Ugovor o obradi podataka za Vavus Concierge

Ovaj Ugovor o obradi podataka („Ugovor o obradi”) sklapaju DCI Brands LLC („Vavus”, „mi”, izvršitelj obrade), 312 W 2nd Street, Casper, WY 82601, United States, i poduzeće koje upravlja radnim prostorom Vavus Concierge (nositelj radnog prostora, voditelj obrade). Primjenjuje se na podatke posjetitelja koje Vavus obrađuje prema uputama nositelja radnog prostora putem usluge Concierge: konzole, widgeta za web-mjesto, hostiranih stranica agenta, telefonskih kanala i kanala za poruke te rezervacija.

On je dopuna Uvjeta pružanja usluge Vavus Concierge, koje nositelj radnog prostora prihvaća zajedno s ovim Ugovorom o obradi. Ako je ovaj Ugovor o obradi u suprotnosti s Uvjetima usluge Concierge u pogledu obrade podataka posjetitelja, mjerodavan je ovaj Ugovor o obradi. Sastavljen je tako da ispunjava zahtjeve članka 28. Opće uredbe o zaštiti podataka (GDPR) i članka 28. GDPR-a Ujedinjene Kraljevine (UK GDPR), članka 9. švicarskog Saveznog zakona o zaštiti podataka (FADP) i usporedive obveze izvršitelja obrade u drugim jurisdikcijama; ako lokalno pravo propisuje strože obveze izvršitelja obrade, one imaju prednost za obradu u toj jurisdikciji. Prilog IV. primjenjuje se dodatno ako su podaci posjetitelja nositelja radnog prostora uređeni zakonom o privatnosti neke savezne države Sjedinjenih Američkih Država.

Nositelj radnog prostora voditelj je obrade podataka posjetitelja: on odlučuje što asistent radi, koje znanje sadrži, koji kanali rade i što se od posjetitelja traži. Vavus je izvršitelj obrade: postupamo samo prema uputama nositelja radnog prostora danima putem konzole i redovitog rada usluge te podatke posjetitelja obrađujemo isključivo radi pružanja usluge Concierge.

Odmah ćemo obavijestiti nositelja radnog prostora ako je, prema našem mišljenju, neka uputa protivna primjenjivom pravu o zaštiti podataka i nećemo postupiti prema očito nezakonitoj uputi. Ako zakon zahtijeva obradu izvan dokumentiranih uputa, obavijestit ćemo nositelja radnog prostora prije te obrade, osim ako zakon to zabranjuje. Podatke posjetitelja ne obrađujemo za vlastite svrhe, ne upotrebljavamo ih za treniranje naših modela i ne prodajemo ih.

Ovaj Ugovor o obradi, uključujući uvjete prijenosa iz odjeljaka 7. i od 13. do 15., obuhvaća nositelja radnog prostora koji je voditelj obrade podataka svojih posjetitelja. Ne obuhvaća nositelja radnog prostora koji podatke obrađuje u ime drugog voditelja obrade jer ne nudi Modul 3. (prijenos od izvršitelja obrade do izvršitelja obrade) Klauzula; takvo poduzeće ne smije ga prihvatiti za te podatke.

Nositelj radnog prostora odgovoran je za zakonitost onoga što od nas traži. Potvrđuje da za obradu ima zakonitu osnovu, uključujući prema člancima 6., 9. i 10. GDPR-a kada se primjenjuju; da je posjetiteljima dao obavijesti koje zahtijevaju članci od 12. do 14. i pribavio svaku privolu koju zahtijeva zakon, uključujući za snimanje ili prevođenje poziva; te da su njegove upute u skladu s pravom o zaštiti podataka. Osim ako je radni prostor konfiguriran za zdravstvo, nositelj radnog prostora neće u uslugu usmjeravati podatke posjetitelja koji uključuju državne identifikacijske brojeve, brojeve platnih kartica, vjerodajnice za financijske račune, lozinke za druge usluge, biometrijske podatke, podatke svjesno prikupljene od djece mlađe od 16 godina ili posebne kategorije podataka kao što su zdravlje, rasno ili etničko podrijetlo, politička mišljenja, vjera ili spolna orijentacija, a sve takve podatke koji pristignu slučajno uklonit će. Nositelj radnog prostora čuva sigurnost svojih vjerodajnica za konzolu, odlučuje tko u njegovu timu ima pristup, čuva vlastitu kopiju svega što si ne može priuštiti izgubiti i potvrđuje da je pregledao mjere iz odjeljka 5. i Priloga II. te da ih smatra primjerenima za podatke koje obrađuje putem usluge Concierge.

Kategorije podataka posjetitelja, kako ih prikuplja konfiguracija nositelja radnog prostora: identifikatori koje posjetitelj navede (ime, telefonski broj, adresa e-pošte), sadržaj razgovora (poruke, glasovni zapisi, transkripti i sve snimke koje nositelj radnog prostora vodi), zapisi o kontaktima i rezervacijama koje asistent izradi na temelju radnji posjetitelja, tehnički podaci o sesiji (vremenske oznake, kanal, jezik) te osobni podaci sadržani u materijalu koji nositelj radnog prostora prenese u znanje asistenta ili u uzorcima glasa koje nositelj radnog prostora dostavi za izradu prilagođenog glasa.

Ispitanici su posjetitelji, klijenti, potencijalni klijenti i zaposlenici nositelja radnog prostora čiji se podaci dostavljaju usluzi. Obrada uključuje prikupljanje, prijenos, organizaciju, pohranu, pronalaženje, prevođenje, generiranje odgovora, otkrivanje ovlaštenim zaposlenicima i povezanim pružateljima te brisanje. Svrha: pružanje usluge Concierge prema uputama nositelja radnog prostora. Trajanje se određuje prema primjenjivim postavkama zadržavanja i odjeljku 9., a ne traje automatski tijekom cijelog postojanja radnog prostora.

Pristup imaju samo osobe kojima je potreban za rad ili zaštitu usluge, uz obveze povjerljivosti, a za radne prostore konfigurirane za zdravstvo pristup se bilježi. Sadržaj posjetitelja ne stavljamo u analitičke podatke, razgovore s podrškom ni javne sustave za praćenje.

Usluga radi na našoj vlastitoj infrastrukturi uz mjere opisane na našoj stranici Sigurnost: TLS tijekom prijenosa, šifriranje u mirovanju, pristup prema načelu najmanjih ovlasti, vođenje revizijskih zapisa, sigurno brisanje datoteka kojima je isteklo razdoblje zadržavanja i zaštićene krajnje točke iza vatrozida za web-aplikacije. Snimke se čuvaju u pohrani objekata s kontroliranim pristupom; pristup konzoli zahtijeva autentifikaciju i ograničen je prema ulogama. Te mjere možemo ažurirati kako se tehnologija i prijetnje mijenjaju, pod uvjetom da se ukupna zaštita podataka posjetitelja bitno ne smanji.

Podizvršitelje obrade angažiramo prema funkciji: smještaj i pohrana u oblaku (Google Cloud); prepoznavanje govora, sinteza govora, prevođenje i modeli umjetne inteligencije (Google, OpenAI, Anthropic, ElevenLabs i AssemblyAI); semantičko usmjeravanje izmjena u razgovoru, ako ga radni prostor uključi (TypeSafe); telefonija i tekstne poruke za telefonske brojeve koje dodjeljujemo nositelju radnog prostora (Twilio); plaćanja za vlastiti plan i upotrebu nositelja radnog prostora (Stripe); dostava e-pošte (Resend, uz naš poslužitelj Postal na našoj vlastitoj infrastrukturi); te – ako nositelj radnog prostora poveže telefonske, poslovne sustave ili sustave za poruke, plaćanje ili rezervacije – vlastiti pružatelji nositelja radnog prostora (kao što su njegov vlastiti Twilio račun, pružatelj usluge WhatsApp, njegov vlastiti Stripe račun, njegov kalendar ili CRM), koje nositelj radnog prostora angažira izravno na temelju vlastitih ovlasti. Prilog III. navodi svakog podizvršitelja obrade i njegovu funkciju.

Nositelj radnog prostora daje opće pisano odobrenje za podizvršitelje obrade navedene na aktualnom popisu dostavljenom za njegovu uslugu. Svakom podizvršitelju obrade pisanim ugovorom nalažemo obveze zaštite podataka istovrijedne onima iz ovog Ugovora o obradi i ostajemo odgovorni nositelju radnog prostora za njegovo izvršavanje. Sadržaj posjetitelja ne smije se upotrebljavati za treniranje modela bez zasebne zakonite upute i ugovorne osnove. Aktualni poimenični popis nalazi se u Prilogu III. i dostupan je i na zahtjev, a najmanje 30 dana prije nego što novi podizvršitelj obrade počne obrađivati podatke posjetitelja obavješćujemo nositelja radnog prostora u konzoli ili e-poštom, a on tijekom tog razdoblja može uložiti prigovor na temelju opravdanih razloga zaštite podataka. Nakon toga u dobroj vjeri surađujemo s nositeljem radnog prostora na rješavanju prigovora; ako to ne uspijemo, nositelj radnog prostora može ukinuti radni prostor prije nego što novi podizvršitelj obrade počne obrađivati njegove podatke, i to je jedini oblik zaštite koji mu u pogledu prigovora pripada. Već dospjele naknade i dalje se moraju platiti, a svaki povrat novca slijedi Uvjete usluge Concierge.

Usluga radi u Sjedinjenim Američkim Državama i, radi manje latencije, na rubnoj lokaciji u Europskoj uniji (Frankfurt). Podaci posjetitelja stoga se mogu obrađivati u bilo kojoj od tih regija, ovisno o usmjeravanju sesije. Prije nego što se provede ograničeni međunarodni prijenos, stranke moraju utvrditi primjenjivi zakoniti mehanizam prijenosa te dokumentirati odredišta i zaštitne mjere. Ako se upotrebljavaju standardne ugovorne klauzule, primjenjive klauzule, modul, mogućnosti i ispunjeni prilozi moraju biti dio ugovora o prijenosu.

Za prijenose podataka posjetitelja nama u Sjedinjene Američke Države ovaj je Ugovor o obradi taj ugovor o prijenosu, a nositelj radnog prostora oslanja se na njega bez zasebnog potpisa: za prijenose uređene GDPR-om (iz Europskoga gospodarskog prostora) – Klauzule kako su navedene u odjeljku 13. i njegovim prilozima; za prijenose uređene pravom Ujedinjene Kraljevine o zaštiti podataka – Klauzule zajedno s Dodatkom Ujedinjene Kraljevine o međunarodnom prijenosu podataka kako je navedeno u odjeljku 14.; a za prijenose uređene švicarskim FADP-om – Klauzule sa švicarskim prilagodbama iz odjeljka 15. Svaki od njih primjenjuje se na svaki prijenos koji uređuje njegovo pravo, bez obzira na to kako je nositelj radnog prostora u konzoli odgovorio na pitanje o podacima iz Ujedinjene Kraljevine ili Švicarske. Ako isti prijenos uređuje više tih zakona, svaki skup uvjeta primjenjuje se u opsegu vlastitog prava i nijedan ne umanjuje zaštitu koju pruža drugi.

Za prijenose uređene pravilima o prijenosu bilo koje druge zemlje potreban je mehanizam koji zahtijeva to pravo; obratite nam se prije nego što uključite obradu za koju je on potreban. Nismo certificirani u okviru Okvira za privatnost podataka EU-a i SAD-a, njegova proširenja za Ujedinjenu Kraljevinu ni Okvira za privatnost podataka Švicarske i SAD-a i nijedan se prijenos na temelju ovog Ugovora o obradi ne oslanja na njih.

Posjetitelji su klijenti nositelja radnog prostora: zahtjevi posjetitelja u vezi s njihovim podacima (pristup, ispravak, brisanje, prigovor) upućuju se nositelju radnog prostora kao voditelju obrade, a on na njih odgovara upotrebom brisanja po kontaktu u konzoli. Uzimajući u obzir prirodu obrade, odgovarajućim tehničkim i organizacijskim mjerama pomažemo pri zahtjevima iz poglavlja III. GDPR-a i pri ostvarivanju istovrijednih prava prema UK GDPR-u i FADP-u. Uzimajući u obzir informacije koje su nam dostupne, pomažemo i u pogledu sigurnosti, obavješćivanja o povredama, procjena učinka na zaštitu podataka i prethodnog savjetovanja s nadzornim tijelima prema člancima od 32. do 36. GDPR-a i istovrijednim odredbama UK GDPR-a i FADP-a. Pomoć koja nadilazi ono što usluga već pruža, primjerice prikupljanje evidencija za procjenu učinka na zaštitu podataka, može se naplatiti po našim tada važećim cijenama profesionalnih usluga, o čemu nositelj radnog prostora unaprijed dobiva prijedlog cijene.

Ako saznamo za sigurnosni incident koji utječe na podatke posjetitelja u radnom prostoru, obavješćujemo nositelja radnog prostora bez nepotrebnog odgađanja nakon što saznamo za povredu osobnih podataka. Ne čekamo završetak istrage i rok voditelja obrade za regulatorno izvješćivanje ne smatramo svojim rokom za obavješćivanje. Dostavljamo dostupne pojedinosti o povredi, zahvaćenim podacima i osobama, vjerojatnim posljedicama, kontaktnoj točki i mjerama ublažavanja te dodatne informacije dostavljamo postupno, kako postanu dostupne. Nositelj radnog prostora kao voditelj obrade provodi svako obavješćivanje svojih posjetitelja ili regulatornih tijela.

Neuspješni pokušaji koji ne ugrožavaju podatke posjetitelja, kao što su blokirani pokušaji prijave, skeniranja ili pingovi, nisu incidenti i ne prijavljuju se. Obavijest nije priznanje krivnje ili odgovornosti. Kada to zakon dopušta, nositelj radnog prostora obavješćuje nas prije nego što Vavus navede u obavijesti o incidentu regulatornom tijelu, posjetiteljima ili javnosti i u dobroj vjeri razmatra svaki ispravak koji zatražimo u vezi s našom ulogom u incidentu.

Brisanjem radnog prostora uklanjaju se konfiguracija i materijal razgovora radnog prostora, uključujući snimke iz pohrane objekata, podložno istjecanju šifriranih sigurnosnih kopija u skladu s našim pravilima o životnom ciklusu i evidencijama koje smo po zakonu dužni čuvati (evidencije o naplati tijekom zakonskog poreznog razdoblja). Brisanjem po kontaktu uklanja se materijal razgovora tog kontakta. Po prestanku, prema izboru nositelja radnog prostora, vraćamo mu njegove preostale osobne podatke u upotrebljivom formatu ili ih brišemo te brišemo postojeće kopije, osim ako primjenjivo pravo zahtijeva njihovo zadržavanje. Zahtjev za vraćanje mora prethoditi nepovratnoj uputi za brisanje. Zadržane sigurnosne kopije ostaju zaštićene, ne upotrebljavaju se za redovitu obradu i brišu se u skladu s primjenjivim dokumentiranim životnim ciklusom; ako se vrate iz sigurnosne kopije, upute za brisanje moraju se ponovno primijeniti.

Ako nositelj radnog prostora ne da uputu u roku od 30 dana nakon prestanka radnog prostora, brišemo preostale osobne podatke. Na zahtjev pisano potvrđujemo brisanje.

Stavljamo na raspolaganje informacije potrebne za dokazivanje usklađenosti s ovim Ugovorom o obradi te omogućujemo revizije, uključujući inspekcije, koje provodi nositelj radnog prostora ili neovisni revizor kojeg on ovlasti, i doprinosimo im. Ta su prava dostupna svakom nositelju radnog prostora i ne ovise o pretplati Enterprise.

Revizije počinju dokumentima. Na zahtjev dostavljamo našu sigurnosnu dokumentaciju, mjere iz Priloga II. i odgovore na razuman sigurnosni upitnik, a ako nedavno izvješće neovisnog revizora obuhvaća predmetne kontrole, dostavljamo to izvješće umjesto nove revizije tih kontrola. Ako dokumenti zaista nisu dovoljni, nakon potvrđene povrede koja utječe na podatke nositelja radnog prostora ili ako to zahtijeva nadzorno tijelo, nositelj radnog prostora može provesti inspekciju: jednom u bilo kojih 12 mjeseci, osim ako povreda ili regulatorno tijelo zahtijevaju više, uz pisanu obavijest 30 dana unaprijed s predloženim opsegom, tijekom radnog vremena, na temelju ugovora o povjerljivosti, bez pristupa podacima drugih klijenata i uz revizora koji nam nije konkurent. Revizije se provode na trošak nositelja radnog prostora, a nositelj radnog prostora s nama dijeli svoje nalaze. Ništa od navedenoga ne sprječava inspekciju koju regulatorno tijelo zakonito zahtijeva.

Ovaj Ugovor o obradi vrijedi dok postoji radni prostor nositelja radnog prostora i prestaje kada se radni prostor izbriše, a njegove obveze zaštite podataka traju sve dok mi ili naši podizvršitelji obrade zadržavamo osobne podatke posjetitelja. Odredbe Uvjeta usluge Concierge o sporovima, odgovornosti i mjerodavnom pravu primjenjuju se samo u mjeri u kojoj ne ograničavaju obvezna prava na zaštitu podataka, regulatorne ovlasti ili primjenjivi ugovor o prijenosu; u slučaju suprotnosti prednost ima taj ugovor.

Pitanja zaštite podataka, popisi podizvršitelja obrade, standardne ugovorne klauzule, Dodatak Ujedinjene Kraljevine i švicarske prilagodbe: support@vavusai.com.

Za prijenose osobnih podataka posjetitelja iz Europskoga gospodarskog prostora nama u Sjedinjene Američke Države ovaj Ugovor o obradi uključuje standardne ugovorne klauzule za prijenos osobnih podataka u treće zemlje donesene Provedbenom odlukom Komisije (EU) 2021/914 od 4. lipnja 2021. („Klauzule”), Modul 2. (prijenos od voditelja obrade do izvršitelja obrade), dopunjene prilozima koji slijede. Za prijenose uređene GDPR-om Klauzule su uključene bez izmjena; odjeljci 14. i 15. utvrđuju kako se iste Klauzule primjenjuju na prijenose uređene pravom Ujedinjene Kraljevine i Švicarske. Sklapaju se zabilježenim prihvaćanjem Uvjeta usluge Concierge zajedno s ovim Ugovorom o obradi od strane nositelja radnog prostora: verzija i vremenska oznaka tog prihvaćanja koje usluga bilježi, zajedno s našom objavom ovog Ugovora o obradi u toj verziji, čine pisani sporazum stranaka o Klauzulama, pa zaseban potpis nije potreban.

Mogućnosti iz Klauzula primjenjuju se kako slijedi. Neobvezna klauzula o pristupanju (klauzula 7.) ne upotrebljava se. Točka (a) klauzule 9. primjenjuje se prema mogućnosti općeg pisanog odobrenja: režim podizvršitelja obrade iz odjeljka 6. dogovoreno je odobrenje, a njegova obavijest 30 dana unaprijed ispunjava rok obavijesti iz te klauzule. Neobvezno neovisno tijelo za rješavanje sporova iz točke (a) klauzule 11. ne nudi se. Nadležno nadzorno tijelo prema klauzuli 13. određuje se prema kriterijima iz točke (a) klauzule 13., kako je navedeno u Prilogu I.C. Prema klauzuli 17. Klauzule su uređene pravom države članice u kojoj nositelj radnog prostora ima poslovni nastan ili, ako nositelj radnog prostora nema poslovni nastan u državi članici ili to pravo ne bi omogućivalo prava u korist treće strane, pravom Irske; prema točki (b) klauzule 18. nadležni su sudovi te države članice ili, u tom slučaju, sudovi Irske, a prema točki (c) klauzule 18. ispitanik može pokrenuti postupak i u državi članici svojeg uobičajenog boravišta. U Klauzulama kako se primjenjuju prema ovom odjeljku države članice uključuju države Europskoga gospodarskog prostora koje nisu članice Europske unije.

Ako su Klauzule i ovaj Ugovor o obradi u suprotnosti, prednost imaju Klauzule u mjeri te suprotnosti, u skladu s odjeljkom 11. Prema klauzuli 8.3. (Modul 2.) nositelj radnog prostora stavlja Klauzule, uključujući ove priloge, na raspolaganje ispitaniku koji to zatraži; mi na zahtjev dostavljamo tekst kako bi to bilo moguće.

Za prijenose osobnih podataka posjetitelja na koje se primjenjuje pravo Ujedinjene Kraljevine o zaštiti podataka (ograničeni prijenosi prema UK GDPR-u) ovaj Ugovor o obradi uključuje Dodatak o međunarodnom prijenosu podataka uz standardne ugovorne klauzule Europske komisije (International Data Transfer Addendum to the EU Commission Standard Contractual Clauses) koji je izdao Information Commissioner na temelju odjeljka 119A(1) Data Protection Act 2018, verzija B1.0 na snazi od 21. ožujka 2022. („Dodatak”), dopunjen tablicama iz ovog odjeljka. Primjenjuje se na svaki takav prijenos, bez obzira na to kako je nositelj radnog prostora u konzoli odgovorio na pitanje o podacima iz Ujedinjene Kraljevine. Kako dopušta odjeljak 2. Dodatka, stranke ga sklapaju zabilježenim prihvaćanjem ovog Ugovora o obradi u ovoj verziji od strane nositelja radnog prostora i našom objavom ovog Ugovora o obradi u ovoj verziji, čime on postaje pravno obvezujući za obje stranke i ispitanicima omogućuje ostvarivanje njihovih prava na temelju njega; zaseban potpis nije potreban.

Tablica 1. – Stranke. Datum početka: datum kada konzola zabilježi prihvaćanje ove verzije od strane nositelja radnog prostora. Izvoznik: nositelj radnog prostora, s punim pravnim nazivom, trgovačkim nazivom, glavnom adresom, službenim registracijskim brojem i ključnom kontaktnom osobom (ime i uloga osobe koja prihvaća te adresa e-pošte za pitanja privatnosti poduzeća) zabilježenima uz njegovo prihvaćanje u konzoli. Uvoznik: DCI Brands LLC, koji posluje pod nazivom Vavus; glavna adresa 312 W 2nd Street, Casper, WY 82601, United States; službeni registracijski broj: identifikacijski broj upisa kod Wyoming Secretary of State 2017-000762309; ključna kontaktna osoba: Dragos Ignat, vlasnik i osnivač, support@vavusai.com. Potpis: nije potreban, kako je prethodno navedeno.

Tablica 2. – Odabrane standardne ugovorne klauzule, moduli i odabrane klauzule. Odobrene standardne ugovorne klauzule EU-a (Approved EU SCCs), uključujući informacije iz dodatka (Appendix Information), pri čemu za potrebe Dodatka proizvode učinak samo sljedeći moduli, klauzule i neobvezne odredbe: primjenjuje se Modul 2. (prijenos od voditelja obrade do izvršitelja obrade), a moduli 1., 3. i 4. ne primjenjuju se; klauzula 7. (klauzula o pristupanju) ne upotrebljava se; mogućnost iz klauzule 11. (neovisno tijelo za rješavanje sporova) ne upotrebljava se; točka (a) klauzule 9. primjenjuje se prema općem pisanom odobrenju, s rokom prethodne obavijesti od 30 dana.

Tablica 3. – Informacije iz dodatka. Prilog 1.A (Popis stranaka): Prilog I.A ovog Ugovora o obradi. Prilog 1.B (Opis prijenosa): Prilog I.B ovog Ugovora o obradi. Prilog II. (tehničke i organizacijske mjere, uključujući mjere za osiguravanje sigurnosti podataka): Prilog II. ovog Ugovora o obradi. Prilog III. (Popis podizvršitelja obrade): Prilog III. ovog Ugovora o obradi.

Tablica 4. – Prestanak ovog Dodatka pri izmjeni odobrenog Dodatka. Koja stranka može okončati ovaj Dodatak kako je navedeno u odjeljku 19. Dodatka: nijedna stranka. Kada Information Commissioner izda revidirani odobreni Dodatak na temelju odjeljka 18. Dodatka, ovaj se Dodatak mijenja kako revizija određuje, od datuma početka koji ona utvrdi.

Obvezne klauzule: Dio 2.: Obvezne klauzule odobrenog Dodatka, odnosno predložak Dodatka B.1.0 koji je izdao ICO i koji je 2. veljače 2022. podnesen Parlamentu u skladu s odjeljkom 119A Data Protection Act 2018, kako je revidiran na temelju odjeljka 18. tih obveznih klauzula. Prema tim obveznim klauzulama Dodatak je uređen pravom Engleske i Walesa, sporove rješavaju sudovi Engleske i Walesa, ispitanik može pokrenuti postupak protiv bilo koje stranke i pred sudovima bilo koje zemlje Ujedinjene Kraljevine, a nadzorno tijelo je Information Commissioner. Tekst Dodatka dostavljamo na zahtjev.

Procjena rizika prijenosa za Ujedinjenu Kraljevinu. Za prijenos nama u Sjedinjene Američke Države nositelj radnog prostora kao izvoznik oslanja se, u pogledu procjene prava i prakse Sjedinjenih Američkih Država o pristupu tijela javne vlasti osobnim podacima i provedivosti Dodatka, na analizu relevantnih zakona i praksi Sjedinjenih Američkih Država koju je za Vladu Ujedinjene Kraljevine izradio Department for Science, Innovation and Technology, kako to dopuštaju smjernice Information Commissionera o provedbi procjene rizika prijenosa za prijenose u Sjedinjene Američke Države, uključujući za primatelja koji nije certificiran u okviru proširenja Okvira za privatnost podataka EU-a i SAD-a za Ujedinjenu Kraljevinu. Prema toj analizi zaštita prenesenih podataka, uz primjenu Dodatka, nije bitno niža od one prema pravu Ujedinjene Kraljevine o zaštiti podataka. Nismo certificirani u okviru tog okvira i ova se procjena ne oslanja na certifikaciju. Prijenos koji ona obuhvaća jest prijenos opisan u Prilogu I.B, s daljnjim prijenosima iz Priloga III. te zaštitnim mjerama iz Priloga II. i sažetka procjene učinka prijenosa. Bez nepotrebnog odgađanja obavijestit ćemo nositelja radnog prostora ako Vlada Ujedinjene Kraljevine povuče ili bitno izmijeni tu analizu ili ako više ne budemo mogli poštovati Dodatak, a stranke će tada preispitati ovu procjenu.

Za prijenose osobnih podataka posjetitelja na koje se primjenjuje švicarski Savezni zakon o zaštiti podataka od 25. rujna 2020. (FADP) Klauzule kako su uključene u odjeljku 13. primjenjuju se kao standardne klauzule o zaštiti podataka koje je priznao Savezni povjerenik za zaštitu podataka i informiranje (FDPIC) na temelju članka 16. stavka 2. točke (d) FADP-a, uz prilagodbe navedene u nastavku. Primjenjuju se na svaki takav prijenos, bez obzira na to kako je nositelj radnog prostora u konzoli odgovorio na pitanje o podacima iz Švicarske. Ako je prijenos uređen i FADP-om i GDPR-om, stranke zadržavaju odvojena uređenja: ove se prilagodbe primjenjuju samo u mjeri u kojoj FADP uređuje prijenos, a odjeljak 13. i dalje se primjenjuje bez izmjena u mjeri u kojoj ga uređuje GDPR.

• Upućivanja na Uredbu (EU) 2016/679 tumače se kao upućivanja na FADP u mjeri u kojoj prijenos podliježe FADP-u.
• FDPIC je nadležno nadzorno tijelo prema klauzuli 13. i Prilogu I.C za prijenose uređene FADP-om; ako prijenos uređuje i GDPR, tijelo određeno prema točki (a) klauzule 13. ostaje usporedno nadležno za taj dio.
• Za prijenose uređene samo FADP-om Klauzule su prema klauzuli 17. uređene švicarskim pravom, a sporove između stranaka prema točki (b) klauzule 18. rješavaju sudovi Švicarske u mjestu registriranog sjedišta nositelja radnog prostora.
• Pojam „država članica” u Klauzulama ne smije se tumačiti na način kojim se ispitanicima u Švicarskoj isključuje mogućnost da prema točki (c) klauzule 18. ostvaruju svoja prava u mjestu svojeg uobičajenog boravišta, u Švicarskoj.
• Sažetak procjene učinka prijenosa primjenjuje se na te prijenose, tumačeno s obzirom na FADP. Nismo certificirani u okviru Okvira za privatnost podataka Švicarske i SAD-a, pa priznanje Sjedinjenih Američkih Država od strane Saveznog vijeća za certificirana društva ne obuhvaća prijenose nama. FADP ne zahtijeva da se upotreba ovih klauzula prijavi FDPIC-u.

Izvoznik podataka: nositelj radnog prostora, voditelj obrade podataka posjetitelja, s poslovnim nastanom u zemlji zabilježenoj za radni prostor u konzoli, koja može biti država članica Europskoga gospodarskog prostora, Ujedinjena Kraljevina, Švicarska ili druga zemlja; ako nositelj radnog prostora s poslovnim nastanom drugdje u pogledu obrade podataka posjetitelja podliježe GDPR-u, pravu Ujedinjene Kraljevine o zaštiti podataka ili FADP-u, on je izvoznik podataka za prijenose koje to pravo uređuje. Njegove aktivnosti relevantne za prijenos jesu vođenje njegova poslovanja i upravljanje radnim prostorom Concierge putem konzole. Njegov puni pravni naziv, trgovački naziv, adresa, registracijski broj, adresa e-pošte za pitanja privatnosti te ime i uloga osobe koja je prihvatila u njegovo ime jesu oni zabilježeni uz njegovo prihvaćanje u konzoli. Uloga: voditelj obrade.

Uvoznik podataka: DCI Brands LLC („Vavus”, izvršitelj obrade), 312 W 2nd Street, Casper, WY 82601, United States (identifikacijski broj upisa kod Wyoming Secretary of State 2017-000762309); aktivnosti relevantne za prijenos: pružanje usluge Concierge na temelju ovog Ugovora o obradi; kontakt za pitanja zaštite podataka: support@vavusai.com. Uloga: izvršitelj obrade.

Potpis i datum: za izvoznika podataka, njegovo prihvaćanje ovog Ugovora o obradi zabilježeno u konzoli (verzija, datum i vrijeme te osoba koja prihvaća); za uvoznika podataka, naša objava ovog Ugovora o obradi u ovoj verziji, kako predviđa odjeljak 13.

Kategorije ispitanika: posjetitelji, klijenti, potencijalni klijenti i zaposlenici nositelja radnog prostora čiji se podaci dostavljaju usluzi.

Kategorije osobnih podataka: identifikatori koje posjetitelj navede (ime, telefonski broj, adresa e-pošte), sadržaj razgovora (poruke, glasovni zapisi, transkripti i sve snimke koje nositelj radnog prostora vodi), zapisi o kontaktima i rezervacijama koje asistent izradi na temelju radnji posjetitelja, tehnički podaci o sesiji (vremenske oznake, kanal, jezik) te osobni podaci sadržani u materijalu koji nositelj radnog prostora prenese u znanje asistenta ili u uzorcima glasa koje nositelj radnog prostora dostavi za izradu prilagođenog glasa.

Osjetljivi podaci: usluga uobičajeno ne prikuplja posebne kategorije podataka. Ako konfiguracija nositelja radnog prostora čini predvidivom obradu zdravstvenih podataka (radni prostori konfigurirani za zdravstvo), pristup je ograničen na osobe kojima je potreban i bilježi se, a nositelj radnog prostora ostaje odgovoran za to da se njihovo prikupljanje temelji na njegovoj vlastitoj zakonitoj osnovi i uputama.

Učestalost i trajanje: kontinuirano, tijekom postojanja radnog prostora, kako se odvijaju sesije, rezervacije i upotreba konzole; zadržavanje slijedi odjeljke 3. i 9. Priroda i svrha: prikupljanje, prijenos, organizacija, pohrana, pronalaženje, prevođenje, generiranje odgovora, otkrivanje ovlaštenim zaposlenicima i podizvršiteljima obrade iz Priloga III. te brisanje, radi pružanja usluge Concierge prema uputama nositelja radnog prostora. Daljnji prijenosi ograničeni su na klauzulu 9., odjeljak 6. i popis iz Priloga III.

Za prijenose uređene GDPR-om nadležno nadzorno tijelo određuje se prema točki (a) klauzule 13.: ako nositelj radnog prostora (kao izvoznik podataka) ima poslovni nastan u državi članici, to je nadzorno tijelo odgovorno za osiguravanje usklađenosti nositelja radnog prostora s GDPR-om u pogledu prijenosa; ako nositelj radnog prostora nema poslovni nastan u državi članici, ali je obuhvaćen člankom 3. stavkom 2. GDPR-a i imenovao je predstavnika na temelju članka 27. stavka 1., to je nadzorno tijelo države članice u kojoj taj predstavnik ima poslovni nastan; a ako nositelj radnog prostora nema poslovni nastan u državi članici, obuhvaćen je člankom 3. stavkom 2. i nije dužan imenovati predstavnika na temelju članka 27. stavka 2., to je nadzorno tijelo jedne od država članica u kojima se nalaze ispitanici čiji se osobni podaci prenose u vezi s ponudom robe ili usluga tim ispitanicima ili čije se ponašanje prati.

Za prijenose uređene pravom Ujedinjene Kraljevine o zaštiti podataka, Information Commissioner, kako predviđa odjeljak 14. Za prijenose uređene FADP-om, Savezni povjerenik za zaštitu podataka i informiranje, kako predviđa odjeljak 15., usporedno s prethodno navedenim tijelom ako prijenos uređuje i GDPR.

Mjere koje uvoznik podataka primjenjuje radi zaštite podataka, kako su opisane u odjeljcima 4., 5., 8. i 9. ovog Ugovora o obradi:

• TLS za podatke u prijenosu i šifriranje u mirovanju u cijeloj usluzi
• Pristup prema načelu najmanjih ovlasti, ograničen prema ulogama, putem konzole s autentifikacijom; osoblje vezano obvezama povjerljivosti
• Bilježenje pristupa za radne prostore konfigurirane za zdravstvo i vođenje revizijskih zapisa o administrativnim radnjama
• Snimke koje se čuvaju u pohrani objekata s kontroliranim pristupom
• Sigurno brisanje datoteka kojima je isteklo razdoblje zadržavanja; šifrirane sigurnosne kopije prema dokumentiranom životnom ciklusu
• Šifrirane sigurnosne kopije svakog sata, s provjerama vraćanja, radi kontinuiteta i oporavka
• Praćenje ranjivosti softvera i ovisnosti usluge, uz primjenu zakrpa
• Izmjene koje se isporučuju putem sustava za upravljanje verzijama i skriptirane implementacije s provjerama ispravnosti rada i mogućnošću vraćanja na prethodno stanje
• Lozinke pohranjene samo kao sažeci s dodatkom soli; zaključavanje računa nakon ponovljenih neuspjelih prijava
• Fizička sigurnost podatkovnih centara koju pruža Google Cloud u skladu sa svojim certifikatima
• Zaštićene krajnje točke iza vatrozida za web-aplikacije s ograničavanjem broja zahtjeva
• Obavješćivanje nositelja radnog prostora o povredama osobnih podataka bez nepotrebnog odgađanja nakon saznanja, s pojedinostima i naknadnim informacijama koje se dostavljaju postupno
• Pomoć pri zahtjevima ispitanika i pri ispunjavanju obveza nositelja radnog prostora iz članaka od 32. do 36. GDPR-a i istovrijednih odredaba UK GDPR-a i FADP-a
• Pisani ugovori s podizvršiteljima obrade koji u bitnome sadrže iste obveze zaštite podataka kao ovaj Ugovor o obradi

Podizvršitelji obrade odobreni na temelju točke (a) klauzule 9. (opće pisano odobrenje) i odjeljka 6., prema funkciji. Izmjene podliježu uvjetima o obavješćivanju i prigovoru iz odjeljka 6.

Pružatelji koje nositelj radnog prostora sam poveže – njegovi vlastiti računi za telefoniju ili poruke (kao što su njegov vlastiti Twilio račun ili pružatelj usluge WhatsApp), njegov vlastiti Stripe račun za plaćanja koja prima od svojih klijenata te sustavi za kalendar, CRM, prijave zahtjeva ili trgovinu koje poveže – nositelj radnog prostora angažira izravno na temelju vlastitih ovlasti i nisu naši podizvršitelji obrade.

• Google Cloud – smještaj i pohrana u oblaku (primarna regija u Sjedinjenim Američkim Državama, rubna lokacija u EU-u u Frankfurtu)
• Google – prepoznavanje govora, sinteza govora, prevođenje i modeli umjetne inteligencije
• OpenAI – modeli umjetne inteligencije, prepoznavanje govora i sinteza govora
• Anthropic – modeli umjetne inteligencije
• ElevenLabs – prepoznavanje govora, sinteza govora i prilagođeni glasovi (ne upotrebljava se za radne prostore konfigurirane za zdravstvo)
• AssemblyAI – prepoznavanje govora, ako ga upotrebljava postavka govora radnog prostora
• TypeSafe – semantičko usmjeravanje izmjena u razgovoru, ako ga uključuju postavke asistenta radnog prostora
• Twilio – telefonija i tekstne poruke za telefonske brojeve koje dodjeljujemo nositelju radnog prostora
• Stripe – plaćanja za vlastiti plan Concierge i upotrebu nositelja radnog prostora
• Resend – dostava e-pošte
• Postal na vlastitom poslužitelju, na našoj infrastrukturi – dostava e-pošte

Ako se na podatke posjetitelja primjenjuje California Consumer Privacy Act ili drugi zakon o privatnosti neke savezne države Sjedinjenih Američkih Država, nositelj radnog prostora je poduzeće (business) ili voditelj obrade, a Vavus je njegov pružatelj usluga (service provider), izvođač (contractor) ili izvršitelj obrade, a riječi u ovom Prilogu imaju značenja koja im daju ti zakoni. Nositelj radnog prostora otkriva nam podatke posjetitelja samo u ograničenu i određenu svrhu pružanja usluge Concierge kako je opisano u ovom Ugovoru o obradi i Uvjetima usluge Concierge.

Obvezujemo se: obrađivati podatke posjetitelja samo u tu svrhu i prema uputama nositelja radnog prostora te ih nikada ne prodavati ni dijeliti; ne zadržavati ih, ne upotrebljavati ni otkrivati ni u koju drugu svrhu, uključujući bilo koju komercijalnu svrhu, ni izvan našeg izravnog poslovnog odnosa s nositeljem radnog prostora; ne kombinirati ih s osobnim podacima koje primimo od bilo koga drugoga ili koje sami prikupimo, osim u mjeri u kojoj to ti zakoni dopuštaju radi pružanja usluge; poštovati obveze koje ti zakoni propisuju za pružatelje usluga i podacima posjetitelja pružati istu razinu zaštite privatnosti koju oni zahtijevaju; pisano obavijestiti nositelja radnog prostora ako zaključimo da te obveze više ne možemo ispunjavati; omogućiti nositelju radnog prostora da poduzme razumne i primjerene korake kako bi provjerio upotrebljavamo li podatke posjetitelja u skladu s njegovim vlastitim obvezama, uključujući putem odjeljka 10., te da zaustavi i otkloni svaku neovlaštenu upotrebu; te obavješćivati nositelja radnog prostora o novim podizvršiteljima obrade u skladu s odjeljkom 6., čime se ispunjava obavješćivanje koje ti zakoni zahtijevaju. Potvrđujemo da razumijemo ta ograničenja i da ćemo ih poštovati.

Zahtjevi posjetitelja na temelju tih zakona upućuju se nositelju radnog prostora, a mi pomažemo kako je opisano u odjeljku 8.

Pravo Sjedinjenih Američkih Država dopušta tijelima javne vlasti da u određenim okolnostima prisile pružatelje usluga na otkrivanje osobnih podataka koje drže (osobito odjeljak 702 zakona FISA i Izvršni nalog 12333). Prije pristanka na ove Klauzule procijenili smo prijenos s obzirom na te zakone i prakse, kako zahtijeva klauzula 14., uzimajući u obzir posebne okolnosti prijenosa: podatke za podršku poslovanju (identifikatori, sadržaj razgovora, zapisi o rezervacijama, tehnički podaci o sesiji), kratak lanac obrade (nositelj radnog prostora, mi i podizvršitelji obrade iz Priloga III.), našu procjenu da pri pružanju usluge Concierge ne djelujemo kao pružatelj usluga elektroničkih komunikacija za taj promet te ugovorne, tehničke i organizacijske zaštitne mjere koje se primjenjuju. Tu procjenu redovito preispitujemo, dokumentiramo i na zahtjev stavljamo na raspolaganje nadležnom nadzornom tijelu.

Dodatne mjere: tehničke i organizacijske mjere iz Priloga II., smanjenje količine podataka putem prikupljanja koje konfigurira nositelj radnog prostora, prava na reviziju iz odjeljka 10. i obveze koje preuzimamo prema klauzulama 14. i 15. – obavijestiti nositelja radnog prostora o pravno obvezujućem zahtjevu za otkrivanje kada to zakon dopušta, nastojati ishoditi ukidanje svake zabrane obavješćivanja i u redovitim razmacima pružati zbirne informacije, preispitati zakonitost zahtjeva i osporiti ga ako postoje opravdani razlozi za zaključak da je nezakonit te otkriti najmanju dopuštenu količinu informacija. Ako zaključimo da više ne možemo poštovati Klauzule, odmah ćemo obavijestiti nositelja radnog prostora, a nositelj radnog prostora može suspendirati prijenos kako predviđaju Klauzule. Ako odluka o primjerenosti počne obuhvaćati neki prijenos (primjerice ako budemo certificirani u okviru Okvira za privatnost podataka EU-a i SAD-a), Klauzule se na taj prijenos primjenjuju samo u mjeri u kojoj ga odluka o primjerenosti ne obuhvaća.

Za prijenose iz Ujedinjene Kraljevine primjenjuje se procjena rizika prijenosa iz odjeljka 14. Za prijenose iz Švicarske ova se procjena primjenjuje tumačena s obzirom na FADP, kako predviđa odjeljak 15.