa undir höndum við tilteknar aðstæður (einkum samkvæmt 702. gr. FISA og forsetatilskipun (Executive Order) 12333). Áður en við samþykktum þessi samningsákvæði mátum við flutninginn með hliðsjón af þessum lögum og framkvæmd eins og 14. ákvæði krefst, að teknu tilliti til sérstakra aðstæðna flutningsins: gögn til stuðnings við rekstur (auðkenni, efni samtala, skrár um bókanir, tæknileg gögn um lotur), stutt vinnslukeðja (vinnusvæðishafinn, við og undirvinnsluaðilarnir í viðauka III), mat okkar á því að við veitingu Concierge störfum við ekki sem veitandi rafrænnar fjarskiptaþjónustu (electronic communication service provider) fyrir þessa umferð, og samningsbundnar, tæknilegar og skipulagslegar verndarráðstafanir sem eru til staðar. Við endurskoðum þetta mat reglulega, skjalfestum það og gerum það aðgengilegt lögbæru eftirlitsyfirvaldi gegn beiðni.

Viðbótarráðstafanir: tæknilegu og skipulagslegu ráðstafanirnar í viðauka II, lágmörkun með söfnun sem vinnusvæðishafinn stillir, úttektarréttindin í 10. kafla og skuldbindingarnar sem við tökum á okkur samkvæmt 14. og 15. ákvæði – að tilkynna vinnusvæðishafanum um lagalega bindandi beiðni um afhendingu þar sem lög leyfa, að leitast við að fá undanþágu frá banni við tilkynningu og veita samantektarupplýsingar með reglulegu millibili, að kanna lögmæti beiðni og véfengja hana þar sem gildar ástæður eru til að telja hana ólögmæta, og að afhenda eins litlar upplýsingar og heimilt er. Ef við komumst að þeirri niðurstöðu að við getum ekki lengur farið að samningsákvæðunum tilkynnum við vinnusvæðishafanum það tafarlaust, og vinnusvæðishafinn getur stöðvað flutninginn tímabundið eins og samningsákvæðin kveða á um. Ef ákvörðun um fullnægjandi vernd tekur til flutnings (t.d. ef við fáum vottun samkvæmt gagnaverndarramma ESB og Bandaríkjanna) gilda samningsákvæðin aðeins um þann flutning að því marki sem ákvörðunin um fullnægjandi vernd gerir það ekki.

Fyrir flutning frá Bretlandi gildir matið á áhættu vegna flutnings í 14. kafla. Fyrir flutning frá Sviss gildir þetta mat, lesið með hliðsjón af FADP, eins og kveðið er á um í 15. kafla.